Les gestionnaires de plateformes OpenFlyers peuvent paramétrer les alertes par e-mail qui leur sont destinées ou qui sont destinées aux utilisateurs ou à d'autres catégories de gestionnaires. La mise en place des e-mails d'alertes pour les validités en attente de certification est l'occasion de faire le point sur les différentes catégories d'alertes et leur pilotage pour ne pas faire ployer les messageries sous le poids d'emails inutiles tout en étant informé de situations nécessitant un traitement.
Les différentes catégories d'alertes par e-mail sont listées sur la page Envoi des emails de la documentation :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Envoi-des-emails
De plus, pour chaque e-mail envoyé une entrée est générée dans le suivi des e-mails accessible depuis Gestion > Communications > Suivi des e-mails.
Voir la page Suivi des emails de la documentation :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Suivi-des-emails
Réservations
Le choix de recevoir des alertes par e-mail est à la main de l'utilisateur final lorsque cela concerne les réservations. Si son profil dispose du droit Alertable par e-mail pour toute réservation il peut également choisir d'être alerté par e-mail pour chaque réservation dont l'une des activités correspond à une activité surveillée par l'utilisateur.
Voir le chapitre Réservation pour les différents types d'emails envoyés
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Envoi-des-emails#Réservation
Attention : les utilisateurs ont la possibilité d'activer le paramétrage Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail. Ce rappel n'a pas vocation à rappeler une réservation à venir mais à rappeler une réservation passée. Il est utile seulement dans certains cas.
Validités
Les gestionnaires de plateforme peuvent définir la fréquence et l'anticipation des emails d'alerte d'échéance pour les validités à destination des utilisateurs comme par exemple les validités Cotisation, Visite médicale ou Licence fédérale.
Voir le chapitre Paramétrer des rappels par email des validités à échéance de la page Paramétrage des validités de la documentation :
Les gestionnaires peuvent également choisir d'être informés des emails envoyés aux utilisateurs concernés grâce au paramétrage de la colonne Alerte par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs.
Voir le chapitre E-mail d'information des actions des utilisateurs sur des validités :
Pour les validités à certification, les gestionnaires peuvent définir les profils qui doivent être informés de validités en attente de certification
Voir le chapitre Certification :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Paramétrage-des-validités#Certification
Comptabilité
Les gestionnaires peuvent paramétrer des emails d'alerte destinés aux utilisateurs dont le solde de leur compte se retrouve en-dessous d'un niveau paramétré.
C'est dans ce paramétrage, que le gestionnaire peut également définir quels sont les profils qui sont en copie des emails d'alerte.
Voir le chapitre E-mail de rappel de solde :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde
Il est également possible de mettre en place l'envoi d'e-mails lors de la génération des factures et/ou des reçus des encaissements.
Voir les chapitres E-mail de facture et E-mail de reçu
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Envoi-des-emails#E-mail-de-facture
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu