Dans les rapports OpenFlyers un nouveau module fait son apparition : l'Export Aeral.
Il permet non seulement de regrouper sur une seule interface l'ensemble des tableaux nécessaires pour remplir le formulaire Aeral de la DGAC, mais il permet également d'envoyer automatiquement ou manuellement les données vers l'outil SMILE de la Fédération Française Aéronautique.
Ce module est composé de 2 interfaces : une interface qui permet d'afficher les statistiques et une interface qui permet de paramétrer cette génération en fonction de la configuration de chaque plateforme OpenFlyers.
Pour la première utilisation, il faut d'abord aller sur l'interface de génération des statistiques dans Gestion > Rapports > Export Aeral. Cela déclenche le robot OpenFlyers qui s'occupe de déterminer le paramétrage adapté pour générer les statistiques.
Ensuite, il est recommandé de vérifier le paramétrage, voir de le compléter, en allant dans l'interface Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral
Il sera ainsi possible de renseigner le formulaire "Bureau" pour indiquer les personnes responsables de la structure en précisant les postes occupés.
Pour les aéro-clubs affiliés à la FFA, c'est aussi sur cette interface qu'il est possible d'activer la synchronisation mensuelle automatique avec l'outil SMILE de la FFA. Cette synchronisation permet de faire remonter automatiquement, le 1er de chaque mois, le réalisé depuis le 1er janvier jusqu'au dernier jour du mois précédent. Cela permet à la FFA de disposer des statistiques Aeral sans avoir à attendre le retour de la DGAC. Cela permet également à la FFA de suivre l'évolution de l'activité au fil des mois.
Pour activer cette synchronisation, il faut depuis cette interface : - dans le formulaire Coordonnées, champ Code FFA indiquer le numéro FFA de l'Aéro-club. - cliquer sur le bouton Valider le code FFA situé juste à côté du champ Code FFA pour vérifier la validité du numéro FFA auprès du serveur SMILE. - Activer le bouton Synchronisation Automatique SMILE FFA
Attention : une fois que le code FFA est validé, il est verrouillé et ne peut plus être modifié. Il est donc important de mettre le bon numéro FFA. Il est composé de 10 chiffres et ne contient pas d'espace.
Une fois que le paramétrage de la configuration du module d'Export Aeral est terminé, il est recommandé de vérifier le résultat en retournant sur Gestion > Rapports > Export Aeral.
Il est aussi possible, depuis cette interface, de faire un export manuel vers le serveur SMILE FFA en cliquant sur le bouton Envoyer à SMILE après avoir cliqué sur le bouton Visualiser.
Très important : une fois que les données sont poussées vers le serveur SMILE de la FFA, il reste à effectuer 2 actions :
- se connecter sur le serveur SMILE de la FFA pour contrôler les données récupérées, les compléter/corriger éventuellement puis les envoyer sur le serveur Aeral de la DGAC.
- se connecter sur le serveur Aeral de la DGAC pour valider le formulaire en ligne.
Les structures soumises à l'obligation de déclaration des statistiques Aeral mais qui ne sont pas affiliées à la Fédération Française Aéronautique, doivent copier les données affichées côté OpenFlyers pour les coller dans le formulaire en ligne Aeral de la DGAC. Il est prévu pour l'année prochaine de faire également une passerelle directe entre OpenFlyers et le serveur Aeral de la DGAC afin de faciliter la remontée des données.
A noter 2 points d'attention dans les données affichées par OpenFlyers :
- nous affichons en rouge les lignes des instructeurs et du bureau pour lesquelles le numéro de licence FFA n'est pas renseigné. En effet, l'absence de ce numéro empêche SMILE de faire le rapprochement en base de données.
- Pour l'activité instruction, la DGAC demande des statistiques d'heures de vols en fonction du sexe et ne permet d'avoir comme choix que "Masculin" ou "Féminin". Or dans OpenFlyers, il existe le choix "non défini". Aussi, nous sommes obligés de retirer les heures de vols qui sont attribuées au sexe "non défini" de la répartition des heures de vols par activités (décompte de "local") afin que les "totaux A et B" du formulaire Aeral correspondent.
Documentation sur l'outil de génération des statistiques Aeral :