Liste de diffusion

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Liste de diffusion Mailman proposée aux clients OpenFlyers.

Sommaire

Présentation

Quelque soit la formule d'abonnement (hors abonnement Solo), chaque plateforme OpenFlyers a droit à une liste de diffusion. Les abonnements Business et Première ont droit à plusieurs listes de diffusion. Pour l'abonnement First-Price, les listes de diffusion supplémentaires font l'objet d'une facturation.

Il est possible de coupler une seule liste de diffusion à la plateforme OpenFlyers de la structure. Pour ce faire, il faut :

  • Envoyer un e-mail demandant la création d'une telle liste.

Elle sera sous la forme nom_du_club-ml@openflyers.info

Ensuite nous effectuons les opérations suivantes :

  • Création de la liste de diffusion
  • Couplage à la plateforme OpenFlyers dans le cas d'une première liste de diffusion
  • Paramétrage de la liste par défaut selon nos recommandons ci-dessous
  • Notification de cette création par retour d'e-mail

Attention à ne pas perdre le mot de passe !

En effet, en cas de perte, vous devez nous en demander la ré-initialisation par e-mail. Cette opération peut être payante suivant l'abonnement souscrit.


Lorsque la liste diffusion est créée, vous pouvez :

Il est également possible d'inscrire toute adresse e-mail qui ne serait pas dans la base de données OpenFlyers. Dans ce cas, il faut passer par l'interface de mailman.

Différence entre e-mail rejeté (=Reject) et supprimé (=Discard)

Lors du traitement des e-mails envoyé à la liste de diffusion, il est possible de façon automatique ou manuelle de refuser la diffusion d'un e-mail sur la liste de diffusion de 2 façons : soit en le rejetant soit en le supprimant. La différence entre rejeter et supprimer vient du fait que pour un message rejeté l'envoyeur sera avisé par e-mail du rejet de son envoi alors que pour un message supprimé, il n'aura pas de notification.

Conseil OpenFlyers :

  • Dans le cas d'une politique de traitement des spams il est judicieux de ne pas retourner d'e-mail à l'envoyeur qui est souvent un robot afin de ne pas lui confirmer l'existence de l'adresse e-mail de la liste de diffusion.

Configuration de la liste

Accès à l'interface de gestion de la liste de diffusion

L'interface de gestion mailman de la liste de diffusion se trouve à l'adresse suivante : https://lists.openflyers.info/mailman/admin/nom_de_la_plateforme-ml en remplaçant nom_de_la_plateforme-ml par le nom de votre liste de diffusion

Présentation de l'interface mailman

Une fois arrivé sur l'interface d'administration, vous pouvez configurer votre Mailing List. Vous verrez divers liens (qu'on nommera menu) groupés par rubriques.

Dans l'interface mailman, il est possible de définir un certain nombre de paramétrages comme :

  • la langue par défaut (Language options). La langue par défaut de l'interface est l'anglais. Le français n'apparaît pas dans le menu déroulant. Il faut au préalable l'importer dans ce menu. Pour cela, cocher French puis cliquer sur Submit Your Changes. Sélectionner ensuite French qui est apparu dans le menu déroulant. Cliquer sur Submit Your Changes une nouvelle fois. L'interface est désormais en français.
  • la notification d'inscription à la liste de diffusion des nouveaux membres
  • les autorisations de diffusion des e-mails sur la liste

N'hésitez-pas à nous communiquer tout élément de configuration pour que nous l'indiquions ici afin d'aider les autres administrateurs.

Vous pouvez également retrouver la documentation complète sur mailman.

General Options

Gestion du champ reply-to

Par défaut, lorsqu'on répond la réponse est envoyée uniquement à la personne qui a posté le mail.

Du coup, on est obligé de faire via son client mail un "reply to all" qui a pour conséquence d'avoir un post double (vers la personne qui a envoyé le mail et vers la liste de diffusion)

Le but de la configuration ci-après est de simplifier la réponse aux e-mails envoyés sur la liste de diffusion en proposant par défaut une réponse vers la liste de diffusion. Ainsi, inutile de faire un "reply to all", un simple "reply" enverra la réponse à la liste de diffusion.

  • Cherchez Where are replies to list messages directed? ou Destination des réponses aux messages adressés à la liste ?
  • Choisir This list ou Cette liste

Afin d'éviter que certains messages soient traités en spam, effectuer les actions suivantes :

  • chercher Should the Sender header be rewritten for this mailing list to avoid stray bounces?
  • Sélectionner No

Suppression de la limitation de la taille des emails

  • cherchez Maximum length in kilobytes (KB) of a message body ou Taille maximale en kilo-octets (ko) du corps d'un message
  • mettre 0

Rappels mensuels de mot de passe

  • chercher Send monthly password reminders? ou Envoyer les rappels mensuels de mot de passe ?
  • mettre No ou Non

Nombre maximum de membres à afficher

  • chercher Maximum number of member to show on one page of Membership List
  • mettre 100

Non-digest options

  • Can subscribers choose to receive mail immediately, rather than in batched digests? mettre Yes

Suppression du pied de page

  • Vider le contenu de Footer added to mail sent to regular list members

Digest options

  • Can list members choose to receive list traffic bunched in digests? mettre No

Privacy options

Rendre public/privé l'existence de la liste

  • option Advertise this list when people ask what lists are on this machine?
  • Sélection No ou Yes selon ce que l'on souhaite (Nous préconisons No)

Gestion de l'acceptation des e-mails reçus sur la liste de diffusion

  • choisir le sous-menu Sender filters.
  • vous pouvez alors configurer vos filtres d'envoi divisés en deux filtres :
    • Member filters
    • Non-member filters.

Interdire les abonnés de pouvoir poster sur la liste

Pour interdire à tous les abonnés la possibilité de poster un e-mail sur la liste de diffusion, il faut les modérer à priori.

Pour faire cela, dans le sous-formulaire Member filters :

  • Dans le champ By default, should new list member postings be moderated?, sélectionner Yes
  • Dans le champ Action to take when a moderated member posts to the list., sélectionner Hold

Ainsi, à chaque fois qu'une nouvelle adresse sera inscrite sur la liste de diffusion, elle sera automatiquement modérée et du coup, si un utilisateur tente de poster un message sur la liste de diffusion, alors son e-mail sera mis en attente et vous pourrez soit l'accepter, le rejeter ou le supprimer. (cf. la différence entre rejeter et supprimer).

Il faut ensuite donner l'autorisation à certaines adresses e-mails à pouvoir poster sans modération.

Autoriser certains tiers (=non abonnés) à poster des e-mails sur la liste de diffusion

Si vous voulez autoriser certaines adresses à envoyer des e-mails à la liste de diffusion sans pour autant que ces adresses doivent s'abonner à la liste de diffusion comme par exemple, pour autoriser no-reply@openflyers.com à envoyer des e-mails en copie cachée.

Pour faire cela, dans le sous-formulaire Non-member filters :

  • on ajoute no-reply@openflyers.com dans le champ de l'option List of non-member addresses whose postings should be automatically accepted..

Empêcher les envois des tiers (=non abonnés)

Si vous voulez exclure toutes les autres adresses sans préférence (sauf celle de la Mailing List) par exemple dans le but d'empêcher notamment la diffusion de spams sur la liste de diffusion

  • option Action to take for postings from non-members for which no explicit action is defined. à mettre sur :
    • Hold si vous voulez les modérer,
    • Reject pour les refuser en renvoyant un message
    • Discard pour qu'il ne se passe rien (aucun message ne sera renvoyé et les éventuels emails non autorisés vont être effacés).

Voir la différence entre e-mail rejeté (=Reject) et supprimé (=Discard)

Recipient Filters

Accepter des messages sans l'adresse explicite de la liste de diffusion

Si vous voulez accepter des messages dont l'adresse de la liste de diffusion n'est pas indiquée en destinataire ou en copie :

  • Mettre No à l'option Must posts have list named in destination (to, cc) field (or be among the acceptable alias names, specified below)?

Archiving Options

  • Archive messages? mettre No
  • Is archive file source for public or private archival? mettre private

Utilisation de la liste

Abonner massivement les utilisateurs

  • Il faut d'abord générer un fichier avec les adresses e-mail. Cela peut se faire, dans OpenFlyers, en créant un rapport. Voici les rapports par version permettant d'obtenir la liste des adresses e-mail : rapport permettant d'obtenir la liste des adresses e-mail pour import dans la liste de diffusion.
  • Puis dans l'interface mailman, cliquer sur Membership Management... (ou Gestion des abonnements, puis sur Mass Subscription (ou Abonnements en nombre)
  • Dans le champ Enter one address per line below... (ou Entrer une adresse par ligne ci-dessous...), saisir la liste des utilisateurs à importer
  • Cliquer sur le bouton Submit Your Changes (ou Soumettre vos modifications)

Abonner un nouvel utilisateur à la liste depuis OpenFlyers

Lorsque vous renseignez la fiche d'un nouvel utilisateur (membre, client, etc.), vous pouvez l'abonner à la liste de diffusion directement depuis OpenFlyers. Cela se fait dans le formulaire de création ou de modification de l'utilisateur (AJOUTER UN UTILISATEUR / MODIFIER UN UTILISATEUR) au niveau du champ Liste de diffusion en sélectionnant Abonner puis en validant le formulaire.

Abonnement / désabonnement de la liste par l'utilisateur

Un utilisateur peut de lui-même s'abonner ou se désabonner à la liste de diffusion depuis son interface Données > Affichage et fiche personnelle puis en cliquant sur les boutons S'ABONNER ou SE DESABONNER.

Changer d'adresse e-mail inscrite dans la liste de diffusion

  • Aller dans Données > Affichage et fiche personnelle

Ne pas modifier l'adresse e-mail inscrite.

  • Cliquer sur le bouton SE DESABONNER
  • Modifier l'adresse e-mail inscrite dans le champ E-mail
  • Cliquer sur le bouton Sauver tout en bas de la page afin d'enregistrer cette nouvelle adresse dans la base de données OpenFlyers de la plateforme.
  • Cliquer sur le bouton S'ABONNER afin que l'adresse enregistrée en base de données soit rajouter à la liste de diffusion.

Accepter un e-mail modéré et placé en attente

Lorsque l'adresse e-mail envoyant un message est modéré et placé en attente, alors l'e-mail envoyé est placé en attente et le gestionnaire de la liste de diffusion reçoit un e-mail de l'adresse nom_de_la_plateforme-ml-owner@openflyers.info avec comme titre nom-de-la-plateforme-ml post from adresse@quelque.chose requires approval en remplaçant nom_de_la_plateforme-ml par le nom de votre liste de diffusion.

Le gestionnaire se retrouve sur la même interface de gestion des messages en attente que s'il avait cliqué sur le lien Tend to pending moderator requests présent dans l'interface de gestion de la liste de diffusion.

  • En-dessous du titre Held Messages apparait un tableau avec la liste des message en attente d'acceptation (=Accept), de rejet (=Reject) ou de suppression (=Discard). Voir la différence entre e-mail rejeté (=Reject) et supprimé (=Discard)
  • Pour accepter un message, il faut cliquer sur la puce Accept de la ligne du message puis cliquer sur le bouton en-dessous du tableau Submit All Data

Autoriser une adresse e-mail à poster sur la liste de diffusion sans modération

Pour qu'une adresse e-mail soit autorisée à poster sans modération sur la liste de diffusion :

  • Se connecter à l'interface de gestion de la liste
  • Gestion des abonnements > Liste des abonnements
  • Trouver l'adresse e-mail concernée
  • Vérifier que la check-box mod est décochée

Envoyer un e-mail sur la liste de diffusion

Si le nom de la liste de diffusion est quelquechose-ml@openflyers.info, alors pour envoyer un e-mail à toutes les personnes inscrites sur cette liste, il suffit d'envoyer un e-mail à l'adresse quelquechose-ml@openflyers.info.


Attention : l'e-mail ne sera diffusé que si l'adresse e-mail de l'envoyeur est autorisée pour diffuser des e-mails.

Obtenir la liste des e-mails inscrits à la liste de diffusion

  • Une fois connecté sur le gestionnaire de la liste de diffusion, cliquer sur Membership Management....
  • On se retrouve alors par défaut sur la page Membership List qui permet de visualiser l'ensemble des personnes inscrites sur la liste de diffusion.

Questions fréquentes

Comment configurer la liste de diffusion pour ne pas recevoir de spams ?

  • La première chose à faire est de cacher la liste. Cela n'empêchera pas de recevoir de spams mais cela limitera le travail du serveur qui héberge votre liste de diffusion. Pour cela il suffit de rendre privé la liste de

diffusion.

  • Par contre, la solution radicale pour ne pas recevoir de spams sur la liste de diffusion consiste tout simplement à bannir les messages provenant de personnes qui ne sont pas abonnées à la liste de diffusion. Pour cela, il suffit d'empêcher les envois des tiers.
  • Et s'il faut malgré permettre à tel ou tel adresse email, non inscrite sur la liste de diffusion, de pouvoir poster un message, alors il suffit d'autoriser ce tiers à poster des emails sur la liste.