Envoi automatique des emails

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Présentation

L'objet de cette page est de présenter l'envoi automatique des emails dans la version 4 d'OpenFlyers.

Le tableau ci-dessous indique pour quels types de plateformes l'envoi des e-mails est activé.

Type d'e-mail Plateforme de démonstration Plateforme en test Plateforme en production
Alerte de solde - -
Notification de réservation -
Rappel de réservation - -

E-mail d'annulation de réservation

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme
  • Suivi du texte " : Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers"

Exemple de titre :

Plateforme de démonstration : Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers

Le corps est le même que pour l'e-mail de notification de réservation.

Exemple de corps :

Bonjour,

Notification d'annulation de la réservation suivante :

La réservation pour le/la type-de-ressource F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
avec comme commentaire : Vol de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est annulée.

Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN.

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les annulations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails d'annulation en suivant la procédure suivante :

http://doc-fr.openflyers.com/index.php?title=UserDoc3#Notification_des_réservations_annulées

Plateforme de démonstration
http://openflyers.com/demo-fr/

E-mail de mise en maintenance

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme
  • Suivi du texte " : Confirmation d'une mise en maintenance sur OpenFlyers"

Exemple de titre :

Plateforme de démonstration : Confirmation d'une mise en maintenance sur OpenFlyers

Le corps est composé :

  • Du texte "Bonjour,"
  • D'une ligne indiquant :
    • la ressource mise en maintenance
    • la date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
    • la date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
  • D'une ligne indiquant le commentaire de maintenance si existant
  • D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération de maintenance
  • De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.
  • Le nom de la structure
  • L'adresse de la structure

Exemple de corps :

Bonjour,

La mise en maintenance pour le type-de-ressource F-ABCD du 01/04/2015 à 08:00 au 01/04/2015 à 09:00
avec comme commentaire : Remplacement roue est confirmée.

Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN.

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :

http://doc-fr.openflyers.com/index.php?title=UserDoc3#Notification_des_réservations_par_e-mail

Plateforme de démonstration
http://openflyers.com/demo-fr/

E-mail de notification de réservation

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme
  • Suivi du texte "Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers"

Exemple de titre :

Plateforme de démonstration. Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers

Le corps est composé :

  • Du texte :
"Bonjour,"

Notification de création de la réservation suivante :
  • D'une ligne indiquant :
    • le type de ressource et la ressource réservés
    • la date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
    • la date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
  • D'une ligne indiquant le commentaire de la réservation si existant
  • D'une ligne indiquant l'utilisateur en première place
  • D'une ligne indiquant l'utilisateur en seconde place si existant
  • D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération sur la réservation
  • De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.
  • Du texte :
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :

http://doc-fr.openflyers.com/index.php?title=UserDoc3#Notification_des_réservations_par_e-mail
  • Le nom de la structure
  • L'adresse de la structure

Exemple de corps :

Bonjour,

Ceci est une notification de la réservation suivante :

La réservation pour le/la type-de-ressource F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
avec comme commentaire : Vol de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée.

Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :

http://doc-fr.openflyers.com/index.php?title=UserDoc3#Notification_des_réservations_par_e-mail

Plateforme de démonstration
http://demo.openflyers.fr

E-mail de rappel de réservation

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme
  • Suivi du texte "Rappel d'une réservation sur OpenFlyers"

Exemple de titre :

Plateforme de démonstration : Rappel d'une réservation sur OpenFlyers sur OpenFlyers

Le corps est composé :

  • Du texte :
Bonjour,

Rappel de la réservation suivante :
  • Du corps de l'e-mail de notification de réservation où les dates sont sous le format "JJ/MM/AAAA/MM à HHhMM" et sous le fuseau horaire de l'utilisateur recevant l'e-mail
  • De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.
  • Du texte :
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail :

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante :
http://doc-fr.openflyers.com/index.php?title=UserDoc3#Rappel_des_réservations_par_e-mail
  • Le nom de la structure

Exemple de corps :

Bonjour,

Rappel de la réservation suivante :

La réservation pour le/la type-de-ressource F-ABCD du 2015/04/01 à 08h00 au 2015/04/01 à 09h00
avec comme commentaire : Vol de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée.

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante :
http://doc-fr.openflyers.com/index.php?title=UserDoc3#Rappel_des_réservations_par_e-mail

Plateforme de démonstration

E-mail de rappel de solde

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme
  • Suivi du texte "Alerte seuil de compte : "
  • Suivi du nom du type de compte utilisateur

Exemple de titre :

Plateforme de démonstration : Alerte seuil de compte : Membre

Le corps correspond au contenu de l'e-mail d'alerte.

Exemple de corps :

Cher client/adhérent

Votre compte au sein de votre plateforme de démonstration présente un solde de 0 € en dessous du seuil minimum de 100 €.

Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte.

Le service comptable/trésorier

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Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique

Pièce jointe de synchronisation des réservations avec un calendrier

Sur les plateformes où l'option est activée, tout email de réservation (création, modification et suppression) contient, en pièce jointe, un fichier de synchronisation. Ce fichier permet d'ajouter, modifier ou supprimer la réservation dans une application de gestion de calendrier selon l'opération effectuée sur OpenFlyers.

Le fichier, envoyé au format ics, peut être ouvert avec des applications comme Microsoft Outlook, Google Calendar ou iCalendar par exemple. Lors de son ouverture, le calendrier sera mis à jour.

Plusieurs informations de la réservation sont attachées à ce fichier :

  • La date et heure de début
  • La date et heure de fin
  • Le lieu (le terrain de départ s'il est renseigné lors de la création de la réservation)
  • La ressource et le nom de la personne en place gauche, constituant le nom du fichier

Ces différentes informations permettent de définir l'événement dans le calendrier. Ainsi, les dates de début et de fin, le lieu, le nom de la personne et la ressource seront affichés dans l'application de gestion de calendrier.


Suivi des emails