La saisie des factures fournisseurs se fait désormais avec une rapidité accrue et un moindre risque d’erreur. Le robot d’OpenFlyers détecte, sur une facture téléchargée sur la plateforme, le montant et la date. Puis il saisit automatiquement ces données à la place de l’utilisateur. Si la détection ne se fait pas, l’utilisateur guide le robot afin qu’il assimile le nouveau format. L’apprentissage bénéficie ensuite à toutes les plateformes OpenFlyers.
Pour saisir une facture fournisseur, il faut disposer du droit Gestion des achats, attribuable dans l’onglet Achats du tableau Admin › Utilisateurs › Profils.
La saisie des factures s’effectue dans la page Admin › Achats › Saisie facture fournisseur. La saisie automatique de la date et du montant s’effectue en téléversant la facture dans le champ dédié.
Si les règles d’analyse des factures permettent déjà de détecter les données, le formulaire se remplit automatiquement avec les valeurs de montant et de date.
Lorsque les valeurs ne sont pas détectées, l’utilisateur est redirigé vers une page permettant de définir une nouvelle règle d’analyse. Il renseigne les informations suivantes :
- Les mots-clés à identifier. Par exemple : « Date », « Total TTC », « Montant HT », « Coût », etc.
- Le positionnement des données à trouver par rapport aux mots-clés. Par exemple : à 50 px à gauche.
- Le format des données. Par exemple : dd/mm/yy, # ###,##.
Pour accéder à la liste des règles d’analyse, il faut se rendre au tableau Admin › Achats › Types de factures fournisseurs. Pour chaque type, cliquer sur le bouton Éditer les règles d’analyse représenté par une roue crantée. La page de configuration de la règle s’affiche alors.
La définition de nouvelles règles d’analyse est consécutive à l’import d’un nouveau type de facture, le plus souvent associé à l’ajout d’un nouveau fournisseur sur une plateforme donnée. Cependant, et c’est un des points forts de cette fonctionnalité, les nouvelles règles d’analyse bénéficient ensuite à toutes les plateformes OpenFlyers. En effet, les compétences du robot s’affinent grâce aux contributions des utilisateurs. Plus le temps passera, plus il détectera sans aucune aide les données souhaitées.
Documentation sur la saisie d’une facture fournisseur :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur
Documentation sur l’interface d’analyse des factures :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Gestion-des-achats#Interface-d'analyse-d'une-facture-fournisseur