Version actuelle en date du 10 juin 2021 à 11:02

Liste de diffusion Mailman proposée aux clients OpenFlyers.

Présentation

Quelque soit la formule d'abonnement (hors abonnement Solo), chaque plateforme OpenFlyers a droit à une liste de diffusion et une seule. Cette liste de diffusion est couplée à la plateforme OpenFlyers de la structure.

Différence entre e-mail rejeté (=Reject) et supprimé (=Discard)

Lors du traitement des e-mails envoyé à la liste de diffusion, il est possible de façon automatique ou manuelle de refuser la diffusion d'un e-mail sur la liste de diffusion de 2 façons : soit en le rejetant soit en le supprimant. La différence entre rejeter et supprimer vient du fait que pour un message rejeté l'envoyeur sera avisé par e-mail du rejet de son envoi alors que pour un message supprimé, il n'aura pas de notification.

Conseil OpenFlyers :

• Dans le cas d'une politique de traitement des spams il est judicieux de ne pas retourner d'e-mail à l'envoyeur qui est souvent un robot afin de ne pas lui confirmer l'existence de l'adresse e-mail de la liste de diffusion.

Configuration de la liste

Créer une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers

• Admin > Structure > Coordonnées
• Champ Type de liste de diffusion, sélectionner hostedMailman
• Cliquer sur le bouton Enregistrer

La liste de diffusion nomdelastructure-ml@openflyers.info est alors automatiquement créée selon le paramétrage présenté dans le chapitre Paramètres de création de la liste de diffusion.

Sur cette même page, apparait alors de nouveaux boutons.

Pour abonner l'ensemble des utilisateurs actifs à la liste de diffusion, il faut cliquer sur le bouton Synchroniser la liste. Cela permet d'abonner tous les utilisateurs actifs et cela également supprime toutes les adresses emails qui ne correspondent plus à des utilisateurs actifs.

Il est également possible :

• soit d'Autoriser tous les abonnés a envoyer des emails
• soit d'Interdire à tous les abonnés d'envoyer des emails

Enfin, des informations supplémentaires apparaissent qui permettent d'avoir une vue synthétique sur l'état des abonnements et des autorisations à la liste de diffusion :

• Nombre d'adresses emails abonnées : X
• Nombre d'abonnés autorisés à envoyer des emails : X
• Nombre d'abonnés interdits d'envoyer des emails : X
• Nombre d'adresses emails abonnées qui ne correspondent pas à des utilisateurs actifs : X

Les utilisateurs ont la possibilité de gérer eux-mêmes leur abonnement à la liste de diffusion en suivant la procédure Gérer l'abonnement à la liste de diffusion

Pour autoriser uniquement certains utilisateurs à envoyer des emails, il faut suivre la procédure Gérer l'autorisation d'envoi d'emails pour un utilisateur.

Paramètres de création de la liste de diffusion

Lors de la création de la liste de diffusion, elle est créée avec différents paramètres qui sont les suivants. Ces paramètres ne sont pas modifiables. Ils ont été définis par OpenFlyers afin d'assurer la confidentialité des données et sont adaptés aux structures clientes.

Paramètres liés à la liste :

• L'administrateur ne reçoit pas d'email de notification de création
• Le contenu de la liste n'est pas archivé
• Elle n'est pas visible sur internet

Pour les abonnements :

• Il n'y a pas d'envoi d'email de bienvenue
• Il n'y a pas de contrôle d'abonnement, c'est à dire que l'administrateur n'a pas besoin de confirmer manuellement chaque nouvel abonné

Pour l'envoi des emails :

• Il n'y a pas limite de taille
• Il n'y a pas de limite de caractère
• Les réponses sur la liste se font sur l'adresse email de la liste de diffusion
• Il n'y a pas de limitation de nombre d'email

Utilisation de la liste

Autoriser tous les abonnés a envoyer des emails

• Admin > Structure > Coordonnées
• Cliquer sur le bouton Autoriser tous les abonnés à envoyer des emails

Gérer l'abonnement d'un utilisateur

• Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs
• Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne de l'utilisateur concerné
• Section Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info
• Cocher/décocher la case à cocher Abonné(e)
• Cliquer sur le bouton Enregistrer

Les utilisateurs ont la possibilité de gérer eux-mêmes leur abonnement à la liste de diffusion en suivant la procédure Gérer l'abonnement à la liste de diffusion

Gérer l'autorisation d'envoi d'emails pour un utilisateur

• Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs
• Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne de l'utilisateur concerné
• Section Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info
• Cocher/décocher la case à cocher Autoriser à envoyer des emails dans la liste de diffusion
• Cliquer sur le bouton Enregistrer

La case à cocher Autoriser à envoyer des emails dans la liste de diffusion est grisée lorsque l'utilisateur n'est pas abonné.

Changer d'adresse e-mail abonnée

• Données > Affichage et fiche personnelle
• Modifier l'adresse e-mail inscrite dans le champ E-mail
• Cliquer sur le bouton Sauver

Le changement d'adresse email inscrite dans OpenFlyers se synchronise avec la liste de diffusion

Interdire à tous les abonnés d'envoyer des emails

• Admin > Structure > Coordonnées
• Cliquer sur le bouton Interdire à tous les abonnés d'envoyer des emails

Envoyer un e-mail sur la liste de diffusion

Si le nom de la liste de diffusion est quelquechose-ml@openflyers.info, alors pour envoyer un e-mail à toutes les personnes inscrites sur cette liste, il suffit d'envoyer un e-mail à l'adresse quelquechose-ml@openflyers.info.

Attention : l'e-mail ne sera diffusé que si l'adresse e-mail de l'envoyeur est autorisée à envoyer des e-mails. Dans le cas contraire, l'utilisateur tenant d'envoyer un email reçoit une réponse par email de refus de diffusion.

Synchroniser la liste de diffusion

Cette fonctionnalité abonne tous les utilisateurs de la base de données de la structure et supprime toutes les adresses emails abonnées qui ne correspondent plus à des utilisateurs actifs

• Admin > Structure > Coordonnées
• Cliquer sur le bouton Synchroniser la liste de diffusion