De nouvelles fonctionnalités d’automatisation sont disponibles dans OpenFlyers. Il est désormais possible de regrouper en une seule facture les achats d’un client. Lorsqu’il est couplé à la fonctionnalité de facturation périodique, le regroupement constitue un puissant outil qui permet d’alléger les tâches de comptabilité d’une structure.
1- Regroupement des ventes par client
La structure vend des produits (réservations, accès à un ponton, manuel d’utilisation, etc.) à ses clients. Pour qu’une facturation soit créée, une vente doit être validée. Ce qui génère une écriture comptable inaltérable. Dans le cas des activités, la validation n’est pas toujours faite au moment de la vente. Par exemple, un administrateur contrôle chaque vol saisi puis effectue la validation globale (Admin › Activités › Liste des activités). La validation des activités se fait donc manuellement et par série.
Il est désormais possible de regrouper les activités validées par client. Ainsi, un utilisateur qui aurait effectué plusieurs activités sur une période validée en une fois, se retrouvera avec une seule facture au lieu d’une facture par activité effectuée. Cela présente un double gain :
- Un gain en poids (Ko) : cela permet de limiter la taille de la base de données. D’un point de vu écologique, c’est bénéfique.
- Un gain en temps pour le client final dans le cas où il doit, de son côté, tenir une comptabilité et donc saisir les factures fournisseurs qu’il reçoit.
Pour activer cette fonctionnalité, aller dans Admin › Structure › Paramétrage, puis dans le formulaire Gestion des activités activer l’option Regrouper les activités en une facture lors de la validation. Ne pas oublier de valider le formulaire.
Documentation :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Facturation-des-clients#Regrouper-les-ventes-par-client
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Configuration#Regrouper-les-activités-en-une-facture-lors-de-la-validation
2 - Facturation périodique
Il existe un autre moyen de facturer par série plutôt qu’à l’unité : il s’agit de la facturation périodique. À intervalle régulier (toutes les semaines, tous les mois, etc.), les ventes de produits définis sont validées.
Puisque les ventes sont automatiquement validées, cette fonctionnalité est plutôt adaptée aux activités ne nécessitant pas de contrôle. Elle n’inclut donc pas les saisies d’activités, tels que les vols réalisés. À l’inverse, les ventes de réservations (location de salle, heures de conduite, heures de plongée) profiteront pleinement de cet outil.
Pour paramétrer la facturation périodique, aller au menu Admin › Ventes › Facturation périodique.
Par ailleurs, la facturation périodique regroupe également les ventes par client.
Documentation :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Facturation-des-clients#Facturation-périodique
3 - Envoi automatique des factures par email
Indépendant des fonctionnalités présentées ci-dessus, il est désormais possible d’activer l’envoi des factures par email. Ainsi, chaque utilisateur concerné reçoit une facture dès lors qu’elle est générée. Le processus de vente/validation/envoi de facture peut ainsi être entièrement automatisé. Cela permet de plus de renforcer la confiance avec le client.
Pour activer l’envoi automatique des factures par email, aller dans Admin › Structure › Paramétrage, puis formulaire Gestion des activités activer l’option Envoyer un email pour chaque facture. Ne pas oublier de valider.
Documentation :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client