Il est désormais possible d’importer les relevés bancaires et de générer automatiquement les flux comptables selon des règles d’imputation paramétrables. Pour les gestionnaires de structures, cette innovation représente une réduction conséquente du temps passé sur la comptabilité et une diminution drastique des risques d’erreurs.
Contrairement à l’insertion manuelle des écritures liées à un relevé bancaire, qui nécessite de saisir un flux pour chaque ligne du relevé, l’import d’un relevé bancaire permet de générer automatiquement chaque flux pour chaque ligne du relevé.
Chaque flux contient deux lignes d’écritures comptables qui impactent chacune un compte. Par exemple, le montant d’un prélèvement effectué par un fournisseur X est enregistré au crédit du compte « Banque » en comptabilité. L’écriture de contrepartie se fait au débit sur le compte fournisseur X.
Les écritures générées ne sont pas validées. C’est le gestionnaire qui effectue la validation après avoir vérifié qu’il n’y a pas d’erreur. En effet, une écriture validée n’est pas modifiable, afin de garantir l’inaltérabilité des écritures comptables.
1/ IMPUTATION DES ÉCRITURES
OpenFlyers met à disposition un tableau qui permet de définir les règles d’imputation.
Une imputation consiste à attribuer, pour chaque ligne de compte, le compte de contrepartie du compte bancaire. Il s’agit en général d’un compte fournisseur ou d’un compte client.
Une règle d’imputation est définie par le sens de l’écriture (montant positif ou négatif sur le relevé) et une chaîne de caractères à rechercher dans la description de la ligne du relevé. Exemple : « PRLV SEPA FOURNISSEUR X. »
La procédure suivante décrit en détail comment créer et trier des règles d’imputation :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques
2 / IMPORTATION D’UN RELEVÉ BANCAIRE
Pour importer un relevé bancaire, il faut :
- Obtenir le relevé bancaire auprès de sa banque au format .csv
- Effectuer la procédure décrite dans la documentation : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire
À la suite de l’importation, si une écriture ne correspond à aucune règle d’imputation, elle est imputée sur un compte d’attente. Cela se produit lorsque aucune règle définie dans les règles n’a pu correspondre avec l’intitulé présent dans la ligne du relevé. Grâce aux comptes d’attente, aucune écriture n’est perdue. C’est le gestionnaire qui, plus tard, attribue le bon compte en modifiant le flux créé.
Dans le cas où le gestionnaire souhaite saisir sans attendre le relevé bancaire les écritures comptables liées au compte bancaire, il est nécessaire de passer par un compte d’attente bancaire qui fera office de compte de rapprochement. Ainsi, lors de l’import du relevé bancaire, ce compte doit se retrouver à 0 si l’intégralité des écritures saisies en amont se retrouvent sur le relevé bancaire et qu’il n’y a pas eu d’erreur de saisie.
Enfin, si le format .csv de la banque d’une structure n’est pas disponible sur les plateformes OpenFlyers, la structure concernée est invitée à transmettre un exemple de fichier d’export de relevé bancaire afin de pouvoir créer le format d’import correspondant.
Documentation sur la création de règles d’imputation :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques
Documentation sur l’import de relevés bancaires :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire
Documentation sur les formats d’imports de relevés bancaires :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Modèle-de-format-d'import-de-relevé-bancaire
Documentation sur la validation des écritures :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Gestion-des-activités#Valider-une-activité