Suppression des données obsolètes

OpenFlyers propose désormais une fonctionnalité qui permet à la fois d’avoir un outil simple et puissant pour piloter sa conformité au RGPD et également pour apporter une contribution dans le cadre du développement durable : la suppression des données obsolètes.

La fonctionnalité de suppression des données obsolètes permet de supprimer toutes les données considérées comme obsolètes, c’est à dire dont les dates correspondantes sont antérieures à la date actuelle diminuée de la durée de conservation.

Certaines données peuvent être définies comme obsolètes, du fait de cette durée de conservation des données, mais ne pas être supprimables. Ces données sont liées à d’autres données, non supprimées, qui sont dans d’autres traitements de données.

Exemple : si la durée de conservation des activités, notamment des vols, est définie à 3 ans, mais que les vols sont associés à des écritures comptables qui doivent être conservées pendant 10 ans, alors les vols sont considérés comme obsolètes au bout de 3 ans, mais ils ne peuvent être supprimés car ils sont nécessaires pour la traçabilité de la comptabilité qui doit être conservée pendant 10 ans.

Voir le chapitre Contraintes d’obsolescence pour plus de précisions sur les dépendance entre données.

Cette fonctionnalité ultra-simple et ultra-puissante peut conduire à la suppression de données non souhaitées. OpenFlyers recommande donc, avant une première utilisation, d’effectuer des tests de suppression depuis la plateforme bac à sable associée à la plateforme de production. Voir la procédure Plateforme supplémentaire de test pour créer une recopie de la plateforme de production sur la plateforme bac à sable.

L’ensemble des fonctions liées à la suppression des données est accessible depuis le menu Admin > Structure > Données > Conservation des données. Il nécessite le droit de Gestion du paramétrage.

Avant de supprimer des données obsolètes, il faut, pour chaque type de traitement de données, définir une durée de conservation en jours. Voir la procédure Modifier la durée de conservation d’un traitement.

Le tableau de synthèse du traitement des données décompte alors, pour chaque traitement, en fonction de la durée de conservation associée :
- le nombre de données obsolètes supprimables
- le nombre de données obsolètes non supprimables
- le nombre de données non obsolètes

Avant d’effectuer une suppression, il est recommandé de noter le nombre de données non obsolètes et le nombre de données obsolètes non supprimables.

Puis, il faut cliquer sur le bouton symbolisant une poubelle pour la ligne de traitement de données correspondante.

Ensuite, pour contrôler que seules les données obsolètes supprimables ont été supprimées, il suffit de vérifier que le nombre de données non obsolètes et le nombre de données obsolètes non supprimables n’a pas changé pour la ligne de traitement de données correspondante.

Par contre, après avoir effectué la suppression des données obsolètes, pour une ligne de traitement de données, il est possible que sur d’autres lignes de traitement de données, le nombre de données obsolètes supprimables augmente du fait de la suppression des dépendances qu’elles avaient vis à vis des données qui viennent d’être supprimées.

Il suffit alors de renouveler l’opération pour les différents traitement de données afin de ne plus avoir de données obsolètes non supprimables.

Les dépendances entre données, sont listées dans le chapitre Contraintes d’obsolescence.

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