Les emails automatiques sont envoyés dans les cas suivants :

• Notification de réservation : confirme à l’utilisateur que sa réservation est enregistrée dans OpenFlyers.
• Rappel de réservation : rappel que la réservation débute bientôt.
• Annulation de réservation : confirme à l’utilisateur que sa réservation est annulée.
• Modification de réservation : confirme à l’utilisateur que sa réservation a été modifiée, en lui rappelant l’ancien horaire et en lui précisant le nouveau. Cet email est envoyé également dans le cas du surbooking, c’est-à-dire lorsque qu’une réservation en attente est validée, suite au désistement d’un autre utilisateur sur le même créneau.
• Validité arrivant à échéance : informe un utilisateur qu’une de ses validités arrive bientôt à échéance, par exemple sa visite médicale.
• Solde insuffisant : alerte l’utilisateur lorsque la somme d’argent disponible sur son compte est inférieure au seuil défini.
• Mise en maintenance : informe l’utilisateur des dates de début et de fin de maintenance d’une ressource.
• Réinitialisation de mot de passe : email envoyé lorsque l’utilisateur oublie son mot de passe et qu’il en demande un nouveau.

Les emails relatifs aux réservations contiennent un fichier au format .ics qui permet d’ajouter sa réservation OpenFlyers sur son calendrier favori (Google Calendar, Microsoft Outlook, iCalendar, etc.).

Pour lire la documentation général sur l’envoi automatique des emails, se rendre à cette page :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Envoi-automatique-des-emails

L’envoi des emails relatifs aux réservations et à la maintenance est paramétrable dans la fiche personnelle de l’utilisateur :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Communication
L’utilisateur final tout comme le gestionnaire peuvent activer/désactiver l’envoi des emails. Ce dernier peut même être tenu informé sans délai des réservations effectuées par les membres de sa structure et des mises en maintenance.

Dans le même ordre d’idées, il est possible de configurer des profils de telle sorte que les utilisateurs ayant ce profil reçoivent toutes les alertes d’arrivée à échéance des validités de tous les utilisateurs de la structure :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Gestion-des-profils#Alerté-par-e-mail-pour-le-renouvellement-des-validités-de-tous-les-utilisateurs
Cette fonctionnalité sert notamment aux gestionnaires et secrétaires.

Attention, cependant, dans les deux cas de figures : l’activation de ces fonctionnalités peut entraîner la réception d’un nombre important d’emails.

Pour conclure, nous rappelons qu’OpenFlyers utilise des outils d’engagement de réputation pour envoyer ses emails. Ceux-ci sont reconnus comme fiables par les serveurs de messagerie électronique. Ils arrivent dans la boîte de réception de l’utilisateur et non pas dans le dossier « courrier indésirable ». Il est possible de vérifier la bonne réception des emails dans l'interface « Suivi des emails » :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Suivi-des-emails