OpenFlyers intègre un module d’import des relevés bancaires. En utilisant ce module, les gestionnaires d’une structure économisent du temps et s’évitent des erreurs de saisies. Dès lors, le travail comptable consiste essentiellement à rapprocher les écritures et à contrôler la comptabilité générée automatiquement. Pour faciliter ce travail, de nouvelles fonctionnalités viennent de faire leur apparition : le lettrage manuel des écritures comptables, le lettrage semi-automatique et le lettrage automatique lors de l’import des relevés bancaires.
Le lettrage permet d’associer les écritures d’un même compte. L’exemple type est celui d’un compte fournisseur où le lettrage permet d’associer la facture fournisseur à son paiement.
Un autre exemple concerne le rapprochement des encaissements. Grâce au module d’import des relevés bancaires, à ses règles d’imputation et au lettrage automatique, il est possible de faire ressortir sur des comptes de remises les écritures non rapprochées en cachant les écritures automatiquement lettrées.
Avec le lettrage manuel, il est également possible d’associer plus de 2 écritures : par exemple une facture de 1000 € avec un paiement de 200 € et un paiement de 800 €.
Pour faciliter le lettrage dans chaque compte, il est possible d’utiliser le bouton Lettrer automatiquement les écritures du compte pour la période sélectionnée. Cela effectue le lettrage sur la période affichée pour le compte affiché.
Les écritures lettrées peuvent ensuite être masquées dans le compte concerné. Seules restent visibles alors les écritures non lettrées. Cela permet de faciliter le travail d’identification et de correction de la saisie de la comptabilité.
Pour que le lettrage se réalise, deux conditions doivent être remplies :
- L’écriture en crédit et l’(les) écriture(s) en débit doivent appartenir au même compte.
- Le total des crédits doit être égal au total des débits.
Pour les opérations de lettrage automatique, le robot recherche uniquement des écritures dont le crédit de l’une coïncide avec le débit de l’autre sur un intervalle de X jours avant et Y jours après maximum. Les valeurs X et Y sont paramétrables dans Admin > Structure > Structure > Paramétrage, formulaire Gestion des comptes, champs Nombre maximal de jours antérieur pour lettrer et Nombre maximal de jours postérieur pour lettrer.
La documentation sur le lettrage est disponible à cette adresse :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Utilisation-de-la-comptabilité#Lettrer-des-écritures-comptables
La documentation sur le paramétrage recommandé pour mettre en place des comptes d’attente de trésorerie « Remise X » et des imputations automatiques lors de l’import des relevés bancaires est disponible à cette adresse :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Rapprochement-des-encaissements