Gestion complète de la comptabilité des aéro-clubs, auto-écoles, clubs de voile et d’autres structures proposant de la réservation en ligne. OpenFlyers traite les écritures courantes telles que la facturation client ou fournisseur, les opération d’encaissement et de paiement.
OpenFlyers propose un vrai moteur de comptabilité qui enregistre les saisies comptable selon le principe de la partie double. Complètement intégré aux autres fonctionnalités, par le biais du module d’e-commerce, le moteur de comptabilité permet de générer automatiquement l’essentiel des écritures comptables, notamment celles liées au chiffre d’affaires, lors des diverses saisies (réservation, achat d’une validité ou saisie d’une activité).
Son interface de saisie des factures fournisseurs originale permet de mémoriser les types de factures facilitant ainsi considérablement leur saisie ultérieure qui peut être déléguée à des personnes sans formation comptable.
Les écritures comptables sont garanties inaltérables en vertu d’un système de cryptage chaîné. Chaque écriture est cryptée en fonction du cryptage de l’écriture précédente. Elle est générée en même temps qu’un sceau. Le sceau est à la fois stocké en base de données et envoyé avec un reçu de paiement à l’utilisateur qui a effectué ce paiement. Ainsi, les utilisateurs de la plateforme tiennent lieu de tiers de confiance, puisque l’on peut comparer les sceaux qu’ils ont reçus avec les sceaux enregistrées dans la base de la plateforme.
De cette manière, les plateformes OpenFlyers satisfont à l’article 286 du Code Général des Impôts entré en vigueur au 1er janvier 2018, exigeant la garantie de l’inaltérabilité, de la conservation et de l’archivage des écritures comptables de toute entreprise disposant d’un logiciel de caisse.
La documentation sur l’inaltérabilité des données se situe ici :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Comptabilité#Inaltérabilité-des-données
Il peut être utile de grouper des factures dans un seul fichier PDF, notamment pour les envoyer par e-mail. Cela peut être le cas, par exemple, pour un comité d’entreprise payant les factures de plusieurs utilisateurs.
Pour cela, il faut aller dans Rapports › Générique › Relevés de factures clients. Le formulaire associé permet de définir la liste des factures souhaitées. On peut sélectionner les factures selon, simultanément :
On obtient la liste des factures correspondant à la sélection. Il est alors possible de retirer des factures en les décochant, puis de générer le fichier PDF ou même de sauver cette liste sous format CSV.
Un fichier PDF unique est généré regroupant toutes les factures à raison d’une facture par page. Il est alors aisé d’envoyer ce relevé de factures en pièce jointe, par e-mail. Chaque facture comporte en filigrane la mention « DUPLICATA » car les normes comptables exigent l’unicité de la facture (cf. page précédente de cette newsletter).
