Liste de diffusion : Différence entre versions

Aller à : navigation, rechercher
(→‎Accepter des messages sans l'adresse explicite de la liste de diffusion)
(→‎Créer une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers)
 
(107 révisions intermédiaires par 4 utilisateurs non affichées)
Ligne 1 : Ligne 1 :
 +
Liste de diffusion Mailman proposée aux clients OpenFlyers.
 
__TOC__
 
__TOC__
−
=liste de diffusion Mailman proposée pour les clients OpenFlyers=
+
=Présentation=
−
Vous pouvez bénéficier de notre solution de liste de diffusion qui est couplée avec l'espace OpenFlyers que nous vous proposons. Pour ce faire, vous devez :
+
Quelque soit la formule d'abonnement (hors abonnement Solo), chaque plateforme OpenFlyers a droit à une liste de diffusion et une seule. Cette liste de diffusion est couplée à la plateforme OpenFlyers de la structure.
−
*nous envoyer un e-mail demandant la création d'une telle liste. Elle sera sous la forme nom_du_club-ml@openflyers.info
+
−
*nous vous créerons cette liste et nous vous notifierons cette création par retour d'e-mail
+
−
'''Attention à ne pas perdre le mot de passe !'''
+
  
−
En effet, en cas de perte, vous devez nous en demander la ré-initialisation par e-mail. Cette opération peut être payante suivant l'[http://www.openflyers.com/doc/catalogue_tarifaire.pdf abonnement souscrit].
+
==Différence entre e-mail rejeté (=Reject) et supprimé (=Discard)==
−
*vous devrez alors saisir le nom de cette liste (par exemple nom_du_club-ml) dans OpenFlyers et préciser "hostedMailman" en type de liste
+
Lors du traitement des e-mails envoyé à la liste de diffusion, il est possible de façon automatique ou manuelle de refuser la diffusion d'un e-mail sur la liste de diffusion de 2 façons : soit en le rejetant soit en le supprimant. La différence entre rejeter et supprimer vient du fait que pour un message rejeté l'envoyeur sera avisé par e-mail du rejet de son envoi alors que pour un message supprimé, il n'aura pas de notification.
−
*vous pourrez alors gérer cette liste de diffusion à l'adresse suivante : https://lists.openflyers.info/mailman/admin/nom_de_la_plateforme-ml en remplaçant '''nom_de_la_plateforme-ml''' par le nom de votre liste de diffusion
+
−
'''Attention''' : nous procédons au couplage de la liste avec l'application OpenFlyers ce qui veut dire que vous pouvez abonner/désabonner un utilisateur depuis l'interface OpenFlyers (les utilisateurs peuvent en faire de même). Mais il vous appartient après la création de la liste de l'alimenter, avec la liste des adresses e-mails que vous souhaitez inscrire, depuis l'interface mailman.
+
  
−
=Abonner massivement les utilisateurs=
+
Conseil OpenFlyers :
−
*Il faut d'abord générer un fichier avec les adresses e-mail. Cela peut se faire par le biais des rapports dans OpenFlyers en créant un rapport avec la requête SQL suivante :
+
*Dans le cas d'une politique de traitement des spams il est judicieux de ne pas retourner d'e-mail à l'envoyeur qui est souvent un robot afin de ne pas lui confirmer l'existence de l'adresse e-mail de la liste de diffusion.
−
<sql>SELECT email
+
−
FROM authentication
+
−
LEFT JOIN member  ON member.id = authentication.id
+
−
WHERE email IS NOT NULL AND subscription = "2011-12-31"</sql>
+
−
*Ensuite, il faut importer le résultat (par un copier/coller) en allant dans "'''Membership management'''" puis "'''Mass subscription'''"
+
  
−
=Abonner un nouvel utilisateur à la liste depuis OpenFlyers=
+
=Configuration de la liste=
−
Lorsque vous renseignez la fiche d'un nouvel utilisateur (membre, client, etc.), vous pouvez l'abonner à la liste de diffusion directement depuis OpenFlyers. Cela se fait dans le formulaire de création ou de modification de l'utilisateur ('''AJOUTER UN UTILISATEUR''' / '''MODIFIER UN UTILISATEUR''') au niveau du champ '''Liste de diffusion''' en sélectionnant '''Abonner''' puis en validant le formulaire.
+
==Créer une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers==
 +
*'''Admin > Structure > Coordonnées'''
 +
*Champ '''Type de liste de diffusion''', sélectionner ''hostedMailman''
 +
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
  
−
=Abonnement / désabonnement de la liste par l'utilisateur=
+
La liste de diffusion ''nomdelastructure-ml@openflyers.info'' est alors automatiquement créée selon le paramétrage présenté dans le chapitre [[#Paramètres-de-création-de-la-liste-de-diffusion|Paramètres de création de la liste de diffusion]].
−
Un utilisateur peut de lui-même s'abonner ou se désabonner à la liste de diffusion depuis son interface '''Données > Affichage et fiche personnelle''' puis en cliquant sur les boutons '''S'ABONNER''' ou '''SE DESABONNER'''.
+
  
−
=Envoyer un e-mail sur la liste de diffusion=
+
Sur cette même page, apparait alors de nouveaux boutons.
−
Si le nom de la liste de diffusion est quelquechose-ml@openflyers.info, alors pour envoyer un e-mail à toutes les personnes inscrites sur cette liste, il suffit d'envoyer un e-mail à l'adresse quelquechose-ml@openflyers.info.
+
  
 +
Pour abonner l'ensemble des utilisateurs actifs à la liste de diffusion, il faut cliquer sur le bouton [[#Synchroniser-la-liste-de-diffusion|Synchroniser la liste]]. Cela permet d'abonner tous les utilisateurs actifs et cela également supprime toutes les adresses emails qui ne correspondent plus à des utilisateurs actifs.
  
−
Attention : l'e-mail ne sera diffusé que si l'adresse e-mail de l'envoyeur est autorisée pour diffuser des e-mails.
+
Il est également possible :
 +
*soit d'[[#Autoriser-tous-les-abonnés-a-envoyer-des-emails|Autoriser tous les abonnés a envoyer des emails]]
 +
*soit d'[[#Interdire-à-tous-les-abonnés-d'envoyer-des-emails|Interdire à tous les abonnés d'envoyer des emails]]
  
−
=Autoriser une adresse e-mail à poster sur la liste de diffusion=
+
Enfin, des informations supplémentaires apparaissent qui permettent d'avoir une vue synthétique sur l'état des abonnements et des autorisations à la liste de diffusion :
−
Pour qu'une adresse e-mail soit autorisée à poster sur la liste de diffusion :
+
*Nombre d'adresses emails abonnées : X
−
*Se connecter à l'interface de gestion de la liste
+
*Nombre d'abonnés autorisés à envoyer des emails : X
−
*'''Gestion des abonnements > Liste des abonnements'''
+
*Nombre d'abonnés interdits d'envoyer des emails : X
−
*Trouver l'adresse e-mail concernée
+
*Nombre d'adresses emails abonnées qui ne correspondent pas à des utilisateurs actifs : X
−
*Vérifier que la check-box '''mod''' est décochée
+
  
−
=Obtenir la liste des e-mails inscrits à la liste de diffusion=
+
Les utilisateurs ont la possibilité de gérer eux-mêmes leur abonnement à la liste de diffusion en suivant la procédure [[Fiche-personnelle#Gérer-l'abonnement-à-la-liste-de-diffusion|Gérer l'abonnement à la liste de diffusion]]
−
*Une fois connecté sur le [[#liste_de_diffusion_Mailman_propos.C3.A9e_pour_les_clients_OpenFlyers|gestionnaire de la liste de diffusion]], cliquer sur '''Membership Management...'''.
+
−
*On se retrouve alors par défaut sur la page '''Membership List''' qui permet de visualiser l'ensemble des personnes inscrites sur la liste de diffusion.
+
  
−
=Configuration de la liste=
+
Pour autoriser uniquement certains utilisateurs à envoyer des emails, il faut suivre la procédure [[#Gérer-l'autorisation-d'envoi-d'emails-pour-un-utilisateur|Gérer l'autorisation d'envoi d'emails pour un utilisateur]].
−
==Présentation de l'interface mailman==
+
−
Une fois arrivé sur l'interface d'administration, vous pouvez configurer votre Mailing List. Vous verrez divers liens (qu'on nommera menu) groupés par rubriques.
+
  
−
Dans l'interface mailman, il est possible de définir un certain nombre de paramétrages comme :
+
==Paramètres de création de la liste de diffusion==
−
*la langue par défaut ('''Language options'''). La langue par défaut de l'interface est l'anglais. Le français n'apparaît pas dans le menu déroulant. Il faut au préalable l'importer dans ce menu. Pour cela, cocher '''French''' puis cliquer sur '''Submit Your Changes'''. Sélectionner ensuite '''French''' qui est apparu dans le menu déroulant. Cliquer sur '''Submit Your Changes''' une nouvelle fois. L'interface est désormais en français.
+
Lors de la création de la liste de diffusion, elle est créée avec différents paramètres qui sont les suivants. Ces paramètres ne sont pas modifiables. Ils ont été définis par OpenFlyers afin d'assurer la confidentialité des données et sont adaptés aux structures clientes.
−
*la notification d'inscription à la liste de diffusion des nouveaux membres
+
−
*les autorisations de diffusion des e-mails sur la liste
+
  
−
''N'hésitez-pas à nous communiquer tout élément de configuration pour que nous l'indiquions ici afin d'aider les autres administrateurs.''
+
Paramètres liés à la liste :
 +
*L'administrateur ne reçoit pas d'email de notification de création
 +
*Le contenu de la liste n'est pas archivé
 +
*Elle n'est pas visible sur internet
  
−
Vous pouvez également retrouver la [http://www.gnu.org/software/mailman/mailman-admin/index.html documentation complète sur mailman].
+
Pour les abonnements :
 +
*Il n'y a pas d'envoi d'email de bienvenue
 +
*Il n'y a pas de contrôle d'abonnement, c'est à dire que l'administrateur n'a pas besoin de confirmer manuellement chaque nouvel abonné
  
−
==General Options==
+
Pour l'envoi des emails :
−
===Gestion du champ reply-to===
+
*Il n'y a pas limite de taille
−
Par défaut, lorsqu'on répond la réponse est envoyée uniquement à la personne qui a posté le mail.
+
*Il n'y a pas de limite de caractère
 +
*Les réponses sur la liste se font sur l'adresse email de la liste de diffusion
 +
*Il n'y a pas de limitation de nombre d'email
  
−
Du coup, on est obligé de faire via son client mail un "reply to all" qui a pour conséquence d'avoir un post double (vers la personne qui a envoyé le mail et vers la liste de diffusion)
+
=Utilisation de la liste=
 +
==Autoriser tous les abonnés a envoyer des emails==
 +
*'''Admin > Structure > Coordonnées'''
 +
*Cliquer sur le bouton '''Autoriser tous les abonnés à envoyer des emails'''
  
−
Le but de la configuration ci-après est de simplifier la réponse aux mails envoyés sur la liste de diffusion en proposant par défaut une réponse vers la liste de diffusion. Ainsi, inutile de faire un "reply to all", un simple "reply" enverra la réponse à la liste de diffusion.
+
==Gérer l'abonnement d'un utilisateur==
 +
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
 +
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne de l'utilisateur concerné
 +
*Section '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
 +
*Cocher/décocher la case à cocher '''Abonné(e)'''
 +
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
  
−
*cherchez '''Where are replies to list messages directed?''' ou '''Destination des réponses aux messages adressés à la liste ?'''
+
Les utilisateurs ont la possibilité de gérer eux-mêmes leur abonnement à la liste de diffusion en suivant la procédure [[Fiche-personnelle#Gérer-l'abonnement-à-la-liste-de-diffusion|Gérer l'abonnement à la liste de diffusion]]
−
*choisir '''This list''' ou '''Cette liste'''
+
−
===Suppression de la limitation de la taille des emails===
+
−
*cherchez '''Maximum length in kilobytes (KB) of a message body''' ou '''Taille maximale en kilo-octets (ko) du corps d'un message'''
+
−
*mettre 0
+
  
−
===Rappels mensuels de mot de passe===
+
==Gérer l'autorisation d'envoi d'emails pour un utilisateur==
−
*chercher '''Send monthly password reminders?''' ou '''Envoyer les rappels mensuels de mot de passe ?'''
+
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
−
*mettre '''No''' ou '''Non'''
+
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne de l'utilisateur concerné
 +
*Section '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
 +
*Cocher/décocher la case à cocher '''Autoriser à envoyer des emails dans la liste de diffusion'''
 +
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
  
−
==Non-digest options==
+
La case à cocher '''Autoriser à envoyer des emails dans la liste de diffusion''' est grisée lorsque l'utilisateur n'est pas abonné.
−
*'''Can subscribers choose to receive mail immediately, rather than in batched digests?''' mettre Yes
+
−
===Suppression du pied de page===
+
−
*Vider le contenu de '''Footer added to mail sent to regular list members'''
+
  
−
==Digest options==
+
==Changer d'adresse e-mail abonnée==
−
*'''Can list members choose to receive list traffic bunched in digests?''' mettre No
+
*'''Données > Affichage et fiche personnelle'''  
−
==Privacy options==
+
*Modifier l'adresse e-mail inscrite dans le champ '''E-mail'''
−
===Rendre public/privé l'existence de la liste===
+
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''
−
*option '''Advertise this list when people ask what lists are on this machine?'''
+
Le changement d'adresse email inscrite dans OpenFlyers se synchronise avec la liste de diffusion
−
*Sélection '''No''' ou '''Yes''' selon ce que l'on souhaite
+
  
−
===Gestion de l'acceptation des mails reçus sur la liste de diffusion===
+
==Interdire à tous les abonnés d'envoyer des emails==
−
*choisir le sous-menu '''Sender filters'''.
+
*'''Admin > Structure > Coordonnées'''
−
*vous pouvez alors configurer vos filtres d'envoi divisés en deux filtres :
+
*Cliquer sur le bouton '''Interdire à tous les abonnés d'envoyer des emails'''
−
**'''Member filters'''
+
−
**'''Non-member filters'''.
+
−
Vous allez plutôt vous intéresser au second filtre.
+
−
====Autoriser certains tiers (=non abonnés) à poster des mails sur la liste de diffusion====
+
−
Si vous voulez autoriser certaines adresses à envoyer des emails à la liste de diffusion sans pour autant que ces adresses doivent s'abonner à la liste de diffusion comme par exemple, pour autoriser no-reply@openflyers.com à envoyer des emails en copie cachée.
+
  
−
Pour faire cela :
+
==Envoyer un e-mail sur la liste de diffusion==
−
*on ajoute no-reply@openflyers.com dans le champ de l'option ''List of non-member addresses whose postings should be automatically accepted.''.
+
Si le nom de la liste de diffusion est quelquechose-ml@openflyers.info, alors pour envoyer un e-mail à toutes les personnes inscrites sur cette liste, il suffit d'envoyer un e-mail à l'adresse quelquechose-ml@openflyers.info.
−
 
+
−
====Empêcher les envois des tiers (=non abonnés)====
+
−
Si vous voulez exclure toutes les autres adresses sans préférence (sauf celle de la Mailing List) par exemple dans le but d'empêcher notamment la diffusion de spams sur la liste de diffusion
+
  
−
*option '''Action to take for postings from non-members for which no explicit action is defined.''' à mettre sur :
+
Attention : l'e-mail ne sera diffusé que si l'adresse e-mail de l'envoyeur est autorisée à envoyer des e-mails. Dans le cas contraire, l'utilisateur tenant d'envoyer un email reçoit une réponse par email de refus de diffusion.
−
**'''Hold''' si vous voulez les modérer,
+
−
**'''Reject''' pour les refuser en renvoyant un message
+
−
**'''Discard''' pour qu'il ne se passe rien (aucun message ne sera renvoyé et les éventuels emails non autorisés vont être effacés).
+
  
−
===Recipient Filters===
+
==Synchroniser la liste de diffusion==
−
====Accepter des messages sans l'adresse explicite de la liste de diffusion====
+
Cette fonctionnalité abonne tous les utilisateurs de la base de données de la structure et supprime toutes les adresses emails abonnées qui ne correspondent plus à des utilisateurs actifs
−
Si vous voulez accepter des messages dont l'adresse de la liste de diffusion n'est pas indiquée en destinataire ou en copie :
+
−
*Mettre '''No''' à l'option '''Must posts have list named in destination (to, cc) field (or be among the acceptable alias names, specified below)?'''
+
  
−
==Archiving Options==
+
*'''Admin > Structure > Coordonnées'''
−
*'''Archive messages?''' mettre No
+
*Cliquer sur le bouton '''Synchroniser la liste de diffusion'''
−
*'''Is archive file source for public or private archival?''' mettre private
+

Version actuelle en date du 10 juin 2021 à 11:02

Liste de diffusion Mailman proposée aux clients OpenFlyers.

Présentation

Quelque soit la formule d'abonnement (hors abonnement Solo), chaque plateforme OpenFlyers a droit à une liste de diffusion et une seule. Cette liste de diffusion est couplée à la plateforme OpenFlyers de la structure.

Différence entre e-mail rejeté (=Reject) et supprimé (=Discard)

Lors du traitement des e-mails envoyé à la liste de diffusion, il est possible de façon automatique ou manuelle de refuser la diffusion d'un e-mail sur la liste de diffusion de 2 façons : soit en le rejetant soit en le supprimant. La différence entre rejeter et supprimer vient du fait que pour un message rejeté l'envoyeur sera avisé par e-mail du rejet de son envoi alors que pour un message supprimé, il n'aura pas de notification.

Conseil OpenFlyers :

  • Dans le cas d'une politique de traitement des spams il est judicieux de ne pas retourner d'e-mail à l'envoyeur qui est souvent un robot afin de ne pas lui confirmer l'existence de l'adresse e-mail de la liste de diffusion.

Configuration de la liste

Créer une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers

  • Admin > Structure > Coordonnées
  • Champ Type de liste de diffusion, sélectionner hostedMailman
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer

La liste de diffusion nomdelastructure-ml@openflyers.info est alors automatiquement créée selon le paramétrage présenté dans le chapitre Paramètres de création de la liste de diffusion.

Sur cette même page, apparait alors de nouveaux boutons.

Pour abonner l'ensemble des utilisateurs actifs à la liste de diffusion, il faut cliquer sur le bouton Synchroniser la liste. Cela permet d'abonner tous les utilisateurs actifs et cela également supprime toutes les adresses emails qui ne correspondent plus à des utilisateurs actifs.

Il est également possible :

Enfin, des informations supplémentaires apparaissent qui permettent d'avoir une vue synthétique sur l'état des abonnements et des autorisations à la liste de diffusion :

  • Nombre d'adresses emails abonnées : X
  • Nombre d'abonnés autorisés à envoyer des emails : X
  • Nombre d'abonnés interdits d'envoyer des emails : X
  • Nombre d'adresses emails abonnées qui ne correspondent pas à des utilisateurs actifs : X

Les utilisateurs ont la possibilité de gérer eux-mêmes leur abonnement à la liste de diffusion en suivant la procédure Gérer l'abonnement à la liste de diffusion

Pour autoriser uniquement certains utilisateurs à envoyer des emails, il faut suivre la procédure Gérer l'autorisation d'envoi d'emails pour un utilisateur.

Paramètres de création de la liste de diffusion

Lors de la création de la liste de diffusion, elle est créée avec différents paramètres qui sont les suivants. Ces paramètres ne sont pas modifiables. Ils ont été définis par OpenFlyers afin d'assurer la confidentialité des données et sont adaptés aux structures clientes.

Paramètres liés à la liste :

  • L'administrateur ne reçoit pas d'email de notification de création
  • Le contenu de la liste n'est pas archivé
  • Elle n'est pas visible sur internet

Pour les abonnements :

  • Il n'y a pas d'envoi d'email de bienvenue
  • Il n'y a pas de contrôle d'abonnement, c'est à dire que l'administrateur n'a pas besoin de confirmer manuellement chaque nouvel abonné

Pour l'envoi des emails :

  • Il n'y a pas limite de taille
  • Il n'y a pas de limite de caractère
  • Les réponses sur la liste se font sur l'adresse email de la liste de diffusion
  • Il n'y a pas de limitation de nombre d'email

Utilisation de la liste

Autoriser tous les abonnés a envoyer des emails

  • Admin > Structure > Coordonnées
  • Cliquer sur le bouton Autoriser tous les abonnés à envoyer des emails

Gérer l'abonnement d'un utilisateur

  • Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs
  • Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne de l'utilisateur concerné
  • Section Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info
  • Cocher/décocher la case à cocher Abonné(e)
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer

Les utilisateurs ont la possibilité de gérer eux-mêmes leur abonnement à la liste de diffusion en suivant la procédure Gérer l'abonnement à la liste de diffusion

Gérer l'autorisation d'envoi d'emails pour un utilisateur

  • Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs
  • Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne de l'utilisateur concerné
  • Section Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info
  • Cocher/décocher la case à cocher Autoriser à envoyer des emails dans la liste de diffusion
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer

La case à cocher Autoriser à envoyer des emails dans la liste de diffusion est grisée lorsque l'utilisateur n'est pas abonné.

Changer d'adresse e-mail abonnée

  • Données > Affichage et fiche personnelle
  • Modifier l'adresse e-mail inscrite dans le champ E-mail
  • Cliquer sur le bouton Sauver

Le changement d'adresse email inscrite dans OpenFlyers se synchronise avec la liste de diffusion

Interdire à tous les abonnés d'envoyer des emails

  • Admin > Structure > Coordonnées
  • Cliquer sur le bouton Interdire à tous les abonnés d'envoyer des emails

Envoyer un e-mail sur la liste de diffusion

Si le nom de la liste de diffusion est quelquechose-ml@openflyers.info, alors pour envoyer un e-mail à toutes les personnes inscrites sur cette liste, il suffit d'envoyer un e-mail à l'adresse quelquechose-ml@openflyers.info.

Attention : l'e-mail ne sera diffusé que si l'adresse e-mail de l'envoyeur est autorisée à envoyer des e-mails. Dans le cas contraire, l'utilisateur tenant d'envoyer un email reçoit une réponse par email de refus de diffusion.

Synchroniser la liste de diffusion

Cette fonctionnalité abonne tous les utilisateurs de la base de données de la structure et supprime toutes les adresses emails abonnées qui ne correspondent plus à des utilisateurs actifs

  • Admin > Structure > Coordonnées
  • Cliquer sur le bouton Synchroniser la liste de diffusion