Envoi des emails

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Présentation

L'objet de cette page est de présenter l'envoi automatique des e-mails dans la version 4 d'OpenFlyers.

Le tableau ci-dessous indique pour quels types de plateformes l'envoi des e-mails est actif.

Type d'e-mail Plateforme de démonstration Plateforme en test Plateforme en production
Communication
Accès à la création d'une liste de diffusion - -
Actualité OpenFlyers - -
E-mailing de la structure - -
Comptabilité
Alerte de solde - -
Envoi de facture -
Envoi de reçu -
Réservation
Annulation de réservation -
Modification de réservation -
Notification de réservation -
Rappel de réservation - -
Validité
Demande de certification de validité -
Rappel d'échéance de validité - -

Le paramétrage de l'envoi automatique des e-mails s'effectue dans la fiche personnelle de l'utilisateur.

Une structure peut personnaliser les e-mails automatiques en rajoutant un message en en-tête et également un autre message en pied de page.

Il est également possible de suivre les emails dans Gestion > Communications > Suivi des e-mails.

Communication

Actualité OpenFlyers

Voir le chapitre Être informé des nouveautés OpenFlyers.

Chaque utilisateur décide de s'abonner ou non aux e-mails d'actualités d'OpenFlyers depuis la page Fiche personnelle en cochant ou non Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail.

E-mailing de la structure

Les gestionnaires de chaque structure peuvent envoyer des e-mails de masse à l'ensemble ou à une partie des utilisateurs enregistrés dans la structure.

Voir la page Mailing.

Comptabilité

E-mail de facture

Un e-mail de facture est automatiquement envoyé lors de la validation d'une activité ou d'une vente. L'envoi automatique de cet e-mail dépend de la configuration de la plateforme et peut aussi dépendre du choix de l'utilisateur.

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Facture"

Exemple de titre :

[Plateforme de démonstration] Facture

Le corps est composé :

  • Du texte "Bonjour,"
  • De la ligne "Ci-joint la facture n°X pour votre achat du [DATE_ACHAT]."
    • X correspond au numéro de reçu
    • [DATE_PAIEMENT]correspond à la date où l'achat a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure

Exemple de corps :

Bonjour,

Ci-joint la facture n°10 pour votre achatdu 04/02/2018.

Cordialement,

L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :

  • "Facture [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf"

E-mail de rappel de solde

Le paramétrage de l'e-mail de rappel de solde est décrit dans le chapitre Paramétrage général des comptabilités.

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Alerte seuil de compte : "
  • Suivi du nom du type de compte utilisateur

Exemple de titre :

[Plateforme de démonstration] Alerte seuil de compte : Membre

Exemple de corps :

Cher client/adhérent

Votre compte au sein de votre plateforme de démonstration présente un solde de 0 € en dessous du seuil minimum de 100 €.

Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte.

Le service comptable/trésorier

----------
Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique

E-mail de reçu

Un e-mail de reçu de paiement est automatiquement envoyé lors de la validation d'un encaissement afin d'être conforme à la réglementation.

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Reçu"

Exemple de titre :

[Plateforme de démonstration] Reçu

Le corps est composé :

  • Du texte "Bonjour,"
  • De la ligne "Ci-joint le reçu n°X pour votre paiement du [DATE_PAIEMENT]."
    • X correspond au numéro de reçu
    • [DATE_PAIEMENT]correspond à la date où le paiement a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure

Exemple de corps :

Bonjour,

Ci-joint le reçu n°10 pour votre paiement du 04/02/2018.

Cordialement,

L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :

  • "Reçu paiement [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf"

Réservation

E-mail d'annulation de réservation

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte " : Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers"

Exemple de titre :

[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers

Le corps est le même que pour l'e-mail de notification de réservation.

Exemple de corps :

Bonjour,

Notification d'annulation de la réservation suivante :

La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
avec comme commentaire : Activité de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est annulée.

Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN.

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les annulations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails d'annulation en suivant la procédure suivante :

https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-annulées

Plateforme de démonstration
https://openflyers.com/demo

E-mail de modification de réservation

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Confirmation d'une modification de réservation sur OpenFlyers"

Exemple de titre :

[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers

Le corps est composé :

  • Du texte :
"Bonjour,"

Notification de modification de la réservation suivante :
  • D'une ligne indiquant :
    • l'ancien type de ressource et l'ancienne ressource réservés
    • l'ancienne date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
    • l'ancienne date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
  • D'une ligne indiquant l'ancien commentaire de la réservation si existant
  • D'une ligne indiquant l'ancien utilisateur en première place
  • D'une ligne indiquant l'ancien utilisateur en seconde place si existant
  • Du texte "est remplacée par"
  • D'une ligne indiquant :
    • le nouveau type de ressource et la nouvelle ressource réservés
    • la nouvelle date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
    • la nouvelle date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
  • D'une ligne indiquant le nouveau commentaire de la réservation si existant
  • D'une ligne indiquant le nouvel utilisateur en première place
  • D'une ligne indiquant le nouvel utilisateur en seconde place si existant
  • D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération sur la réservation
  • De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.
  • Du texte :
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail

Veuillez ne pas répondre à cet e-mail.
L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée.
  • Le nom de la structure
  • L'adresse de la structure

Exemple de corps :

Confirmation d'une modification de réservation sur OpenFlyers

Notification de modification de la réservation suivante :

La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 26/10/2017 à 15:00 au 26/10/2017 à 16:30
avec DUPONT Jean en Place gauche est remplacée par
La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 26/10/2017 à 15:00 au 26/10/2017 à 17:00
avec DUPONT Jean en Place gauche

Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail

Veuillez ne pas répondre à cet e-mail.
L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée. 

Plateforme de démonstration
https://openflyers.com/demo

E-mail de notification de réservation

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers"

Exemple de titre :

[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers

Le corps est composé :

  • Du texte :
"Bonjour,"

Notification de création de la réservation suivante :
  • D'une ligne indiquant :
    • le type de ressource et la ressource réservés
    • la date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
    • la date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
  • D'une ligne indiquant le commentaire de la réservation si existant
  • D'une ligne indiquant l'utilisateur en première place
  • D'une ligne indiquant l'utilisateur en seconde place si existant
  • D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération sur la réservation
  • De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.
  • Du texte :
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :

https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail
  • Le nom de la structure
  • L'adresse de la structure

Exemple de corps :

Bonjour,

Ceci est une notification de la réservation suivante :

La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
avec comme commentaire : Vol de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée.

Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :

https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail

Plateforme de démonstration
https://openflyers.com/demo

E-mail de rappel de réservation

Le titre est composé :

Exemple de titre :

[Plateforme de démonstration] Rappel d'une réservation sur OpenFlyers sur OpenFlyers

Le corps est composé :

  • Du texte :
Bonjour,

Rappel de la réservation suivante :
  • Du corps de l'e-mail de notification de réservation où les dates sont sous le format "JJ/MM/AAAA/MM à HHhMM" et sous le fuseau horaire de l'utilisateur recevant l'e-mail
  • De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.
  • Du texte :
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail :

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-2-jours-d'avance-par-e-mail
  • Le nom de la structure

Exemple de corps :

Bonjour,

Rappel de la réservation suivante :

La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 2015/04/01 à 08h00 au 2015/04/01 à 09h00
avec comme commentaire : Vol de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée.

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-2-jours-d'avance-par-e-mail

Plateforme de démonstration

Pièce jointe de synchronisation des réservations avec un calendrier

Sur les plateformes où l'option est activée, tout e-mail de réservation (création, modification et suppression) contient, en pièce jointe, un fichier de synchronisation. Ce fichier permet d'ajouter, modifier ou supprimer la réservation dans une application de gestion de calendrier selon l'opération effectuée sur OpenFlyers.

Le fichier, envoyé au format ics, peut être ouvert avec des applications comme Microsoft Outlook, Google Calendar ou iCalendar par exemple. Lors de son ouverture, le calendrier sera mis à jour.

Plusieurs informations de la réservation sont attachées à ce fichier :

  • La date et heure de début
  • La date et heure de fin
  • Le lieu (le terrain de départ s'il est renseigné lors de la création de la réservation)
  • La ressource et le nom de la personne en place gauche, constituant le nom du fichier

Ces différentes informations permettent de définir l'événement dans le calendrier. Ainsi, les dates de début et de fin, le lieu, le nom de la personne et la ressource seront affichés dans l'application de gestion de calendrier.

Remarque : indépendamment de cette option, chaque utilisateur peut activer dans sa fiche personnelle, la synchronisation de ses réservations avec son agenda Google.

Validité

E-mail de demande de certification de validité

Un E-mail de certification est envoyé chaque fois qu'un utilisateur complète une validité dont la certification est activée. Il est envoyé aux utilisateurs ayant la possibilité de certifier le type de validité concerné. L'e-mail contient un lien qui renvoi vers l'interface permettant de certifier les validités en attentes

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochet
  • Du texte : "Nouvelle validité en attente de certification"
[Plateforme de démonstration] Nouvelle validité en attente de certification

Le corps du message suit ce format :

Bonjour,

L'utilisateur [NOM Prénom de l'utilisateur] a complété la validité [nom de la validité].

Vous pouvez certifier cette validité en suivant ce lien :
[lien vers la page de gestion]

E-mail de rappel d'échéance de validité

Voir la Gestion des validités pour le paramétrage du déclenchement des e-mails.

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Alerte de validité à échéance :"
  • Suivi du nom du type de validité

Exemple de titre :

[Plateforme de démonstration] Alerte de validité à échéance : Licence

Exemple de corps :

La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean arrive à échéance le 31/12/2017

Ou :

La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean est arrivée à échéance le 31/12/2017

E-mail d'information des actions des utilisateurs sur des validités

Les gestionnaires peuvent être informé des actions effectués par les utilisateurs sur leurs validités.

Pour cela, il faut que le gestionnaire dispose d'un profil dont les validités concernées soient cochées dans la colonne du droit Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs.