Configuration des réservations extérieures

Présentation

Cette page présente le paramétrage du module de réservations extérieures.

Voir la page Utilisation des réservations extérieures pour la présentation et l'utilisation du module.

Mise en place

Créer un profil pour les utilisateurs effectuant les activités liées aux réservations extérieures

Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils, puis :

• Créer un profil pour les utilisateurs effectuant les activités liées aux réservations extérieures

Ce profil doit avoir les droits suivants afin qu'il soit possible de gérer les disponibilités des personnes concernées :

• Réservations > Planning personnel
• Réservations > Planning individuel visible pour les autres

Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils plus, colonne Profils visibles, cocher le profil précédemment créé pour les profils qui doivent pouvoir voir les lignes de réservations de ces utilisateurs ou modifier les disponibilités de ces utilisateurs.

Créer un profil pour les clients extérieurs

Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils, puis :

• Créer un profil pour les clients extérieurs. Le profil ne doit avoir aucun droit. Il doit être configuré pour être affecté automatiquement aux clients extérieurs (cf. Activer et paramétrer le module des réservations extérieures).

Gérer les places

Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils plus, dans la colonne Attribution de place :

• S'assurer que le profil des clients extérieurs puisse s'attribuer une place de pilote (place de gauche) sur les types de ressources concernés par les baptêmes de l'air.
• S'assurer que le profil des pilotes pouvant effectuer un baptême puisse s'attribuer une place d'instructeur (place de droite) sur les types de ressources concernés par les baptêmes de l'air.

Créer un type d'activité

Si ce n'est pas déjà fait, créer un type d'activité pour les réservations extérieures en allant dans Admin > Types d'activités > Actifs. Le nom du type d'activité apparaitra sur le bon de commande. Afin qu'il s'intègre correctement dans le reste de l'interface (sans créer de faute d'orthographe), le nom du type d'activité doit être un groupe nominal masculin.

Exemples :

• Baptême de l'air
• Vol découverte

Déconseillé :

• Balade découverte

Créer un type de validité pour les bons de réduction (facultatif)

Il est possible de donner la possibilité aux clients de fournir un bon de réduction. Ce bon de réduction sera ensuite stocké dans une validité. Pour ce faire :

• Aller dans Admin > Utilisateurs > Types de validités.
• Cliquer sur le bouton Ajouter un type de validité.
• Lui donner un nom comme "Bon de réduction" et cocher Associer un document.
• Valider en cliquant sur Enregistrer.
• Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils plus.
• Vérifier que les profils pouvant gérer cette validité ont bien la validité en question dans la liste Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier.

Ajouter une règle pour les réservations extérieures

Aller dans Admin > Structure > Structure > Paramétrage et descendre dans la catégorie Gestion du planning. Dans Régles de saisie XML ajouter une règle de la forme suivante :

<rule>
    <activityTypeList>
        <activityType><!-- ID de l'activité "baptême de l'air" --></activityType>
    </activityTypeList>
    <resourceTypeList minQty="1" maxQty="1">
        <resourceType>*</resourceType>
    </resourceTypeList>
    <placeList>
        <place index="0" minQty="1" maxQty="1" status="4">
            <profile><!-- ID du profil des clients extérieurs --></profile>
        </place>
        <place index="1" minQty="1" maxQty="1" status="4">
            <profile><!-- ID du profil des pilotes pouvant faire des baptême de l'air --></profile>
        </place>
    </placeList>
</rule>

Activer et paramétrer le module des réservations extérieures

• Aller dans Admin > Structure > Paramétrage > Réservations extérieures
• Sélectionner Activé(e) et cliquer sur le bouton Enregistrer

Rester sur la page.

Renseigner les champs suivants avec les paramètres souhaités :

• Heure minimale (locale) de début de réservation d'une réservation extérieure
• Heure maximale (locale) de fin de réservation d'une réservation extérieure
• Durée d'une réservation extérieure
• Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de
• Interdire d'effectuer une réservation se terminant dans plus de
• Limitation du nombre de réservations
• Champ Profil utilisateur partie prenante : sélectionner le profil créé par la procédure Créer un profil pour les utilisateurs effectuant les activités liées aux réservations extérieures
• Champ Profil à affecter aux clients : sélectionner le profil créé par la procédure Créer un profil pour les clients extérieurs
• Champ Type d'activité à affecter aux réservations : sélectionner le type d'activité à affecter aux réservations extérieures

Si un type de validité pour les bons d'achat a été créé, le sélectionner dans la liste déroulante Enregistrer le fichier du bon d'achat en tant que

• Permettre de choisir la durée d'activité
• Template de l'e-mail de confirmation de réservation (voir Template)
• Personnaliser l'objet de l'e-mail d'annulation de réservation (voir Template)
• Template de l'e-mail d'annulation de réservation (voir Template)
• Cliquer sur le bouton Enregistrer

L'interface des réservations extérieures (Planning > Planning > Réservations extérieures). Devrait désormais afficher un calendrier (vide)

Filtrer les utilisateurs/ressources prises en compte pour les créneaux horaires disponibles

Il est possible de restreindre les utilisateurs et/ou les ressources en fonction de paramètres attribués dans un champ métier utilisateur/ressource

Voici un exemple de paramétrage permettant de prendre en compte les utilisateurs en fonction de leur base géographique d'affectation :

• Aller dans Admin > Structure > Variables > Champs métiers

Sur la dernier ligne :

• Colonne Nom de variable, renseigner "locationPerson"
• Colonne Intitulé, renseigner "Base géographique"
• Colonne Catégorie, sélectionner Utilisateur
• Colonne Type de valeur, sélectionner dbObject:Location
• Cliquer sur le bouton Ajouter

• Aller dans Admin > Structure > Paramétrage > Réservations extérieures
• Champ Filtrer les utilisateurs avec le champ métier : sélectionner le champ préalablement créé Base géographique (locationPerson)
• Cliquer sur le bouton Enregistrer

Cela permet de ne prendre en compte que les utilisateurs pour lesquels le champ métier Base géographique correspond au paramètre GET locationPerson passé dans l'URL permettant d'afficher l'interface de réservations extérieures.

Exemple :

https://localhost/4.0/externalBooking.php?locationPerson=LFBD

Permet de ne prendre en compte que les utilisateurs disponibles ayant dans le champ Base géographique la valeur LFBD (BORDEAUX MERIGNAC).

Ajouter des utilisateurs

• Aller dans Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs
• Choisir un utilisateur à ajouter et cliquer sur l'icône modifier
• Dans la liste profil sélectionner le profil indiquant que l'utilisateur peut être sur des réservations extérieures
• Valider en appuyant sur le bouton Enregistrer
• Aller dans Planning > Données > (In)disponibilités et indiquer les disponibilités de l'utilisateur

Ajouter des ressources

• Aller dans Gestion > Ressources > Actives.
• Choisir la ressource à ajouter et cliquer sur l'icône modifier.
• Cocher Peut être utilisé pour les réservations extérieures dans la colonne Champs métier.
• Valider en appuyant sur le bouton Enregistrer.

Template

L'e-mail de confirmation de réservation peut être personnalisé :

• Aller dans Admin > Structure > Paramétrage > Réservations extérieures
• Modifier Template de l'e-mail de confirmation de réservation
• Valider en cliquant sur Enregistrer

L'e-mail et l'objet de l'annulation de la réservation peuvent être personnalisés :

• Aller dans Admin > Structure > Paramétrage > Réservations extérieures
• Modifier Personnaliser l'objet de l'e-mail d'annulation de réservation
• Modifier Template de l'e-mail d'annulation de réservation
• Valider en cliquant sur Enregistrer

Variables disponibles :

Nom de la variable	Valeur de la variable
%ACTIVITY_TYPE_NAME	Le nom du type d'activité affecté aux réservations.
%AUTHENTICATION_LOGIN	Le nom + prénom d'utilisateur connecté
%BOOKING_ID	Le numéro de commande. / L'identifiant de la réservation.
%CLIENT_FULL_NAME	Le nom + prénom du client.
%DATE	La date de la réservation.
%END_TIME	L'heure de fin de la réservation.
%EXTRAFIELDxx	Permet de récupérer le contenu d'un champ métier. xx = numéro d'identifiant du champ métier. Exemple : %EXTRAFIELD35
%PILOT_EMAIL	L'adresse email du pilote.
%PILOT_HOME_PHONE	Le numéro de téléphone personnel du pilote.
%PILOT_WORK_PHONE	Le numéro de téléphone professionnel du pilote.
%PILOT_CELL_PHONE	Le numéro de téléphone portable du pilote.
%PILOT_FULL_NAME	Le nom + prénom du pilote.
%RESOURCE_NAME	Le nom de la ressource réservée.
%START_TIME	L'heure de début de la réservation.
%STRUCTURE_NAME	Le nom de la structure