Depuis plus d’un an, vous avez la possibilité de créer des validités contrats. Il s’agit en fait, via l’interface de paramétrage des types de validités, de créer des validités avec des documents à faire signer. Désormais, lorsque la nécessité de faire signer un document n’est plus requise, il existe 2 possibilités : soit de désactiver le type de validité pour en conserver l’historique des signatures, soit de supprimer complètement le type de validité ce qui fait perdre l’historique. Ce choix est possible pour tous les types de validités et pas seulement les validités contrats.
Pour rappel, pour exiger la signature d’un document à la connexion, voici la procédure :
- Admin > Utilisateurs > Types de validités
- Cliquer sur le bouton Ajouter un type de validité
- Renseigner le champ Nom avec le titre souhaité
- Cocher Contrat
- Cliquer sur Parcourir… pour y rajouter une pièce jointe correspondant au document à faire signer ou glisser directement le fichier sur le bouton Parcourir…
- Cliquer sur le bouton Enregistrer
Ensuite, dès qu’un utilisateur se connecte, y compris l’administrateur qui vient de créer cette validité-contrat, la signature du document est exigée par OpenFlyers.
Si cette signature ne doit être signée par certains profils, cela se définit dans Admin > Utilisateurs > Profils plus, colonne Contrats facultatifs.
Lorsque le document n’est plus d’actualité :
- Admin > Utilisateurs > Types de validités
-
Cliquer sur le bouton Supprimer, symbolisé par une poubelle, dans la colonne Actions
Un nouveau tableau s’affiche avec la liste des utilisateurs disposant de la validité ou ayant signé la « validité contrat »
2 boutons sont désormais présents :
- Désactiver qui permet de rendre obsolète un type de validité, notamment une validité contrat dont la signature ne sera désormais plus requise à la connexion tout en conservant l’historique des personnes ayant détenu cette validité ou ayant signé la « validité contrat ».
- Supprimer qui permet de supprimer complètement le type de validité et les validités correspondantes détenues par les utilisateurs
Attention : l’action de suppression est irréversible : les informations stockées sont effacées.
Dans les 2 cas, il existe des protections qui empêchent de désactiver ou supprimer un type de validité qui serait requis par une ressource ou par un type d’activité.