Liste de diffusion : Différence entre versions

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(→‎Envoyer un e-mail sur la liste de diffusion)
(→‎Créer une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers)
 
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__TOC__
 
=Présentation=
 
=Présentation=
−
Quelque soit la formule d'abonnement (hors abonnement Solo), chaque plateforme OpenFlyers a droit à une liste de diffusion. Les abonnements Business et Première ont droit à plusieurs listes de diffusion. Pour l'abonnement First-Price, les listes de diffusion supplémentaires font l'objet d'une facturation.
+
Quelque soit la formule d'abonnement (hors abonnement Solo), chaque plateforme OpenFlyers a droit à une liste de diffusion et une seule. Cette liste de diffusion est couplée à la plateforme OpenFlyers de la structure.
−
 
+
−
Il est possible de coupler une seule liste de diffusion à la plateforme OpenFlyers de la structure. Pour ce faire, il faut :
+
−
*Envoyer un e-mail demandant la création d'une telle liste.
+
−
Elle sera sous la forme ''nom_du_club-ml@openflyers.info''
+
−
 
+
−
Ensuite nous effectuons les opérations suivantes :
+
−
*Création de la liste de diffusion
+
−
*Couplage à la plateforme OpenFlyers dans le cas d'une première liste de diffusion
+
−
*Paramétrage de la liste par défaut selon nos recommandons ci-dessous
+
−
*Notification de cette création par retour d'e-mail
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+
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'''Attention à ne pas perdre le mot de passe !'''
+
−
 
+
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En effet, en cas de perte, vous devez nous en demander la ré-initialisation par e-mail. Cette opération peut être payante suivant l'[http://www.openflyers.com/doc/catalogue_tarifaire.pdf abonnement souscrit].
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−
 
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Lorsque la liste diffusion est créée, vous pouvez :
+
−
*[[#Accès_à_l'interface_de_gestion_de_la_liste_de_diffusion|gérer cette liste de diffusion]].
+
−
*[[#Abonner_massivement_les_utilisateurs|Alimenter la liste avec les adresses e-mails]] que vous souhaitez inscrire, depuis l'interface mailman.
+
−
*Abonner/désabonner un utilisateur depuis l'interface OpenFlyers (les utilisateurs peuvent en faire de même) dans le cas d'une première liste de diffusion.
+
−
 
+
−
Il est également possible d'inscrire toute adresse e-mail qui ne serait pas dans la base de données OpenFlyers. Dans ce cas, il faut passer par l'[[#Accès_à_l'interface_de_gestion_de_la_liste_de_diffusion|interface de mailman]].
+
  
 
==Différence entre e-mail rejeté (=Reject) et supprimé (=Discard)==
 
==Différence entre e-mail rejeté (=Reject) et supprimé (=Discard)==
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=Configuration de la liste=
 
=Configuration de la liste=
−
==Accès à l'interface de gestion de la liste de diffusion==
+
==Créer une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers==
−
L'interface de gestion mailman de la liste de diffusion se trouve à l'adresse suivante : https://lists.openflyers.info/mailman/admin/nom_de_la_plateforme-ml en remplaçant '''nom_de_la_plateforme-ml''' par le nom de votre liste de diffusion
+
*'''Admin > Structure > Coordonnées'''
 +
*Champ '''Type de liste de diffusion''', sélectionner ''hostedMailman''
 +
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
  
−
==Présentation de l'interface mailman==
+
La liste de diffusion ''nomdelastructure-ml@openflyers.info'' est alors automatiquement créée selon le paramétrage présenté dans le chapitre [[#Paramètres-de-création-de-la-liste-de-diffusion|Paramètres de création de la liste de diffusion]].
−
Une fois arrivé sur l'interface d'administration, vous pouvez configurer votre Mailing List. Vous verrez divers liens (qu'on nommera menu) groupés par rubriques.
+
  
−
Dans l'interface mailman, il est possible de définir un certain nombre de paramétrages comme :
+
Sur cette même page, apparait alors de nouveaux boutons.
−
*la langue par défaut ('''Language options'''). La langue par défaut de l'interface est l'anglais. Le français n'apparaît pas dans le menu déroulant. Il faut au préalable l'importer dans ce menu. Pour cela, cocher '''French''' puis cliquer sur '''Submit Your Changes'''. Sélectionner ensuite '''French''' qui est apparu dans le menu déroulant. Cliquer sur '''Submit Your Changes''' une nouvelle fois. L'interface est désormais en français.
+
−
*la notification d'inscription à la liste de diffusion des nouveaux membres
+
−
*les autorisations de diffusion des e-mails sur la liste
+
  
−
''N'hésitez-pas à nous communiquer tout élément de configuration pour que nous l'indiquions ici afin d'aider les autres administrateurs.''
+
Pour abonner l'ensemble des utilisateurs actifs à la liste de diffusion, il faut cliquer sur le bouton [[#Synchroniser-la-liste-de-diffusion|Synchroniser la liste]]. Cela permet d'abonner tous les utilisateurs actifs et cela également supprime toutes les adresses emails qui ne correspondent plus à des utilisateurs actifs.
  
−
Vous pouvez également retrouver la [http://www.gnu.org/software/mailman/mailman-admin/index.html documentation complète sur mailman].
+
Il est également possible :
 +
*soit d'[[#Autoriser-tous-les-abonnés-a-envoyer-des-emails|Autoriser tous les abonnés a envoyer des emails]]
 +
*soit d'[[#Interdire-à-tous-les-abonnés-d'envoyer-des-emails|Interdire à tous les abonnés d'envoyer des emails]]
  
−
==General Options==
+
Enfin, des informations supplémentaires apparaissent qui permettent d'avoir une vue synthétique sur l'état des abonnements et des autorisations à la liste de diffusion :
−
===Gestion du champ reply-to===
+
*Nombre d'adresses emails abonnées : X
−
Par défaut, lorsqu'on répond la réponse est envoyée uniquement à la personne qui a posté le mail.
+
*Nombre d'abonnés autorisés à envoyer des emails : X
 +
*Nombre d'abonnés interdits d'envoyer des emails : X
 +
*Nombre d'adresses emails abonnées qui ne correspondent pas à des utilisateurs actifs : X
  
−
Du coup, on est obligé de faire via son client mail un "reply to all" qui a pour conséquence d'avoir un post double (vers la personne qui a envoyé le mail et vers la liste de diffusion)
+
Les utilisateurs ont la possibilité de gérer eux-mêmes leur abonnement à la liste de diffusion en suivant la procédure [[Fiche-personnelle#Gérer-l'abonnement-à-la-liste-de-diffusion|Gérer l'abonnement à la liste de diffusion]]
  
−
Le but de la configuration ci-après est de simplifier la réponse aux e-mails envoyés sur la liste de diffusion en proposant par défaut une réponse vers la liste de diffusion. Ainsi, inutile de faire un "reply to all", un simple "reply" enverra la réponse à la liste de diffusion.
+
Pour autoriser uniquement certains utilisateurs à envoyer des emails, il faut suivre la procédure [[#Gérer-l'autorisation-d'envoi-d'emails-pour-un-utilisateur|Gérer l'autorisation d'envoi d'emails pour un utilisateur]].
  
−
*Cherchez '''Where are replies to list messages directed?''' ou '''Destination des réponses aux messages adressés à la liste ?'''
+
==Paramètres de création de la liste de diffusion==
−
*Choisir '''This list''' ou '''Cette liste'''
+
Lors de la création de la liste de diffusion, elle est créée avec différents paramètres qui sont les suivants. Ces paramètres ne sont pas modifiables. Ils ont été définis par OpenFlyers afin d'assurer la confidentialité des données et sont adaptés aux structures clientes.
  
−
Afin d'éviter que certains messages soient traités en spam, effectuer les actions suivantes :
+
Paramètres liés à la liste :
−
*chercher '''Should the Sender header be rewritten for this mailing list to avoid stray bounces?'''
+
*L'administrateur ne reçoit pas d'email de notification de création
−
*Sélectionner '''No'''
+
*Le contenu de la liste n'est pas archivé
 +
*Elle n'est pas visible sur internet
  
−
===Suppression de la limitation de la taille des emails===
+
Pour les abonnements :
−
*cherchez '''Maximum length in kilobytes (KB) of a message body''' ou '''Taille maximale en kilo-octets (ko) du corps d'un message'''
+
*Il n'y a pas d'envoi d'email de bienvenue
−
*mettre 0
+
*Il n'y a pas de contrôle d'abonnement, c'est à dire que l'administrateur n'a pas besoin de confirmer manuellement chaque nouvel abonné
  
−
===Rappels mensuels de mot de passe===
+
Pour l'envoi des emails :
−
*chercher '''Send monthly password reminders?''' ou '''Envoyer les rappels mensuels de mot de passe ?'''
+
*Il n'y a pas limite de taille
−
*mettre '''No''' ou '''Non'''
+
*Il n'y a pas de limite de caractère
 +
*Les réponses sur la liste se font sur l'adresse email de la liste de diffusion
 +
*Il n'y a pas de limitation de nombre d'email
  
−
===Nombre maximum de membres à afficher===
+
=Utilisation de la liste=
−
*chercher '''Maximum number of member to show on one page of Membership List'''
+
==Autoriser tous les abonnés a envoyer des emails==
−
*mettre '''100'''
+
*'''Admin > Structure > Coordonnées'''
 +
*Cliquer sur le bouton '''Autoriser tous les abonnés à envoyer des emails'''
  
−
==Non-digest options==
+
==Gérer l'abonnement d'un utilisateur==
−
*'''Can subscribers choose to receive mail immediately, rather than in batched digests?''' mettre Yes
+
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
−
===Suppression du pied de page===
+
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne de l'utilisateur concerné
−
*Vider le contenu de '''Footer added to mail sent to regular list members'''
+
*Section '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
 +
*Cocher/décocher la case à cocher '''Abonné(e)'''
 +
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
  
−
==Digest options==
+
Les utilisateurs ont la possibilité de gérer eux-mêmes leur abonnement à la liste de diffusion en suivant la procédure [[Fiche-personnelle#Gérer-l'abonnement-à-la-liste-de-diffusion|Gérer l'abonnement à la liste de diffusion]]
−
*'''Can list members choose to receive list traffic bunched in digests?''' mettre No
+
−
==Privacy options==
+
−
===Rendre public/privé l'existence de la liste===
+
−
*option '''Advertise this list when people ask what lists are on this machine?'''
+
−
*Sélection '''No''' ou '''Yes''' selon ce que l'on souhaite (Nous préconisons '''No''')
+
  
−
===Gestion de l'acceptation des e-mails reçus sur la liste de diffusion===
+
==Gérer l'autorisation d'envoi d'emails pour un utilisateur==
−
*choisir le sous-menu '''Sender filters'''.
+
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
−
*vous pouvez alors configurer vos filtres d'envoi divisés en deux filtres :
+
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne de l'utilisateur concerné
−
**'''Member filters'''
+
*Section '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
−
**'''Non-member filters'''.
+
*Cocher/décocher la case à cocher '''Autoriser à envoyer des emails dans la liste de diffusion'''
 +
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
  
−
====Interdire les abonnés de pouvoir poster sur la liste====
+
La case à cocher '''Autoriser à envoyer des emails dans la liste de diffusion''' est grisée lorsque l'utilisateur n'est pas abonné.
−
Pour interdire à tous les abonnés la possibilité de poster un e-mail sur la liste de diffusion, il faut les modérer à priori.
+
  
−
Pour faire cela, dans le sous-formulaire '''Member filters''' :
+
==Changer d'adresse e-mail abonnée==
−
*Dans le champ '''By default, should new list member postings be moderated?''', sélectionner '''Yes'''
+
*'''Données > Affichage et fiche personnelle'''  
−
*Dans le champ '''Action to take when a moderated member posts to the list.''', sélectionner '''Hold'''
+
−
 
+
−
Ainsi, à chaque fois qu'une nouvelle adresse sera inscrite sur la liste de diffusion, elle sera automatiquement modérée et du coup, si un utilisateur tente de poster un message sur la liste de diffusion, alors son e-mail sera mis en attente et vous pourrez soit l'accepter, le rejeter ou le supprimer. (cf. [[#Différence_entre_e-mail_rejeté_(=Reject)_et_supprimé_(=Discard)|la différence entre rejeter et supprimer]]).
+
−
 
+
−
Il faut ensuite [[#Autoriser_une_adresse_e-mail_à_poster_sur_la_liste_de_diffusion_sans_modération|donner l'autorisation à certaines adresses e-mails à pouvoir poster sans modération]].
+
−
 
+
−
====Autoriser certains tiers (=non abonnés) à poster des e-mails sur la liste de diffusion====
+
−
Si vous voulez autoriser certaines adresses à envoyer des e-mails à la liste de diffusion sans pour autant que ces adresses doivent s'abonner à la liste de diffusion comme par exemple, pour autoriser no-reply@openflyers.com à envoyer des e-mails en copie cachée.
+
−
 
+
−
Pour faire cela, dans le sous-formulaire '''Non-member filters''' :
+
−
*on ajoute no-reply@openflyers.com dans le champ de l'option ''List of non-member addresses whose postings should be automatically accepted.''.
+
−
 
+
−
====Empêcher les envois des tiers (=non abonnés)====
+
−
Si vous voulez exclure toutes les autres adresses sans préférence (sauf celle de la Mailing List) par exemple dans le but d'empêcher notamment la diffusion de spams sur la liste de diffusion
+
−
 
+
−
*option '''Action to take for postings from non-members for which no explicit action is defined.''' à mettre sur :
+
−
**'''Hold''' si vous voulez les modérer,
+
−
**'''Reject''' pour les refuser en renvoyant un message
+
−
**'''Discard''' pour qu'il ne se passe rien (aucun message ne sera renvoyé et les éventuels emails non autorisés vont être effacés).
+
−
Voir la [[#Différence_entre_e-mail_rejeté_(=Reject)_et_supprimé_(=Discard)|différence entre e-mail rejeté (=Reject) et supprimé (=Discard)]]
+
−
 
+
−
===Recipient Filters===
+
−
====Accepter des messages sans l'adresse explicite de la liste de diffusion====
+
−
Si vous voulez accepter des messages dont l'adresse de la liste de diffusion n'est pas indiquée en destinataire ou en copie :
+
−
*Mettre '''No''' à l'option '''Must posts have list named in destination (to, cc) field (or be among the acceptable alias names, specified below)?'''
+
−
 
+
−
==Archiving Options==
+
−
*'''Archive messages?''' mettre No
+
−
*'''Is archive file source for public or private archival?''' mettre private
+
−
 
+
−
=Utilisation de la liste=
+
−
==Abonner massivement les utilisateurs==
+
−
*Il faut d'abord générer un fichier avec les adresses e-mail. Cela peut se faire, dans OpenFlyers, en [[Gestion des rapports#Ajouter_un_rapport|créant un rapport]]. Voici les rapports par version permettant d'obtenir la liste des adresses e-mail : [[OF_doc-en:Users-exports-4#User-e-mails-list|rapport permettant d'obtenir la liste des adresses e-mail pour import dans la liste de diffusion]].
+
−
*Puis dans l'[[#Accès_à_l'interface_de_gestion_de_la_liste_de_diffusion|interface mailman]], cliquer sur '''Membership Management...''' (ou '''Gestion des abonnements''', puis sur '''Mass Subscription''' (ou '''Abonnements en nombre''')
+
−
*Dans le champ '''Enter one address per line below...''' (ou '''Entrer une adresse par ligne ci-dessous...'''), saisir la liste des utilisateurs à importer
+
−
*Cliquer sur le bouton '''Submit Your Changes''' (ou '''Soumettre vos modifications''')
+
−
 
+
−
==Abonner un nouvel utilisateur à la liste depuis OpenFlyers==
+
−
Lorsque vous renseignez la fiche d'un nouvel utilisateur (membre, client, etc.), vous pouvez l'abonner à la liste de diffusion directement depuis OpenFlyers. Cela se fait dans le formulaire de création ou de modification de l'utilisateur ('''AJOUTER UN UTILISATEUR''' / '''MODIFIER UN UTILISATEUR''') au niveau du champ '''Liste de diffusion''' en sélectionnant '''Abonner''' puis en validant le formulaire.
+
−
 
+
−
==Abonnement / désabonnement de la liste par l'utilisateur==
+
−
Un utilisateur peut de lui-même s'abonner ou se désabonner à la liste de diffusion depuis son interface '''Données > Affichage et fiche personnelle''' puis en cliquant sur les boutons '''S'ABONNER''' ou '''SE DESABONNER'''.
+
−
 
+
−
===Changer d'adresse e-mail inscrite dans la liste de diffusion===
+
−
*Aller dans '''Données > Affichage et fiche personnelle'''
+
−
Ne pas modifier l'adresse e-mail inscrite.
+
−
*Cliquer sur le bouton '''SE DESABONNER'''
+
 
*Modifier l'adresse e-mail inscrite dans le champ '''E-mail'''
 
*Modifier l'adresse e-mail inscrite dans le champ '''E-mail'''
−
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas de la page afin d'enregistrer cette nouvelle adresse dans la base de données OpenFlyers de la plateforme.
+
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''
−
*Cliquer sur le bouton '''S'ABONNER''' afin que l'adresse enregistrée en base de données soit rajouter à la liste de diffusion.
+
Le changement d'adresse email inscrite dans OpenFlyers se synchronise avec la liste de diffusion
  
−
==Accepter un e-mail modéré et placé en attente==
+
==Interdire à tous les abonnés d'envoyer des emails==
−
Lorsque l'adresse e-mail envoyant un message est modéré et placé en attente, alors l'e-mail envoyé est placé en attente et le gestionnaire de la liste de diffusion reçoit un e-mail de l'adresse ''nom_de_la_plateforme-ml-owner@openflyers.info''  avec comme titre ''nom-de-la-plateforme-ml post from adresse@quelque.chose requires approval'' en remplaçant '''nom_de_la_plateforme-ml''' par le nom de votre liste de diffusion.
+
*'''Admin > Structure > Coordonnées'''
−
*Il doit cliquer sur le lien présent dans l'e-mail ''http://lists.openflyers.info/cgi-bin/mailman/admindb/nom_de_la_plateforme-ml'' en remplaçant '''nom_de_la_plateforme-ml''' par le nom de votre liste de diffusion.
+
*Cliquer sur le bouton '''Interdire à tous les abonnés d'envoyer des emails'''
−
Le gestionnaire se retrouve sur la même interface de gestion des messages en attente que s'il avait cliqué sur le lien '''Tend to pending moderator requests''' présent dans l'[[#Accès_à_l'interface_de_gestion_de_la_liste_de_diffusion|interface de gestion de la liste de diffusion]].
+
−
*En-dessous du titre '''Held Messages''' apparait un tableau avec la liste des message en attente d'acceptation (='''Accept'''), de rejet (='''Reject''') ou de suppression (='''Discard'''). Voir la [[#Différence_entre_e-mail_rejeté_(=Reject)_et_supprimé_(=Discard)|différence entre e-mail rejeté (=Reject) et supprimé (=Discard)]]
+
−
*Pour accepter un message, il faut cliquer sur la puce '''Accept''' de la ligne du message puis cliquer sur le bouton en-dessous du tableau '''Submit All Data'''
+
−
 
+
−
==Autoriser une adresse e-mail à poster sur la liste de diffusion sans modération==
+
−
Pour qu'une adresse e-mail soit autorisée à poster sans modération sur la liste de diffusion :
+
−
*Se connecter à l'interface de gestion de la liste
+
−
*'''Gestion des abonnements > Liste des abonnements'''
+
−
*Trouver l'adresse e-mail concernée
+
−
*Vérifier que la check-box '''mod''' est décochée
+
  
 
==Envoyer un e-mail sur la liste de diffusion==
 
==Envoyer un e-mail sur la liste de diffusion==
 
Si le nom de la liste de diffusion est quelquechose-ml@openflyers.info, alors pour envoyer un e-mail à toutes les personnes inscrites sur cette liste, il suffit d'envoyer un e-mail à l'adresse quelquechose-ml@openflyers.info.
 
Si le nom de la liste de diffusion est quelquechose-ml@openflyers.info, alors pour envoyer un e-mail à toutes les personnes inscrites sur cette liste, il suffit d'envoyer un e-mail à l'adresse quelquechose-ml@openflyers.info.
  
 +
Attention : l'e-mail ne sera diffusé que si l'adresse e-mail de l'envoyeur est autorisée à envoyer des e-mails. Dans le cas contraire, l'utilisateur tenant d'envoyer un email reçoit une réponse par email de refus de diffusion.
  
−
Attention : l'e-mail ne sera diffusé que si l'adresse e-mail de l'envoyeur est autorisée pour diffuser des e-mails.
+
==Synchroniser la liste de diffusion==
−
 
+
Cette fonctionnalité abonne tous les utilisateurs de la base de données de la structure et supprime toutes les adresses emails abonnées qui ne correspondent plus à des utilisateurs actifs
−
==Modifier les modérateurs de la liste de diffusion==
+
−
Les modérateurs sont soient les administrateurs, soient les modérateurs.
+
−
 
+
−
Pour modifier les administrateurs ou les modérateurs, cela se fait dans '''General Options''' ou '''Options générales'''.
+
−
 
+
−
Les administrateurs sont listés dans le champ '''The list administrator email addresses.'''
+
−
 
+
−
Les modérateurs sont listés dans le champ '''The list moderator email addresses.'''
+
−
 
+
−
Après modification de l'un de ces champs, il faut cliquer tout en bas sur le bouton '''Submit Your Changes'''.
+
−
 
+
−
==Obtenir la liste des e-mails inscrits à la liste de diffusion==
+
−
*Une fois connecté sur le [[#liste_de_diffusion_Mailman_proposée_pour_les_clients_OpenFlyers|gestionnaire de la liste de diffusion]], cliquer sur '''Membership Management...'''.
+
−
*On se retrouve alors par défaut sur la page '''Membership List''' qui permet de visualiser l'ensemble des personnes inscrites sur la liste de diffusion.
+
  
−
=Questions fréquentes=
+
*'''Admin > Structure > Coordonnées'''
−
==Comment configurer la liste de diffusion pour ne pas recevoir de spams ?==
+
*Cliquer sur le bouton '''Synchroniser la liste de diffusion'''
−
*La première chose à faire est de cacher la liste. Cela n'empêchera pas de recevoir de spams mais cela limitera le travail du serveur qui héberge votre liste de diffusion. Pour cela il suffit de [[#Rendre-public/privé-l'existence-de-la-liste|rendre privé la liste de
+
−
diffusion]].
+
−
*Par contre, la solution radicale pour ne pas recevoir de spams sur la liste de diffusion consiste tout simplement à bannir les messages provenant de personnes qui ne sont pas abonnées à la liste de diffusion. Pour cela, il suffit d'[[#Empêcher-les-envois-des-tiers-(=non-abonnés)|empêcher les envois des tiers]].
+
−
*Et s'il faut malgré permettre à tel ou tel adresse email, non inscrite sur la liste de diffusion, de pouvoir poster un message, alors il suffit d'[[#Autoriser-certains-tiers-(=non-abonnés)-à-poster-des-e-mails-sur-la-liste-de-diffusion|autoriser ce tiers à poster des emails sur la liste]].
+

Version actuelle en date du 10 juin 2021 à 11:02

Liste de diffusion Mailman proposée aux clients OpenFlyers.

Présentation

Quelque soit la formule d'abonnement (hors abonnement Solo), chaque plateforme OpenFlyers a droit à une liste de diffusion et une seule. Cette liste de diffusion est couplée à la plateforme OpenFlyers de la structure.

Différence entre e-mail rejeté (=Reject) et supprimé (=Discard)

Lors du traitement des e-mails envoyé à la liste de diffusion, il est possible de façon automatique ou manuelle de refuser la diffusion d'un e-mail sur la liste de diffusion de 2 façons : soit en le rejetant soit en le supprimant. La différence entre rejeter et supprimer vient du fait que pour un message rejeté l'envoyeur sera avisé par e-mail du rejet de son envoi alors que pour un message supprimé, il n'aura pas de notification.

Conseil OpenFlyers :

  • Dans le cas d'une politique de traitement des spams il est judicieux de ne pas retourner d'e-mail à l'envoyeur qui est souvent un robot afin de ne pas lui confirmer l'existence de l'adresse e-mail de la liste de diffusion.

Configuration de la liste

Créer une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers

  • Admin > Structure > Coordonnées
  • Champ Type de liste de diffusion, sélectionner hostedMailman
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer

La liste de diffusion nomdelastructure-ml@openflyers.info est alors automatiquement créée selon le paramétrage présenté dans le chapitre Paramètres de création de la liste de diffusion.

Sur cette même page, apparait alors de nouveaux boutons.

Pour abonner l'ensemble des utilisateurs actifs à la liste de diffusion, il faut cliquer sur le bouton Synchroniser la liste. Cela permet d'abonner tous les utilisateurs actifs et cela également supprime toutes les adresses emails qui ne correspondent plus à des utilisateurs actifs.

Il est également possible :

Enfin, des informations supplémentaires apparaissent qui permettent d'avoir une vue synthétique sur l'état des abonnements et des autorisations à la liste de diffusion :

  • Nombre d'adresses emails abonnées : X
  • Nombre d'abonnés autorisés à envoyer des emails : X
  • Nombre d'abonnés interdits d'envoyer des emails : X
  • Nombre d'adresses emails abonnées qui ne correspondent pas à des utilisateurs actifs : X

Les utilisateurs ont la possibilité de gérer eux-mêmes leur abonnement à la liste de diffusion en suivant la procédure Gérer l'abonnement à la liste de diffusion

Pour autoriser uniquement certains utilisateurs à envoyer des emails, il faut suivre la procédure Gérer l'autorisation d'envoi d'emails pour un utilisateur.

Paramètres de création de la liste de diffusion

Lors de la création de la liste de diffusion, elle est créée avec différents paramètres qui sont les suivants. Ces paramètres ne sont pas modifiables. Ils ont été définis par OpenFlyers afin d'assurer la confidentialité des données et sont adaptés aux structures clientes.

Paramètres liés à la liste :

  • L'administrateur ne reçoit pas d'email de notification de création
  • Le contenu de la liste n'est pas archivé
  • Elle n'est pas visible sur internet

Pour les abonnements :

  • Il n'y a pas d'envoi d'email de bienvenue
  • Il n'y a pas de contrôle d'abonnement, c'est à dire que l'administrateur n'a pas besoin de confirmer manuellement chaque nouvel abonné

Pour l'envoi des emails :

  • Il n'y a pas limite de taille
  • Il n'y a pas de limite de caractère
  • Les réponses sur la liste se font sur l'adresse email de la liste de diffusion
  • Il n'y a pas de limitation de nombre d'email

Utilisation de la liste

Autoriser tous les abonnés a envoyer des emails

  • Admin > Structure > Coordonnées
  • Cliquer sur le bouton Autoriser tous les abonnés à envoyer des emails

Gérer l'abonnement d'un utilisateur

  • Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs
  • Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne de l'utilisateur concerné
  • Section Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info
  • Cocher/décocher la case à cocher Abonné(e)
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer

Les utilisateurs ont la possibilité de gérer eux-mêmes leur abonnement à la liste de diffusion en suivant la procédure Gérer l'abonnement à la liste de diffusion

Gérer l'autorisation d'envoi d'emails pour un utilisateur

  • Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs
  • Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne de l'utilisateur concerné
  • Section Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info
  • Cocher/décocher la case à cocher Autoriser à envoyer des emails dans la liste de diffusion
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer

La case à cocher Autoriser à envoyer des emails dans la liste de diffusion est grisée lorsque l'utilisateur n'est pas abonné.

Changer d'adresse e-mail abonnée

  • Données > Affichage et fiche personnelle
  • Modifier l'adresse e-mail inscrite dans le champ E-mail
  • Cliquer sur le bouton Sauver

Le changement d'adresse email inscrite dans OpenFlyers se synchronise avec la liste de diffusion

Interdire à tous les abonnés d'envoyer des emails

  • Admin > Structure > Coordonnées
  • Cliquer sur le bouton Interdire à tous les abonnés d'envoyer des emails

Envoyer un e-mail sur la liste de diffusion

Si le nom de la liste de diffusion est quelquechose-ml@openflyers.info, alors pour envoyer un e-mail à toutes les personnes inscrites sur cette liste, il suffit d'envoyer un e-mail à l'adresse quelquechose-ml@openflyers.info.

Attention : l'e-mail ne sera diffusé que si l'adresse e-mail de l'envoyeur est autorisée à envoyer des e-mails. Dans le cas contraire, l'utilisateur tenant d'envoyer un email reçoit une réponse par email de refus de diffusion.

Synchroniser la liste de diffusion

Cette fonctionnalité abonne tous les utilisateurs de la base de données de la structure et supprime toutes les adresses emails abonnées qui ne correspondent plus à des utilisateurs actifs

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