Configuration des réservations extérieures

Présentation

Cette page présente le paramétrage du module de réservations extérieures.

Voir la page Utilisation des réservations extérieures pour la présentation et l'utilisation du module.

Mise en place

Créer un profil pour les utilisateurs effectuant les activités liées aux réservations extérieures

Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils, puis :

• Créer un profil pour les utilisateurs effectuant les activités liées aux réservations extérieures

Ce profil doit avoir les droits suivants afin qu'il soit possible de gérer les disponibilités des personnes concernées :

• Réservations > Planning personnel
• Réservations > Planning individuel visible pour les autres

Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils plus, colonne Profils visibles, cocher le profil précédemment créé pour les profils qui doivent pouvoir voir les lignes de réservations de ces utilisateurs ou modifier les disponibilités de ces utilisateurs.

Créer un profil pour les clients extérieurs

Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils, puis :

• Créer un profil pour les clients extérieurs. Le profil ne doit avoir aucun droit. Il doit être configuré pour être affecté automatiquement aux clients extérieurs (cf. Activer et paramétrer le module des réservations extérieures).

Gérer les places

Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils plus, dans la colonne Attribution de place :

• S'assurer que le profil des clients extérieurs puisse s'attribuer une place de pilote (place de gauche) sur les types de ressources concernés par les baptêmes de l'air.
• S'assurer que le profil des pilotes pouvant effectuer un baptême puisse s'attribuer une place d'instructeur (place de droite) sur les types de ressources concernés par les baptêmes de l'air.

Créer un type d'activité

Si ce n'est pas déjà fait, créer un type d'activité pour les réservations extérieures en allant dans Admin > Types d'activités > Actifs. Le nom du type d'activité apparaitra sur le bon de commande. Afin qu'il s'intègre correctement dans le reste de l'interface (sans créer de faute d'orthographe), le nom du type d'activité doit être un groupe nominal masculin.

Exemples :

• Baptême de l'air
• Vol découverte

Déconseillé :

• Balade découverte

Créer un type de validité pour les bons de réduction (facultatif)

Il est possible de donner la possibilité aux clients de fournir un bon de réduction. Ce bon de réduction sera ensuite stocké dans une validité. Pour ce faire :

• Aller dans Admin > Utilisateurs > Types de validités.
• Cliquer sur le bouton Ajouter un type de validité.
• Lui donner un nom comme "Bon de réduction" et cocher Associer un document.
• Valider en cliquant sur Enregistrer.
• Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils plus.
• Vérifier que les profils pouvant gérer cette validité ont bien la validité en question dans la liste Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier.

Ajouter une règle pour les réservations extérieures

Aller dans Admin > Structure > Structure > Paramétrage et descendre dans la catégorie Gestion du planning. Dans Régles de saisie XML ajouter une règle de la forme suivante :

<rule>
    <activityTypeList>
        <activityType><!-- ID de l'activité "baptême de l'air" --></activityType>
    </activityTypeList>
    <resourceTypeList minQty="1" maxQty="1">
        <resourceType>*</resourceType>
    </resourceTypeList>
    <placeList>
        <place index="0" minQty="1" maxQty="1" status="4">
            <profile><!-- ID du profil des clients extérieurs --></profile>
        </place>
        <place index="1" minQty="1" maxQty="1" status="4">
            <profile><!-- ID du profil des pilotes pouvant faire des baptême de l'air --></profile>
        </place>
    </placeList>
</rule>

Activer et paramétrer le module des réservations extérieures

• Aller dans Admin > Structure > Paramétrage > Réservations extérieures
• Sélectionner Activé(e) et cliquer sur le bouton Enregistrer

Rester sur la page.

Renseigner les champs suivants avec les paramètres souhaités :

• Heure minimale (locale) de début de réservation d'une réservation extérieure
• Heure maximale (locale) de fin de réservation d'une réservation extérieure
• Durée d'une réservation extérieure
• Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de
• Interdire d'effectuer une réservation se terminant dans plus de
• Limitation du nombre de réservations

• Champ Profil utilisateur partie prenante : sélectionner le profil créé par la procédure Créer un profil pour les utilisateurs effectuant les activités liées aux réservations extérieures
• Champ Profil à affecter aux clients : sélectionner le profil créé par la procédure Créer un profil pour les clients extérieurs
• Champ Type d'activité à affecter aux réservations : sélectionner le type d'activité à affecter aux réservations extérieures

Si un type de validité pour les bons de réduction a été créé, le sélectionner dans la liste déroulante Enregistrer les bons de réduction en tant que

Filtrer les utilisateurs/ressources prises en compte pour les créneaux horaires disponibles

Il est possible de restreindre les utilisateurs et/ou les ressources en fonction de paramètres attribués dans un champ métier utilisateur/ressource

Voici un exemple de paramétrage permettant de prendre en compte les utilisateurs en fonction de leur base géographique d'affectation :

• Aller dans Admin > Structure > Variables > Champs métiers

Sur la dernier ligne :

• Colonne Nom de variable, renseigner "locationPerson"
• Colonne Intitulé, renseigner "Base géographique"
• Colonne Catégorie, sélectionner Utilisateur
• Colonne Type de valeur, sélectionner dbObject:Location
• Cliquer sur le bouton Ajouter

• Aller dans Admin > Structure > Paramétrage > Réservations extérieures
• Champ Filtrer les utilisateurs avec le champ métier : sélectionner le champ préalablement créé Base géographique (locationPerson)

Ajouter des pilotes

• Aller dans Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs.
• Choisir un pilote à ajouter et cliquer sur l'icône modifier.
• Dans la liste profil sélectionner le profil indiquant que le pilote peut effectuer des baptêmes de l'air.
• Valider en appuyant sur le bouton Enregistrer.
• Aller dans Planning > Données > (In)disponibilités et indiquer les disponibilités du pilote.

Ajouter des ressources

• Aller dans Gestion > Ressources > Actives.
• Choisir la ressource à ajouter et cliquer sur l'icône modifier.
• Cocher Peut effectuer des baptêmes de l'air dans la colonne Champs métier.
• Valider en appuyant sur le bouton Enregistrer.

Template

Le mail contenant le bon de réservation peut être personnalisé :

• Aller dans Admin > Structure > Structure > Paramétrage > Gestion des réservations extérieures
• Modifier Template du mail contenant le bon de réservation
• Valider en cliquant sur Enregistrer

Variables disponibles :

Nom de la variable	Valeur de la variable
%ACTIVITY_TYPE_NAME	Le nom du type d'activité affecté aux réservations.
%BOOKING_ID	Le numéro de commande. / L'identifiant de la réservation.
%CLIENT_FULL_NAME	Le nom + prénom du client.
%DATE	La date de la réservation.
%END_TIME	L'heure de fin de la réservation.
%PILOT_EMAIL	L'adresse email du pilote.
%PILOT_HOME_PHONE	Le numéro de téléphone personnel du pilote.
%PILOT_WORK_PHONE	Le numéro de téléphone professionnel du pilote.
%PILOT_CELL_PHONE	Le numéro de téléphone portable du pilote.
%PILOT_FULL_NAME	Le nom + prénom du pilote.
%RESOURCE_NAME	Le nom de la ressource réservée.
%START_TIME	L'heure de début de la réservation.