Afin de faciliter la gestion des écritures comptables sur une plateforme, OpenFlyers a rajouté une alerte pour informer qu’il existe des saisies non validées de plus de 30 jours et dans le même temps met à disposition une action permettant de valider massivement toutes les écritures.
La validation régulière des écritures permet de sanctuariser les saisies et éviter toute modification intempestive. Il existe 2 catégories d’écritures qui peuvent impacter un compte client, c’est à dire un compte pilote dans le cas d’une structures aéronautiques : les ventes et les encaissements.
Dans une structure aéronautique, les ventes sont majoritairement générées par les vols. Il est donc important de valider régulièrement les saisies de vols et de le faire, au plus tard, avant une action de maintenance aéronautique qui nécessite de faire un calcul juste du total des heures cellules. Cela évite que par la suite il y ait un écart entre les heures saisies dans OpenFlyers et les heures relevées sur le carnet de route.
De la même façon, il est important de valider les encaissements et, pour les remises de chèques, de le faire au plus tard avant la remise en banque, pour éviter, là aussi, des écarts entre les montants réellement encaissés et les montants saisis dans OpenFlyers.
Aussi, désormais, dans les interfaces de gestion d’OpenFlyers apparaît 2 alertes lorsqu’il existe des activités (c’est à dire des vols) saisies de plus de 30 jours qui n’ont pas été validées ou lorsqu’il existe des encaissements de plus de 30 jours qui n’ont pas été pointés.
Pour les structures qui auraient laisser "courir" cet état de fait depuis longtemps et afin de simplifier considérablement l’action de validation, il suffit d’aller dans Gestion > Comptes > Gestion > Valider qui permet de valider l’ensemble des écritures comptables (et donc des vols et des encaissements) jusqu’à la date de son choix.
La méthode standard pour valider les activités consiste à aller dans Gestion > Activités > Activités > Liste, puis de cliquer sur le bouton Valider les activités sélectionnées des ressources concernées.
La méthode standard pour pointer les encaissements consiste à aller dans Gestion > Comptes > Pointer > Nom du type d’encaissement concerné.
Liens vers les documentations :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Gestion-des-activités#Valider-une-activité
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Utilisation-de-la-comptabilité#Pointer-les-encaissements
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures