1 / DEFINICIONES

a. Certificación de validez

Ahora es posible certificar la validez. Esto puede ser opcional u obligatorio para que la validez se considere válida. También es posible indicar que una validez debe tener un documento cargado y validado por un administrador para que se tenga en cuenta.

Por lo tanto, las estructuras pueden establecer un proceso de verificación de las valididades, especialmente para aquellos que tienen documentos.

Además, se rastrea este proceso de certificación: la persona que certificó la validez, la fecha y la hora de la certificación están registradas y son visibles.

Cuando un documento está certificado, ya no es editable. Esto asegura la integridad del documento certificado.

Finalmente, extendimos las funciones del robot OpenFlyers creado para el reconocimiento automático de facturas de proveedores en formato PDF para que también pueda procesar documentos PDF asociados con validez. Por el momento, le hemos enseñado a analizar solo un tipo de documento de validez: los certificados de licencia que la Federación Aeronáutica Francesa emite a sus licenciatarios en formato PDF y que deben ser recuperados por los clubes de vuelo para garantizar que el piloto Está al día y tiene un buen seguro.

Por supuesto, podremos enseñar al robot a reconocer otros formatos de documentos: validaciones en PDF si es necesario.

Al activar el robot para este tipo de validez, el proceso de certificación es automático: es el robot el que lo cuida y, cuando no llega solo, envía un correo electrónico a los gerentes acreditados para informarles que el no puede hacerlo

De la misma manera, cuando un usuario carga un documento que requiere una acción de certificación, también se envía un correo electrónico de alerta.

El valor de esta función de validación para una estructura es simple:

• Si tiene la obligación de archivar documentos, esta solución le permite responderlos.
• El archivo se encuentra "en la nube" de su plataforma OpenFlyers, con la garantía de confidencialidad de OpenFlyers.
• También puede cumplir una posible obligación de verificación de documentos.
• Esto permite transferir la carga de trabajo tanto como sea posible a los usuarios finales

Este último punto es importante y corresponde al principio rector de OpenFlyers: confiar un máximo de incautaciones a los usuarios finales para descargar el trabajo de administración de la estructura. Este principio es bien conocido por nuestros clientes, por ejemplo, para la incautación de actividades (vuelos en el caso de estructuras aeronáuticas) o recibos. Solo la "puntuación" o la "validación" son responsabilidad del gerente.

Para las estructuras que mantuvieron esta función de entrada, ahora pueden delegar a sus usuarios para mantener solo la acción de certificación.

b. Contratos-validez

La noción de contrato también se ha agregado a OpenFlyers. Lo que llamamos un contrato es una validez a la que la estructura asocia un documento que debe ser firmado por los usuarios.

La estructura define los perfiles para los cuales se debe firmar la validez del contrato.

El proceso de firma de documentos se realiza justo después de iniciar sesión, una vez que el usuario está debidamente identificado.

Una vez que la configuración de la estructura ha definido que un contrato de validez era obligatorio para un perfil dado, los usuarios con este perfil serán bloqueados en la conexión hasta que hayan firmado electrónicamente el documento.

Estas firmas se guardan, se pueden buscar y no son modificables.

Esto permitirá que las estructuras de nuestros clientes desmaterialicen las operaciones de firma de sus condiciones generales, estatutos o contratos.

OpenFlyers implementará en los próximos días su propio "contrato de validez" en todas las plataformas en la versión 4 para que todos los usuarios que se conecten a una plataforma OF 4 acepten nuestros términos y condiciones. El objetivo para nosotros es satisfacer la demanda de algunos de nuestros clientes luego del establecimiento del RGPD hace casi un año.

2 / IMPLEMENTACIÓN EN LAS PLATAFORMAS

Desde un punto de vista práctico, aquí están los procedimientos para configurar estas 2 nuevas funciones.

a. Certificación de validez

Para establecer la certificación de un tipo de validez:

• Ir a Admin
• Entonces Usuarios › Tipos de validez
• En la celda de la fila de tipo de validez para la que se requiere la certificación y en la columna Certificación, elija el método de certificación deseado
• Ir a Usuarios › Perfiles plus
• En la celda de la línea del perfil autorizado para certificar validez y la columna Tipos de validez que el usuario puede certificar para seleccionar los tipos de validez que el perfil podrá certificar

Tan pronto como se completa la validez de un usuario, se envía un correo electrónico a todas las personas que pueden certificarlo.

Para certificar un documento:

• Vaya a Usuarios › Validez para certificar › Usuarios › Usuarios › Activos y haga clic en el botón para ver la validez de un usuario
• Verifique la integridad de la información y luego certifique haciendo clic en el botón que representa un sello en la columna Certificar el documento

b. Contratos-validez

Para crear una validez de contrato:

• Admin
• Entonces Usuarios › Tipos de validez
• Cree un nuevo tipo de validez dando el nombre del contrato deseado
• Haga clic en el botón en la columna Contrato.
• En la columna Documento del contrato, cargue el documento correspondiente.

Por defecto, la validez de un contrato se hace obligatoria para todos los perfiles.

Si no se requiere este contrato de validez para los perfiles, proporcione:

• Ir a Usuarios › Perfiles plus
• En la celda de la línea de perfil para la cual se requerirá el contrato, columna Contratos no obligatorios, seleccione el contrato de validez

Los usuarios con solo perfiles "exentos" no tendrán una solicitud de firma al iniciar sesión.

Luego, en el próximo inicio de sesión de cada usuario, este último tendrá que firmar los contratos válidos si tiene al menos un perfil "no exento". Podrá consultar el archivo antes de firmarlo. Mientras el contrato no esté firmado, el usuario no podrá iniciar sesión.

DOCUMENTACIÓN

Podrá encontrar los contratos de validez que haya firmado en la lista de sus validez.

Para más información :

• En la configuración de la certificación: https://openflyers.com/fr/doc/of4/Paramétrage-des-validités#Certification<
• En la certificación de robot automático (licencia FFA): https://openflyers.com/fr/doc/of4/Utilisation-des-validités#Certification-automatique
• Sobre el uso de la certificación: https://openflyers.com/fr/doc/of4/Utilisation-des-validités#Certifier-des-validités
• Sobre la definición de contrato de validez: https://openflyers.com/fr/doc/of4/Paramétrage-des-validités#Validité-contrat
• En la configuración de un contrato de validez: https://openflyers.com/fr/doc/of4/Paramétrage-des-validités#Paramétrer-une-validité-comme-contrat
• En los perfiles que no se requieren para un contrato de validez: https://openflyers.com/fr/doc/of4/Gestion-des-profils#Contrats-non-requis
• En el proceso de firma de validez del contrato: https://openflyers.com/fr/doc/of4/Connexion#Signer-des-validités-contrats