Version actuelle en date du 26 mars 2024 à 19:23

Gestion des utilisateurs

Sommaire

1 Présentation
2 Gestion des profils
3 Onglets
- 3.1 Identité
  - 3.1.1 Contact
  - 3.1.2 Visibilité
- 3.2 Notifications
  - 3.2.1 Accès et interface
4 Utilisation

Présentation

L'objet de cette page est de présenter la gestion des utilisateurs sur la version 4 d'OpenFlyers.

Gestion des profils

Onglets

La liste des utilisateurs contient tous les utilisateurs OpenFlyers au sens large, par exemple : les clients, les membres, les gérants, le secrétaire, le trésorier, le comptable, le mécanicien, l'utilisateur "invité" affiché constamment en poste libre, etc. C'est à dire aussi bien des personnes qui physiquement se connectent pour utiliser la plateforme OpenFlyers que des personnes qui ne se connecteront jamais comme des personnes morales mais qui doivent être facturées en tant que client.

Identité

Changer le portrait
Couleur de l'utilisateur
Identifiant
Mot de passe
Nom de l'utilisateur
Prénom de l'utilisateur
Profil
Date de naissance
Nationalité

Contact

E-mail
Téléphone personnel
Téléphone professionnel
Téléphone portable
Adresse
Code postal
Ville
Etat
Pays

Visibilité

Photo visible de tous
E-mail visible de tous
Téléphone personnel visible de tous
Téléphone professionnel visible de tous
Téléphone portable visible de tous

Notifications

Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail
Notification des réservations par e-mail
Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail
Rappel des réservations de la journée par email
Notification des réservations annulées
Notification de la maintenance par e-mail
Recevoir un email pour toute réservation
Délai de prévenance en semaines avant chaque échéance

Accès et interface

Langue
Fuseau horaire à utiliser
Visualisation des ressources sur le cahier de réservations
Visualisation des utilisateurs sur le cahier de réservation
Afficher les éphémérides
Afficher la légende des couleurs
Hauteur des lignes réduite

Utilisation

Accéder à l'interface de gestion des utilisateurs

Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs

Les utilisateurs sur fond rouge sont les utilisateurs pour lesquels le sexe, la nationalité ou la date de naissance ne sont pas renseignés.

Accéder aux utilisateurs selon leur profil

Sélectionner une valeur de profil dans la liste déroulante Profil
Le tableau Liste des utilisateurs ainsi obtenu contient uniquement les utilisateurs ayant le profil précédemment sélectionné.

Ajouter un utilisateur

Accéder à l'interface de gestion des utilisateurs
Cliquer sur le bouton Ajouter un utilisateur

L'option Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail sera automatiquement activé si l'utilisateur possède au moins un profil ayant des droits de gestion.

Ajouter un intervenant (instructeur, formateur, etc.)

Pour ajouter un intervenant il faut d'abord le créer en tant qu'utilisateur. Ensuite, pour qu'il soit visible sur le planning, il faut lui rajouter des disponibilités.

Bloquer l'accès à un utilisateur

Si on souhaite bloquer l'accès à un utilisateur il existe plusieurs méthodes. La plus simple consiste à supprimer/désactiver l'utilisateur.

Parfois, cette solution n'est pas possible immédiatement car le compte comptable associé à l'utilisateur ne remplit pas tous les critères. Dans ce cas, il est possible de bloquer l'accès à l'utilisateur concerné en effectuant les 2 opérations suivantes :

Supprimer l'adresse e-mail de l'utilisateur
Changer son mot de passe

Ainsi, l'utilisateur ne pourra plus se connecter et ne pourra pas réinitialiser son mot de passe.

Il existe d'autres solutions :

Attribuer une validité périmée et dont la péremption entraine le blocage de l'accès
Attribuer un profil sans droit qui permettra donc de se connecter mais sa possibilité de réserver.

Changer la couleur d'affichage des réservations d'un utilisateur

Prérequis

La plateforme doit être paramétrée en code couleur Par utilisateur.

Procédure

Accéder à l'interface de gestion des utilisateurs
Cliquer sur le bouton Ajouter un utilisateur ou Modifier un utilisateur
Sélectionner une paire de couleurs dans le champ "Couleur de l'utilisateur" sous la colonne "Identité".

Créer automatiquement un utilisateur depuis le planning

Rechercher des utilisateurs

Depuis l'interface de gestion des utilisateurs de l'interface légère, Une barre de recherche permet de rechercher des utilisateurs en fonction de leur nom, prénom, identifiant ou adresse email.

Restreindre les droits d'un utilisateur

Restreindre les droits d'un utilisateur dont le solde est insuffisant

Restreindre les droits d'un utilisateur dont une validité est périmée

Gestion des disponibilités

Génération automatique des disponibilités

Ajouter un intervenant ou modifier les profils d'un utilisateur provoque la génération de disponibilités permanentes lorsque toutes ces conditions sont rencontrées :

L'utilisateur n'avait de base aucun profil avec les droits "Planning personnel" et "Planning individuel visible pour les autres"
Un profil avec les droits "Planning personnel" et "Planning individuel visible pour les autres" vient d'être affecté à l'utilisateur
L'utilisateur n'avait de base, aucune (in)disponibilités exceptionnelles/régulières

Réserver un intervenant seul

Pour réserver un intervenant seul sans réserver de ressource réelle, il faut en fait réserver l'intervenant avec une ressource factice. Pour cela il faut intervenir au niveau du paramétrage :

Créer un type de ressource "Salle" de catégorie "Salle de classe"
Créer une ou plusieurs ressources de type "Salle".
Cocher pour les ressources ainsi créées Réservable et ne pas cocher Saisie d'activité.

Modifier le profil d'un utilisateur

Pour modifier le profil d'un utilisateur, il faut :

Accéder à l'interface de gestion des utilisateurs
Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon afin de modifier
Dans la fenêtre affichée, sélectionner le(s) profil(s) affecté(s) à la personne

Si la plateforme compte déjà au moins trois utilisateurs actifs ayant un profil de niveau 6, ces profils seront automatiquement désactivés (grisés) afin de ne pas les attribuer à d'autres utilisateurs.

Cliquer sur OK pour valider le changement

Modifier un utilisateur

Pour modifier un utilisateur, il faut :

Accéder à l'interface de gestion des utilisateurs
Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon afin de modifier

Réactiver un utilisateur

Pour réactiver un utilisateur désactivé :

Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Désactivés
Sur la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône représentant une flèche verte dans la colonne Réactiver

Quand un utilisateur est ré-activé :

Lorsque celui-ci possède un profil ayant un niveau d'accréditation égale à 6 et que la plateforme compte déjà au moins 3 utilisateurs actifs avec un profil de niveau 6, le ou les profils de niveau 6 sont enlevés lors de la réactivation.
Lorsque celui-ci ne possède plus de profil existant alors cet utilisateur va prendre automatiquement les profils par défaut à attribuer lors de la création d'un utilisateur. Ces profils par défaut se trouvent dans la page Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut.
Lorsque la gestion des comptes est activée, ses comptes sont réactivés. Egalement, les comptes définis dans Admin > Utilisateurs > Profils plus, puis la colonne Type de compte requis sont créés pour cet utilisateur si manquant.

Si lors de la désactivation de l'utilisateur, une écriture comptable avait été générée pour solder le compte de l'utilisateur, il est possible de réaffecter le solde du compte de l'utilisateur à son niveau antérieur :

Soit la comptabilité n'a pas été clôturée à une date postérieure à cette écriture de mise à 0 du compte, et il suffit de cliquer sur le bouton de contrepassation pour l'écriture concernée.
Soit la comptabilité a été clôturée, et il faut générer un flux qui va créditer/débiter le compte de l'utilisateur du montant souhaité et dont la contrepartie doit correspondre à celle apparaissant pour l'écriture de mise à 0 du compte.

Dans ce 2ème cas, si la plateforme est paramétrée selon les préconisations d'OpenFlyers, il faut :

Si le compte de l'utilisateur doit être crédité, il faut générer un flux qui va créditer le compte de l'utilisateur et en contre-partie débiter le compte Produits divers de gestion courante;
Si le compte de l'utilisateur doit être débité, il faut générer un flux qui va débiter le compte de l'utilisateur et en contre-partie créditer le compte Pertes sur créances irrécouvrables.

Saisir le numéro d'utilisateur Charterware

Accéder à l'interface de gestion des utilisateurs
Cliquer sur le pictogramme "crayon" pour modifier l'utilisateur souhaité
Dans la section Champs métier modifier le champ Numéro d'utilisateur Charterware
Cliquer sur le bouton Enregistrer

Supprimer/Désactiver un utilisateur

Lorsqu'un utilisateur n'est plus présent, on peut le supprimer sans pour autant perdre l'historique de ses actions, de ses comptes ou de ses validités. Ainsi, l'utilisateur n'est pas complètement supprimé mais juste désactivé.

Pour pouvoir désactiver un utilisateur, il faut au préalable :

que celui-ci n'ait pas de réservation future afin que la réservation ne se retrouve pas orpheline
que les écritures associées à ses comptes soient toutes validées afin qu'il n'y ait pas de déséquilibre dans la balance comptable

Pour supprimer/désactiver l'utilisateur :

Gestion > Utilisateurs > Actifs
Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle dans la colonne Actions sur la ligne de l'utilisateur concerné

Si lors de la tentative de désactivation un message d'alerte bloquant apparait indiquant cet utilisateur possède des écritures non validées, il faut alors identifier les écritures non validées en regardant le relevé du compte du pilote. En général, il s'agit :

soit des activités : cela se valide dans Gestion > Activités > Liste puis Valider les activités sélectionnées
soit des encaissements : cela se valide dans Gestion > Comptes > Pointer > X où X correspond au type d'encaissement concerné

Une fois les écritures validées, il doit être alors possible de désactiver l'utilisateur.

Si le solde de l'un des comptes n'est pas à 0, un message d'alerte apparait qui propose de générer automatiquement un flux comptable pour solder le ou les comptes de l'utilisateur en débitant ou créditant, pour chacun des comptes utilisateurs concerné, des comptes de contre-partie désignés dans le paramétrage des comptabilités. Ce flux comptable sera automatiquement validé pour permettre de respecter le fait qu'un compte désactivé ne doit pas avoir d'écriture non validée.

Lors de la désactivation de l'utilisateur, ses comptes associés sont également automatiquement désactivés.

OpenFlyers recommande :

De désactiver un utilisateur dès lors qu'il indique explicitement qu'il ne reviendra pas dans l'année. Cela permet d'éviter de lui polluer sa messagerie en lui envoyant automatiquement des e-mails d'alerte indiquant que certaines validités sont passées ou vont expirer.
Si la structure doit produire des statistiques annuelles, de désactiver les utilisateurs qui ne se sont pas réinscrits ou qui n'ont pas eu d'activité au cours de l'année avant l'établissement des statistiques de l'année concernée par les statistiques.

Il est important de noter que l'opération de désactivation est totalement réversible et que réactiver un utilisateur, voir même, lui réaffecter son solde est extrêmement simple, voir la procédure Réactiver un utilisateur.

Si le gestionnaire ne souhaite pas désactiver un utilisateur, mais qu'il souhaite néanmoins lui empêcher l'accès à la plateforme OpenFlyers, il suffit de lui attribuer une validité dépassée et obligatoire pour la connexion comme par exemple une validité "Cotisation". Cette validité doit être paramétrée à "Pas d'accès" dans le champ Alerte à la connexion.

De la même façon, si le gestionnaire ne souhaite pas désactiver un utilisateur, mais qu'il souhaite néanmoins que l'utilisateur ne soit pas pollué par les emails d'alertes sur les échéances des validités, il suffit d'effacer l'adresse e-mail de l'utilisateur concerné.

@@ Ligne 1 : / Ligne 1 : @@
-[[File:of4-UserManagement4.png|right|thumb|200px|User-management4]]
+[[File:of4-UserManagement4.png|right|thumb|200px|Gestion des utilisateurs]]
 __TOC__
 =Présentation=
-L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des utilisateurs''' sur la [[Accueil4|version 4 d'OpenFlyers]].
+L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des utilisateurs''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].
 [[File:of4-UserManagement4.png]]
-=[[Profile-management4|Gestion des profils]]=
+=[[Gestion des profils|Gestion des profils]]=
-==Restreindre les droits d'un utilisateur dont le solde du compte est insuffisant==
-*Dans '''Admin > Configuration > Paramétrage''' formulaire [[AdminDoc4#Gestion_des_comptes|Gestion des comptes]]
-*Si vous souhaitez que l’utilisateur n'ait pas accès au logiciel, sélectionner "Pas d'accès" dans le champ "Si solde pilote inférieur au minimum"
-*Si vous souhaitez que l’utilisateur ait accès au logiciel avec des droits spécifiques:
-**Créer dans '''Admin > Utilisateurs > Profils''' un profil "Solde insuffisant" par exemple.
-**Attribuer à ce [[Profile-management4#Page_Profils|profil]] les '''droits''' souhaités dans le cas où le solde du compte est insuffisant.
-**Sélectionner "Accès restreint au Profil solde insuffisant"  dans le champ "Si solde pilote inférieur au minimum".
 =Onglets=
 La liste des utilisateurs contient '''tous''' les utilisateurs OpenFlyers au sens large, par exemple : les clients, les membres, les gérants, le secrétaire, le trésorier, le comptable, le mécanicien, l'utilisateur "invité" affiché constamment en poste libre, etc. C'est à dire aussi bien des personnes qui physiquement se connectent pour utiliser la plateforme OpenFlyers que des personnes qui ne se connecteront jamais comme des personnes morales mais qui doivent être facturées en tant que client.
-==Utilisateur==
+==Identité==
-*'''Nom'''
+*'''Changer le portrait'''
-*'''Prénom'''
+*'''Couleur de l'utilisateur'''
+*'''Identifiant'''
 *'''Mot de passe'''
-*'''Profil'''
+*'''Nom de l'utilisateur'''
-*'''Langue'''
+*'''Prénom de l'utilisateur'''
-*'''Fuseau horaire'''
+*'''Profil'''
-*'''Validités'''
+*'''Date de naissance '''
+*'''Nationalité'''
-==Données personnelles==
+===Contact===
 *'''E-mail'''
-*'''Date de naissance'''
+*'''Téléphone personnel'''
-*'''Sexe'''
+*'''Téléphone professionnel'''
-*'''Nationalité'''
+*'''Téléphone portable'''
 *'''Adresse'''
 *'''Code postal'''
 *'''Ville'''
-*'''État/province'''
+*'''Etat'''
 *'''Pays'''
-*'''Téléphone personnel'''
-*'''Téléphone professionnel'''
-*'''Téléphone portable'''
-==Confidentialités==
+===Visibilité===
+*'''Photo visible de tous'''
 *'''E-mail visible de tous'''
 *'''Téléphone personnel visible de tous'''
@@ Ligne 48 : / Ligne 40 : @@
 ==Notifications==
+*'''Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail'''
 *'''Notification des réservations par e-mail'''
-*'''Rappel des réservations par e-mail'''
+*'''Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail'''
+*'''Rappel des réservations de la journée par email'''
 *'''Notification des réservations annulées'''
 *'''Notification de la maintenance par e-mail'''
@@ Ligne 55 : / Ligne 49 : @@
 *'''Délai de prévenance en semaines avant chaque échéance'''
-==Paramètres d'affichage==
+===Accès et interface===
-*'''Patron de format de date'''
+*'''Langue'''
-*'''Patron de format d'heure'''
+*'''Fuseau horaire à utiliser'''
-*'''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris'''
+*'''Visualisation des ressources sur le cahier de réservations'''
-*'''Afficher la légende des couleurs'''
 *'''Visualisation des utilisateurs sur le cahier de réservation'''
-*'''Utilisateurs visibles'''
-*'''Visualisation des ressources sur le cahier de réservations'''
-*'''Ressources visibles'''
-*'''Hauteur des lignes réduite'''
 *'''Afficher les éphémérides'''
-*'''Unité de temps'''
+*'''Afficher la légende des couleurs'''
+*'''Hauteur des lignes réduite'''
-==Statistiques==
-*'''Total des heures de vols'''
-*'''Date du total des heures de vols'''
 =Utilisation=
+==Accéder à l'interface de gestion des utilisateurs==
+*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
+Les utilisateurs sur fond rouge sont les utilisateurs pour lesquels le sexe, la nationalité ou la date de naissance ne sont pas renseignés.
+==Accéder aux utilisateurs selon leur profil==
+* Sélectionner une valeur de profil dans la liste déroulante '''Profil'''
+* Le tableau '''Liste des utilisateurs''' ainsi obtenu contient uniquement les utilisateurs ayant le profil précédemment sélectionné.
 ==Ajouter un utilisateur==
-*Procéder à l'[[Table4#Ajout_de_ligne|ajout de ligne dans un tableau]].
+*[[#Accéder_à_l'interface_de_gestion_des_utilisateurs|Accéder à l'interface de gestion des utilisateurs]]
-*[[Table4#.C3.89dition_des_donn.C3.A9es|Compléter les cellules]].
+*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un utilisateur'''
-*L'ajout est [[Table4#Enregistrement_d.27une_ligne|enregistré]] si les cellules suivantes sont correctement remplies :
-**'''PARAMÈTRES D'AFFICHAGE/Patron de format de date'''
-**'''PARAMÈTRES D'AFFICHAGE/Patron de format d'heure'''
-==Gestion des disponibilités==
+L'option [[Fiche-personnelle#Etre-informé-des-actualités-OpenFlyers-par-e-mail|Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail]] sera automatiquement activé si l'utilisateur possède au moins un profil ayant des droits de gestion.
-La gestion des disponibilités se fait au [[Availability-Management4|même endroit]] qu'on le fasse pour soi-même ou pour les autres.
+==Ajouter un intervenant (instructeur, formateur, etc.)==
+Pour ajouter un intervenant il faut d'abord le [[#Ajouter_un_utilisateur|créer en tant qu'utilisateur]]. Ensuite, pour qu'il soit visible sur le planning, il faut lui [[Gestion des disponibilités|rajouter des disponibilités]].
+==Bloquer l'accès à un utilisateur==
+Si on souhaite bloquer l'accès à un utilisateur il existe plusieurs méthodes. La plus simple consiste à [[#Supprimer/Désactiver_un_utilisateur|supprimer/désactiver l'utilisateur]].
+Parfois, cette solution n'est pas possible immédiatement car le compte comptable associé à l'utilisateur ne remplit pas tous les critères. Dans ce cas, il est possible de bloquer l'accès à l'utilisateur concerné en effectuant les 2 opérations suivantes :
+*Supprimer l'adresse e-mail de l'utilisateur
+*Changer son mot de passe
+Ainsi, l'utilisateur ne pourra plus se connecter et ne pourra pas réinitialiser son mot de passe.
+Il existe d'autres solutions :
+*Attribuer une validité périmée et dont la péremption entraine le blocage de l'accès
+*Attribuer un profil sans droit qui permettra donc de se connecter mais sa possibilité de réserver.
+==Changer la couleur d'affichage des réservations d'un utilisateur==
+;Prérequis
+*La plateforme doit être paramétrée en [[Configuration#Code-couleur|code couleur]] ''Par utilisateur''.
+;Procédure
+*[[#Accéder_à_l'interface_de_gestion_des_utilisateurs|Accéder à l'interface de gestion des utilisateurs]]
+*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un utilisateur''' ou '''Modifier un utilisateur'''
+*Sélectionner une paire de couleurs dans le champ "Couleur de l'utilisateur" sous la colonne "Identité".
+==[[Utilisation-du-planning-de-réservation#Créer-automatiquement-un-utilisateur-en-créant-une-réservation|Créer automatiquement un utilisateur depuis le planning]]==
+==Rechercher des utilisateurs==
+Depuis l'interface de gestion des utilisateurs de l'[[Présentation-d'OpenFlyers-4#Interface-légère|interface légère]], Une barre de recherche permet de rechercher des utilisateurs en fonction de leur nom, prénom, identifiant ou adresse email.
+==Restreindre les droits d'un utilisateur==
+===[[Configuration de la comptabilité#Restriction_d'accès_en_cas_de_solde_insuffisant|Restreindre les droits d'un utilisateur dont le solde est insuffisant]]===
+===[[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Restreindre les droits d'un utilisateur dont une validité est périmée]]===
+==[[Gestion-des-disponibilités#Gérer-la-disponibilité-des-intervenants|Gestion des disponibilités]]==
+===Génération automatique des disponibilités===
+[[#Ajouter-un-intervenant-(instructeur,-formateur,-etc.)|Ajouter un intervenant]] ou [[#Modifier-un-utilisateur|modifier les profils d'un utilisateur]] provoque la génération de disponibilités permanentes lorsque toutes ces conditions sont rencontrées :
+* L'utilisateur n'avait de base aucun profil avec les droits [[Gestion-des-profils#Planning-personnel|"Planning personnel"]] et [[Gestion-des-profils#Planning-individuel-visible-pour-les-autres|"Planning individuel visible pour les autres"]]
+* Un profil avec les droits [[Gestion-des-profils#Planning-personnel|"Planning personnel"]] et [[Gestion-des-profils#Planning-individuel-visible-pour-les-autres|"Planning individuel visible pour les autres"]] vient d'être affecté à l'utilisateur
+* L'utilisateur n'avait de base, aucune (in)disponibilités exceptionnelles/régulières
 ===Réserver un intervenant seul===
@@ Ligne 88 : / Ligne 121 : @@
 *Créer un type de ressource "Salle" de catégorie "Salle de classe"
 *Créer une ou plusieurs ressources de type "Salle".
-*Cocher pour les ressources ainsi créées '''Réservable''' et ne pas cocher '''Réelle'''.
+*Cocher pour les ressources ainsi créées '''Réservable''' et ne pas cocher '''Saisie d'activité'''.
+==Modifier le profil d'un utilisateur==
+Pour modifier le profil d'un utilisateur, il faut :
+*[[#Accéder-à-l'interface-de-gestion-des-utilisateurs|Accéder à l'interface de gestion des utilisateurs]]
+*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon afin de modifier
+*Dans la fenêtre affichée, sélectionner le(s) profil(s) affecté(s) à la personne
+Si [[Alertes-de-configuration#La-plateforme-a-plus-de-3-utilisateurs-actifs-avec-un-profil-de-niveau-6.-Les-utilisateurs-concernés-sont-:-XXX|la plateforme compte déjà au moins trois utilisateurs actifs ayant un profil de niveau 6]], ces profils seront automatiquement désactivés (grisés) afin de ne pas les attribuer à d'autres utilisateurs.
+*Cliquer sur '''OK''' pour valider le changement
 ==Modifier un utilisateur==
-La modification des utilisateurs s'effectue selon les règles d'[[Table4_Use#.C3.89dition_des_donn.C3.A9es#|édition des données d'un tableau]].
+Pour modifier un utilisateur, il faut :
+*[[#Accéder-à-l'interface-de-gestion-des-utilisateurs|Accéder à l'interface de gestion des utilisateurs]]
+*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon afin de modifier
 ==Réactiver un utilisateur==
-Les utilisateurs désactivés peuvent être réactivés :
+Pour réactiver un [[#Supprimer/Désactiver-un-utilisateur|utilisateur désactivé]] :
-*Aller dans '''Utilisateurs > Utilisateurs > Désactivés'''.
+*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Désactivés'''
-*Sur la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône représentant une flèche verte dans la colonne '''Réactiver'''.
+*Sur la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône représentant une flèche verte dans la colonne '''Réactiver'''
 Quand un utilisateur est ré-activé :
-* Lorsque celui-ci ne possède plus de [[Profile-management4|profil]] existant alors cet utilisateur va prendre automatiquement les profils par défaut à attribuer lors de la création d'un utilisateur. Ces profils par défaut se trouvent dans la page '''Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Paramètres utilisateur par défaut'''.
+*Lorsque celui-ci possède un [[Gestion des profils|profil]] ayant un [[Gestion-des-profils#Niveau-d'accréditation-des-droits-et-des-profils|niveau d'accréditation]] égale à 6 et que [[Alertes-de-configuration#La-plateforme-a-plus-de-3-utilisateurs-actifs-avec-un-profil-de-niveau-6.-Les-utilisateurs-concernés-sont-:-XXX|la plateforme compte déjà au moins 3 utilisateurs actifs avec un profil de niveau 6]], le ou les profils de niveau 6 sont enlevés lors de la réactivation.
-* Lorsque la [[Configuration_Accounting4|gestion des comptes]] est activée, ses comptes sont réactivés. Egalement, les comptes définis dans '''Admin > Utilisateurs > [[Profile-management4#Page_Profils_Plus|Profils plus]] > Type de compte requis''' sont créés pour cet utilisateur si manquant.
+*Lorsque celui-ci ne possède plus de [[Gestion des profils|profil]] existant alors cet utilisateur va prendre automatiquement les profils par défaut à attribuer lors de la création d'un utilisateur. Ces profils par défaut se trouvent dans la page '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut'''.
+*Lorsque la [[Configuration de la comptabilité|gestion des comptes]] est activée, ses comptes sont réactivés. Egalement, les comptes définis dans '''Admin > Utilisateurs > [[Gestion-des-profils#Type-de-compte-requis|Profils plus, puis la colonne Type de compte requis]]''' sont créés pour cet utilisateur si manquant.
+Si lors de la désactivation de l'utilisateur, une écriture comptable avait été générée pour solder le compte de l'utilisateur, il est possible de réaffecter le solde du compte de l'utilisateur à son niveau antérieur :
+*Soit la comptabilité n'a pas été clôturée à une date postérieure à cette écriture de mise à 0 du compte, et il suffit de cliquer sur le bouton de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Contrepasser-une-écriture|contrepassation]] pour l'écriture concernée.
+*Soit la comptabilité a été clôturée, et il faut générer un flux qui va créditer/débiter le compte de l'utilisateur du montant souhaité et dont la contrepartie doit correspondre à celle apparaissant pour l'écriture de mise à 0 du compte.
+Dans ce 2ème cas, si la plateforme est paramétrée selon les préconisations d'OpenFlyers, il faut :
+*Si le compte de l'utilisateur doit être crédité, il faut générer un flux qui va créditer le compte de l'utilisateur et en contre-partie débiter le compte ''Produits divers de gestion courante'';
+*Si le compte de l'utilisateur doit être débité, il faut générer un flux qui va débiter le compte de l'utilisateur et en contre-partie créditer le compte ''Pertes sur créances irrécouvrables''.
+==Saisir le numéro d'utilisateur [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]]==
+*[[#Accéder-à-l'interface-de-gestion-des-utilisateurs|Accéder à l'interface de gestion des utilisateurs]]
+*Cliquer sur le pictogramme "crayon" pour modifier l'utilisateur souhaité
+*Dans la section '''Champs métier''' modifier le champ '''Numéro d'utilisateur Charterware'''
+*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
 ==Supprimer/Désactiver un utilisateur==
-Lorsqu'un utilisateur n'est plus présent, on peut le supprimer sans pour autant perdre l'historique en le désactivant.
+''Lorsqu'un utilisateur n'est plus présent, on peut le supprimer sans pour autant perdre l'historique de ses actions, de ses comptes ou de ses validités. Ainsi, l'utilisateur n'est pas complètement supprimé mais juste désactivé.''
+Pour pouvoir désactiver un utilisateur, il faut au préalable :
+*que celui-ci n'ait pas de réservation future afin que la réservation ne se retrouve pas orpheline
+*que les écritures associées à ses comptes soient toutes validées afin qu'il n'y ait pas de déséquilibre dans la balance comptable
+Pour supprimer/désactiver l'utilisateur :
+*'''Gestion > Utilisateurs > Actifs'''
+*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle dans la colonne '''Actions''' sur la ligne de l'utilisateur concerné
+Si lors de la tentative de désactivation un message d'alerte bloquant apparait indiquant '''cet utilisateur possède des écritures non validées''', il faut alors identifier les écritures non validées en regardant le relevé du compte du pilote. En général, il s'agit :
+*soit des activités : cela se valide dans '''Gestion > Activités > Liste''' puis '''Valider les activités sélectionnées'''
+*soit des encaissements : cela se valide dans '''Gestion > Comptes > Pointer > X''' où X correspond au type d'encaissement concerné
+Une fois les écritures validées, il doit être alors possible de désactiver l'utilisateur.
+Si le solde de l'un des comptes n'est pas à 0, un message d'alerte apparait qui propose de générer automatiquement un flux comptable pour solder le ou les comptes de l'utilisateur en débitant ou créditant, pour chacun des comptes utilisateurs concerné, des comptes de contre-partie désignés dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-des-comptabilités|paramétrage des comptabilités]]. Ce flux comptable sera automatiquement validé pour permettre de respecter le fait qu'un compte désactivé ne doit pas avoir d'écriture non validée.
+Lors de la désactivation de l'utilisateur, ses comptes associés sont également automatiquement [[Utilisation-de-la-comptabilité#Désactiver-un-compte|désactivés]].
-Pour pouvoir désactiver un utilisateur il faut au préalable :
+OpenFlyers recommande :
-*que les [[OF_Use_Accounting4#D.C3.A9sactiver_un_compte|comptes associés soient désactivables]]
+*De désactiver un utilisateur dès lors qu'il indique explicitement qu'il ne reviendra pas dans l'année. Cela permet d'éviter de lui polluer sa messagerie en lui envoyant automatiquement des e-mails d'alerte indiquant que certaines validités sont passées ou vont expirer.
-La liste des comptes associés à un utilisateur se trouve dans '''Comptes > Utilisateurs > Comptes utilisateur'''
+*Si la structure doit produire des statistiques annuelles, de désactiver les utilisateurs qui ne se sont pas réinscrits ou qui n'ont pas eu d'activité au cours de l'année avant l'établissement des statistiques de l'année concernée par les statistiques.
-Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :
+Il est important de noter que l'opération de désactivation est totalement réversible et que réactiver un utilisateur, voir même, lui réaffecter son solde est extrêmement simple, voir la procédure [[#Réactiver-un-utilisateur|Réactiver un utilisateur]].
-*Aller dans '''Utilisateurs > Utilisateurs'''.
-*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle sur la ligne de l'utilisateur à désactiver.
-Si l'utilisateur n'est pas désactivable car son compte possède des écritures comptables que l'on ne souhaite pas encore exporter mais que l'on souhaite néanmoins empêcher l'accès OpenFlyers à l'utilisateur, il suffit de lui attribuer une validité dépassée et obligatoire pour la connexion comme par exemple une validité "Cotisation". Cette validité doit être paramétrée à "Pas d'accès" dans le champ [[Validity-management4#Alerte_.C3.A0_la_connexion|Alerte à la connexion]].
+Si le gestionnaire ne souhaite pas désactiver un utilisateur, mais qu'il souhaite néanmoins lui empêcher l'accès à la plateforme OpenFlyers, il suffit de lui attribuer une validité dépassée et obligatoire pour la connexion comme par exemple une validité "Cotisation". Cette validité doit être paramétrée à "Pas d'accès" dans le champ [[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Alerte à la connexion]].
-=[[Import module4|Importer une liste d'utilisateurs]]=
+De la même façon, si le gestionnaire ne souhaite pas désactiver un utilisateur, mais qu'il souhaite néanmoins que l'utilisateur ne soit pas pollué par les emails d'alertes sur les échéances des validités, il suffit d'effacer l'adresse e-mail de l'utilisateur concerné.

Gestion des utilisateurs : Différence entre versions