1/ DÉFINITIONS

a. Certification des validités

Il est désormais possible de certifier des validités. Cela peut être optionnel ou obligatoire pour que la validité soit considérée comme valide. Il est également possible d'indiquer qu'une validité doit disposer d'un document téléversé puis validé par un gestionnaire pour qu'elle soit prise en compte.

Ainsi, les structures peuvent mettre en place un processus de vérification des validités, surtout pour celles qui disposent de documents.

De plus, ce processus de certification est tracé : la personne ayant certifié la validité, la date et l'heure de la certification sont enregistrées et visibles.

Lorsqu'un document est certifié, il n'est plus modifiable. Cela permet de garantir l'intégrité du document certifié.

Enfin, nous avons étendu les fonctions du robot d’OpenFlyers créé pour la reconnaissance automatique des factures fournisseurs au format PDF pour qu'il soit également capable de traiter les documents PDF associés aux validités. Pour le moment, nous lui avons appris à analyser un seul type de document validité : les attestations de licence que la Fédération Française Aéronautique délivre à ses licenciés sous format PDF et qui doivent être récupérées par les aéro-clubs pour s'assurer que le pilote est bien à jour et dispose bien d'une assurance.

Bien évidemment, nous pourrons apprendre au robot à reconnaitre d'autres formats de documents-validités PDF si besoin.

En activant le robot pour ce type de validité, le processus de certification est automatique : c'est le robot qui s'en charge et lorsqu'il n'y arrive pas tout seul, il envoie un email aux gestionnaires accrédités pour les prévenir qu'il n'y arrive pas.

De la même façon, lorsqu'un utilisateur téléverse un document qui requière une action de certification, un email d'alerte est également envoyé.

L'intérêt de cette fonction de validation pour une structure est simple :

• Si elle a une obligation d'archivage des documents, cette solution lui permet d'y répondre
• L’archivage est "dans le cloud" de sa plateforme OpenFlyers, avec la garantie de confidentialité d'OpenFlyers
• Elle peut ainsi également remplir une éventuelle obligation de vérification des documents.
• Cela permet de transférer le plus possible la charge de travail aux utilisateurs finaux

Ce dernier point est important et correspond au principe directeur d'OpenFlyers : confier un maximum de saisies aux utilisateurs finaux pour décharger le travail de gestion des structures. Ce principe est bien connu de nos clients par exemple pour la saisie des activités (vols dans le cas des structures aéronautiques) ou des encaissements. Seul le "pointage" ou la "validation" restent à la charge du gestionnaire.

Pour les structures qui se gardaient cette fonction de saisie, elles pourront désormais la déléguer à leurs utilisateurs pour ne conserver que l'action de certification.

b. Validités-contrats

La notion de contrat a également été ajouté à OpenFlyers. Ce que nous appelons contrat est une validité à laquelle la structure associe un document qui doit être signé par les utilisateurs.

La structure définit les profils pour lesquels la validité-contrat doit être signée.

Le processus de signature des documents se fait juste après la connexion, une fois que l'utilisateur est dument identifié.

Dès lors que le paramétrage de la structure a défini qu'une validité-contrat était obligatoire pour un profil donné, les utilisateurs disposant de ce profil se retrouveront bloqués à la connexion tant qu'ils n'auront pas signé électroniquement le document.

Ces signatures sont ensuite enregistrées, consultables et non modifiables.

Cela permettra à nos structures clientes de dématérialiser les opérations de signature de leurs conditions générales, règlements intérieurs ou contrats.

OpenFlyers mettra en place dans les jours qui viennent sa propre "validité-contrat" sur toutes les plateformes en version 4 pour faire accepter à tous les utilisateurs qui se connectent à une plateforme OF 4 d'accepter nos conditions générales. L'objectif pour nous est de répondre à la demande de certains de nos clients suite à la mise en place du RGPD il y a bientôt un an.

2/ MISE EN OEUVRE DANS LES PLATEFORMES

D'un point de vu pratique, voici les procédures pour mettre en place ces 2 nouvelles fonctionnalités.

a. Certification des validités

Pour paramétrer la certification d’un type de validité :

• Aller dans Admin
• Puis Utilisateurs › Types de validités
• Dans la cellule de la ligne du type de validité pour lequel une certification doit être nécessaire et la colonne Certification choisir la méthode de certification souhaitée
• Aller dans Utilisateurs › Profils plus
• Dans la cellule de la ligne du profil habilité à certifier des validités et la colonne Types de validités que l'utilisateur peut certifier sélectionner les types de validités que le profil pourra certifier

Dès qu’une validité utilisateur est entièrement renseignée, un e-mail est envoyé à toutes les personnes pouvant la certifier.

Pour certifier un document :

• Aller dans Utilisateurs › Validités à certifier ou Utilisateurs › Utilisateurs › Actifs et cliquer sur le bouton pour consulter les validités d’un utilisateur
• Vérifier l’intégrité des informations puis certifier en cliquant sur le bouton représentant un tampon dans la colonne Certifier le document

b. Validités-contrats

Pour créer une validité-contrat :

• Admin
• Puis Utilisateurs › Types de validités
• Créer un nouveau type de validité en donnant le nom de contrat souhaité
• Cliquer sur le bouton dans la colonne Contrat
• Dans la colonne Fichier du contrat téléverser le document correspondant

Par défaut, une validité-contrat est rendue obligatoire pour tous les profils.

Si cette validité-contrat ne doit pas être requise pour des profils, donner :

• Aller dans Utilisateurs › Profils plus
• Dans la cellule de la ligne du profil pour lequel le contrat sera obligatoire, colonne Contrats facultatifs, sélectionner la validité-contrat

Les utilisateurs ne disposant que de profils « exemptés » n'auront pas de demande de signature à la connexion.

Ensuite, à la prochaine connexion de chaque utilisateur, ce dernier devra signer les validités-contrats s'il dispose d'au moins un profil « non exempté ». Il aura la possibilité de consulter le fichier avant de signer. Tant que le contrat ne sera pas signé, l’utilisateur ne pourra pas se connecter.

DOCUMENTATION

Il pourra retrouver les validités-contrats qu'il a signé dans la liste de ses validités.

Pour plus d’information :

• Sur le paramétrage de la certification : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Paramétrage-des-validités#Certification
• Sur la certification automatique par robot (Licence FFA) : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Utilisation-des-validités#Certification-automatique
• Sur l'utilisation de la certification : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Utilisation-des-validités#Certifier-des-validités
• Sur la définition de validité-contrat : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Paramétrage-des-validités#Validité-contrat
• Sur le paramétrage d'une validité-contrat : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Paramétrage-des-validités#Paramétrer-une-validité-comme-contrat
• Sur les profils non requis pour une validité-contrat : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Gestion-des-profils#Contrats-non-requis
• Sur le processus de signature des validités-contrats : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Connexion#Signer-des-validités-contrats