Version actuelle en date du 2 décembre 2016 à 17:04

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Introduction

OpenFlyers est un logiciel de gestion des aéroclubs. Il présente de nombreuses fonctions qui, nous l'espérons, répondront à vos attentes.

Ce logiciel est conçu pour et par des pilotes qui se sont regroupés pour mutualiser leurs connaissances et ainsi proposer un outil moderne pour gérer les réservations au sein de nos structures bien souvent associatives. Le présent manuel va vous guider dans l'utilisation quotidienne d'OpenFlyers.

Connexion à OpenFlyers

OpenFlyers fonctionne sur une architecture client / serveur, votre navigateur internet se connecte à un serveur sur lequel est hébergé le coeur de l'application. Cela signifie que vous n'avez rien à installer sur votre ordinateur pour pouvoir effectuer des réservations.

Un ordinateur et une connexion internet suffisent, vous pouvez donc consulter OpenFlyers depuis chez vous, depuis l'aéroclub ou encore un cybercafé.

Pour vous connecter, saisissez l'adresse (l'url) d'OpenFlyers dans la barre d'adresse de votre navigateur.

Illustration 1 : écran de connexion

Dans les rubriques Identifiant et Mot de passe, vous devez saisir ceux fournis par l'administrateur du site au sein de votre aéroclub.

Si vous échouez au bout de 5 tentatives, un système de protection empêche de faire un nouvel essai pendant 1min 36s.

En haut à droite de l'écran de connexion se trouvent trois boutons qui vous permettent respectivement :

• d'afficher l'aide

• d'accéder à l'interface de gestion d'erreurs (bugs) d'OpenFlyers. Si vous remarquez un dysfonctionnement nous vous prions de bien vouloir le signaler afin que celui-ci soit traité et résolu par l'équipe de développement

• d'afficher des informations d'ordre général sur OpenFlyers et les personnes qui y contribuent.

Identifiants dans l'URL

Si vous êtes en accès club, ou si vous êtes le seul à utiliser votre ordinateur, vous pouvez insérer login et mot de passe dans l'URL de connexion, et la mettre dans vos favoris. l'URL doit avoir la forme suivante :

http://openflyers.com/monclub/index.php?login=monlogin&password=monmotdepasse

ou si vous n'êtes pas hébergé par l'association Openflyers : http://www.monnomdedomaine.ext/openflyers/index.php?login=monlogin&password=monmotdepasse

Remarque : attention, si vous mettez votre mot de passe en clair dans l'url, alors celui-ci est visible en clair sur votre ordinateur (donc récupérable par une personne qui "passerait par là", récupérable également par un fureteur). Il est également visible en clair sur tout le "parcours" internet entre votre ordinateur et le serveur OpenFlyers. Par conséquent, même si nous n'avons pas bloqué cette possibilité, nous la déconseillons fortement. Seul le cas de l'accès club peut se justifier (la connaissance du mot de passe n'ayant pas d'incidence). De manière plus général, il est déconnseillé de sauver les mots de passe dans les navigateurs.

Profils multiples

Certains utilisateurs peuvent avoir plusieurs profils, et ce en fonction de leurs rôles au sein de l'aéroclub.

Ces profils permettent d'attribuer ou non des droits plus importants comme par exemple la possibilité d'ajouter ou supprimer des avions.

Illustration 2 : choix du profil de connexion

écran de veille

De même que la feuille de réservation était en permanence accessible sur le bureau du club, OpenFlyers peut afficher en permanence le cahier de réservation du jour.

Il suffit de créer, d'abord un profil sans aucun droit, ensuite un utilisateur doté de ce profil. A l'ouverture de la connexion à OpenFlyers, il faut se connecter avec l'identifiant/mot de passe de cet utilisateur.

La page « Cahier journalier avions et instructeurs » (si c'est celle-ci qui a été déterminée dans les préférences du club) restera affichée et se rafraîchira régulièrement. Toute tentative de réserver un créneau, entraînera l'ouverture de la fenêtre de réservation, puis d'une fenêtre d'identification, qui une fois renseignée, activera la réservation. Le retour sur l'écran de veille sera de nouveau activé automatiquement.

Si le premier utilisateur de la connexion est un membre, à l'issue de sa connexion, c'est la page d'accueil d'OpenFlyers, qui se présentera, et non le cahier de réservations. Il est donc nécessaire de se reconnecter par l'intermédiaire de cet « utilisateur sans droits ».

Messages d'alerte

Lorsque la connexion est établie, vous pouvez être averti que vos qualifications arrivent bientôt à expiration.

Illustration 3 : Message d'alerte

En cochant la case « Ne plus le rappeler » le message disparaîtra lors des reconnexions futures. Ce type d'informations et leur paramétrage est expliqué dans le chapitre Modifier ses paramètres.

Système de réservation

Présentation de l'affichage général

Réserver un appareil est la fonction essentielle d'OpenFlyers, pour cela l'application est divisée en cahiers qui permettent un filtrage plus aisé des informations qui apparaissent à l'écran. Les trois cahiers sont :

• le cahier journalier

• le cahier avion

• le cahier instructeur

Illustration 4 : zone commune

Sur chacun des cahiers vous retrouvez des informations communes telles que le rappel de la personne connectée, la date et l'heure avec son système de navigation ainsi que l'affichage des heures de lever et coucher du soleil (aéronautique et civil).

A propos des horaires de la nuit aéronautique :

Nous calculons les éphémérides d'après les définitions officielles.

Ainsi, les heures de lever et de coucher du soleil correspondent au passage du centre du soleil sous l'horizon (donc 3 degrés sous l'horizon puisqu'il est considéré, en première approximation que le soleil a un diamètre apparent de 6 degrés).

Les heures du jour et de la nuit aéronautique correspondent au passage du soleil 6 degrés sous l'horizon. Il s'agit de la définition officielle, aussi bien française, qu'internationale (OACI). Le calcul est validé pour les latitudes inférieures à 65 degrés. Sa précision est de l'ordre de la minute sous des latitudes inférieures à 50 degrés. La précision diminue au fur et à mesure que la latitude augmente (c'est à dire que l'on se rapproche des pôles).

Conséquence du calcul : les résultats trouvés ne correspondent pas (forcément) à la simple addition de + ou - 30 minutes. Mais il n'a jamais été écrit dans un texte officiel que la journée aéronautique correspondait au lever du soleil moins trente minutes, et que la nuit aéronautique correspondait au coucher du soleil plus trente minutes. La seule chose que vous trouverez, si vous vous penchez sur les textes, c'est qu'il est toléré d'utiliser + ou - 30 minutes pour faire les calculs sous des latitudes de 45 degrés (cela passe à 15 minutes sous l'équateur). Voir [Régles de l'air]

Le résultat proposé est donc le bon résultat. Si vous ne souhaitez pas utiliser ce résultat, il vous suffit de retrancher ou d'ajouter 30 minutes au calcul du lever et du coucher du soleil.

Cependant, nous attirons votre attention sur l'intérêt d'utiliser le bon calcul : il vous met du bon côté du point de vue de la sécurité. En effet, si en été vous y gagnez, c'est parce que le soleil met plus de temps à se coucher. Par contre en hiver, notre calcul fait "perdre" une dizaine de minutes : c'est parce que le soleil met moins de temps à se coucher. Calculer l'écart entre la nuit aéronautique et le coucher du soleil (et comparer avec les 30 minutes) vous permettra d'avoir une idée de la "vitesse" avec laquelle se couche le soleil, donc de vous méfier encore plus de l'arrivée de la nuit et de ne pas vous faire surprendre par le crépuscule.

Qui ne s'est jamais retrouvé au sol en ayant voulu "tangenter" avec la nuit et s'est surpris à constater qu'il faisait bien sombre, tout d'un coup ?

Quelque soit le cahier, le principe de la réservation reste identique, vous disposez d'une frise chronologique découpée en quarts d'heure.

Ses couleurs vous permettent de vous repérer par rapport à la nuit aéronautique et aux réservations effectuées par les autres membres.

Illustration 5 : frise de réservation non occupée

Lorsque l'on réserve, des plages de couleurs apparaissent dans la frise.

Les zones vert clair représentent ses propres réservations sans instructeur.

Les zones vert foncé représentent ses propres réservations avec instructeur.

Les zones rouge clair représentent les réservations d'autres membres sans instructeur.

Les zones rouge foncé représentent les réservations d'autres membres avec instructeur.

Les zones marron représentent une indisponibilité pour raison mécanique.

Illustration 6 : frise de réservation occupée

Illustration 7 : légende

Pour visualiser la légende des couleurs vous pouvez activer l'option dans vos paramètres personnels. Celle-ci apparaîtra sous forme de fenêtre « pop up » lors de votre prochaine connexion.

Pensez à autoriser votre navigateur à afficher ce type de fenêtres, elles sont souvent bloquées par défaut.

Comme on peut le remarquer, le contenu des zones de réservations n'est pas toujours explicite. En passant votre souris sur une zone réservée, une fenêtre d'information complémentaire apparaît.

Illustration 8 : information complémentaire sur un vol solo

Illustration 9 : information complémentaire sur un vol d'instruction

De même, en positionnant la souris sur le nom de l'appareil, vous obtenez des informations sur celui-ci.

]

Illustration 10 : information sur un appareil

Enfin, en cliquant sur le nom de l'appareil vous accédez à son cahier de réservation (cahier avion).

Réserver

Pour réserver un appareil il suffit de cliquer sur une zone libre de la frise dans la tranche qui correspond au début de votre réservation. L'affichage change pour présenter la page de réservation.

Illustration 11 : réserver un appareil

En fonction de votre profil, vous pouvez immobiliser un avion, l'option se trouvera sous le nombre de places à disposition.

Illustration 12 : immobilisation

Vous n'avez pas besoin de renseigner toutes les zones, certaines sont déjà pré remplies grâce au positionnement de la souris dans la frise.

Ainsi, l'avion, le membre (pilote), la date et l'heure de début sont déjà renseignés. Il ne reste plus qu'à préciser le type de vol (solo ou instruction), à choisir l'heure de fin de réservation et éventuellement de laisser un commentaire.

Selon les réglages appliqués par l'administrateur, la durée minimale de réservation a été fixée à 15 min, 30 min ou 45 min.

Une fois les champs renseignés, il suffit de confirmer la réservation par le bouton « valider ».

Le bouton « revenir à la page précédente » permet de revenir sur le cahier sans réserver.

Normalement l'affichage revient sur le cahier d'origine dès que vous avez validé le formulaire de réservation ; cependant différents avertissements peuvent apparaître.

Vous trouverez ci-après les différents messages possibles et leurs explications.

Si dans votre fiche personnelle vous avez donné votre adresse de courrier électronique et coché la notification par e-mail, vous recevrez un mail de confirmation de réservation sous la forme suivante :

La réservation

du 01/11/2005 à 17H00

au 01/11/2005 à 18H00

sur le F-GDLZ

est confirmée.

Cette opération a été effectuée par Sergeï Dupond

Modifier – supprimer une réservation

Il s'agit aussi d'une opération très simple, il suffit de cliquer sur le créneau que l'on souhaite modifier ou supprimer.

Illustration 13 : modifier ou supprimer une réservation

La fenêtre qui apparaît est similaire à celle des réservations.

Pour modifier des informations il n'y a qu'à changer les données voulues et à confirmer les modifications par le bouton « modifier » Pour supprimer la réservation on appuie sur le bouton « Supprimer ».

Une fenêtre de demande de confirmation s'ouvrira vous demandant si vous voulez réellement supprimer la réservation.

Illustration 14 : confirmation de suppression

Comme pour les réservations, ces modifications vous seront confirmées par e-mail (à condition d'avoir coché l'option dans votre fiche)

Pour une annulation :

la réservation

du 01/11/2005 à 17H00

au 01/11/2005 à 18H00

sur le F-GDLZ

est annulée.

Cette opération a été effectuée par Sergeï Dupond

Pour une modification :

la réservation

du 01/11/2005 à 17H45

au 01/11/2005 à 18H15

sur le F-GDLZ

est remplacée par

la réservation

du 01/11/2005 à 17H45

au 01/11/2005 à 19H45

sur le F-GDLZ

Cette opération a été effectuée par Sergeï Dupond

Messages d'informations

En fonction de votre profil ou des actions que vous effectuez sur ces procédures de réservation – modification – suppression, des avertissements peuvent apparaître :

• Réservation impossible (mode restrictif) quand il manque une qualification ou que celle-ci n'est plus à jour.

Vous avez précisé dans votre fiche de données, les qualifications dont vous disposez ainsi que les dates d'expiration.

Lors de la réservation, OpenFlyers compare vos qualifications avec les qualifications requises par l'appareil que vous réservez.

S'il vous manque une qualification ou si les dates de validité ont expiré, un message d'avertissement apparaîtra vous permettant on non de poursuivre la réservation, cela dépend des restrictions établies par la politique de l'aéroclub.

Cette option peut être débrayée par l'administrateur.

Illustration 15 : manque de qualification

• Réservation possible (mode avertissement) alors qu'il manque une qualification ou que celle-ci n'est plus à jour.

Illustration 16: réservation possible même si manque de qualification

• Réservation avec un instructeur Quand on réserve un vol avec un instructeur, il faut que celui-ci soit disponible, si ce n'est pas le cas le message suivant apparaît :

Illustration 17 : réservation impossible

Si profil utilisé comporte le droit « Réservation forcée d'instructeur », on peut forcer la réservation. En général, les instructeurs ont cette option activée dans leur profil car ce sont les plus à même de savoir s'ils peuvent assurer un vol hors de leurs heures habituelles.

Illustration 18 : réservation avec instructeur forcée

• Réservation pour un autre pilote que soi-même :

Réserver un appareil pour quelqu'un d'autre que soi est pratique pour les secrétaires et les instructeurs. Pour que cela soit possible, il faut que le profil de ces personnes possède l'option « réserver pour des tiers », si ce n'est pas le cas le message d'information suivant apparaît :

Illustration 19 : réservation pour autrui impossible

• Réservation – suppression - modification d'un créneau dont la date est dépassée.

Il y a deux restrictions quant à ces opérations de modification et de suppression :

- on ne peut pas supprimer une réservation dont la date de début a expiré.

Exemple pour un créneau de réservation qui commence à 15h00, on ne peut plus le supprimer au delà de cette heure.

- on ne peut modifier que l'heure de fin d'un créneau dont l'heure de début est dépassée.

Dès que l'heure de fin de réservation a expiré, les modifications et suppressions sont impossibles.

Illustration 20 : suppression - modification quand la date est passée

Cahier journalier

C'est celui qui est affiché par défaut, il affiche les réservations pour les appareils pour une date donnée. Ce cahier possède trois niveaux de sous affichage :

• affichage simultané des avions et des instructeurs

• affichage uniquement des avions

• affichage uniquement des instructeurs

Ces différents affichages ont le même but, celui de vous faciliter la réservation en vous affichant des informations pertinentes.

Le cahier journalier vous présente la liste des avions et/ou instructeurs disponibles pour une date donnée.

Illustration 21 : affichage des avions et des instructeurs

Illustration 22 : détail du nom

Pour afficher le nom complet de l'instructeur en cas de doute, il suffit de positionner sa souris sur son trigramme, si vous cliquez dessus, on arrive sur le cahier instructeur.

Cahier avion

Ce cahier vous permet d'afficher le planning de réservation d'un appareil donné sur une période de sept jours à partir de la date courante.

Bien sûr vous pouvez changer la date de début de l'affichage, en la modifiant dans le calendrier.

Illustration 23 : cahier avion

En cliquant sur un des jours de la semaine, l'affichage bascule vers le cahier journalier à la date du jour sélectionné.

Cahier instructeur

Ce cahier vous permet d'afficher le planning d'un instructeur donné sur une période de sept jours à partir de la date courante.

Illustration 24 : cahier instructeur

En cliquant sur un des jours de la semaine, l'affichage bascule vers le cahier journalier à la date du jour sélectionné.

Réservations

Ce menu vous permet de réaliser deux actions :

• réserver

Ce bouton permet d'accéder directement au formulaire de réservation sans passer par un cahier. Reportez-vous à la section 3.2 réserver pour plus de détails

• lister

Ce bouton permet de lister l'ensemble des réservations que l'on a effectuées. Pour plus de clarté, seules les réservations à venir sont affichées par défaut ; on peut cependant visualise les créneaux dépassés en cochant la case prévue à cet effet.

Données

Ce menu sert à modifier ses paramètres personnels ; selon votre statut au sein de l'aéroclub, membre ou instructeur, les options sont différentes.

Les membres ont seulement accès à l'option « affichage et fiche personnelle », les instructeurs ont en plus « (in)disponibilités » et « ajouter une (in)disponibilité »

Affichage et fiche personnelle

C'est ici que l'on va pouvoir modifier les options d'affichage de l'interface ainsi que remplir des informations personnelles.

Options de l'affichage

	Choix de l'affichage de la date au format anglo-saxon ou français
	Permet de choisir pour le cahier journalier le type d'affichage par défaut
	Une fenêtre « pop up » apparaîtra à la connexion pour afficher la légende des couleurs
	Choix du fuseau horaire de l'utilisateur
	Choix de la langue de l'utilisateur ; actuellement quatre langues sont disponibles : français, anglais, espagnol et italien
	Réglage de la largeur et hauteur des frises de réservation
	Choix des avions visibles. En effet il n'est pas toujours utile de visualiser tous les avions de l'aéroclub, cela surcharge l'affichage.
	Même chose que pour les avions, on peut ne choisir de visualiser que le ou les instructeurs qui nous encadrent (surtout pour les élèves pilotes)

Options de la fiche personnelle

Toutes les options de la fiche personnelle ont une case « visible de tous » afin de rendre publiques (mais limitées aux membres de l'aéroclub) ces diverses informations, le but étant de diffuser ses coordonnées aux membres du club afin de pouvoir se contacter pour partager des vols (par exemple).

Il est à noter que le remplissage de cette fiche est facultatif.

	Votre adresse de courrier électronique. Obligatoire si vous souhaitez activer la notification par mail
	Pour recevoir la confirmation de vos réservations par mail
	Cette option n'est visible que si l'aéroclub possède une liste de diffusion, et permet se s'y abonner ou désabonner
	Votre numéro de numéro de téléphone personnel
	Votre numéro de téléphone professionnel
	Votre numéro de téléphone portable
	Vos coordonnées postales. Ces informations ne sont visibles pour personne, c'est pour anticiper les futures évolutions d'OpenFlyers qui utilisera ces informations.
	Système de changement de mot de passe.

évidemment à chaque modification d'un seul de ces éléments, n'oubliez pas de cliquer à la fin sur le bouton valider, en bas du formulaire.

Qualifications

Ce menu n'est accessible que pour les personnes possédant l'option « gérer ses qualifications » dans leur profil.

A partir de cet affichage vous avez la possibilité de modifier / ajouter / supprimer vos diverses qualifications.

La liste des différentes qualifications disponibles est gérée par l'administrateur de l'aéroclub.

Illustration 25 : gestion des qualifications

In)disponibilités

Ce menu n'est accessible que pour les personnes ayant le statut d'instructeur. Cette zone permet aux instructeurs de spécifier leurs créneaux de disponibilités et d'indisponibilités

Illustration 26 : (in)disponibilités

Ajouter une (in)disponibilité

Dans ce menu on accède au formulaire de saisie des disponibilités / indisponibilités régulières ou exceptionnelles.

Il faut tout d'abord entrer les créneaux réguliers et exceptionnels.

Les présences régulières sont les présences normales, qui se répètent semaine après semaine tout au long de l'année.

Les absences / présences exceptionnelles sont celles qui ne se répètent pas automatiquement tout au long des semaines, c'est le cas par exemple quand on prend quelques jours de vacances.

Quand on renseigne les périodes régulières, il s'agit des créneaux de disponibilités. Si on ne spécifie rien, il s'agit d'indisponibilité.

Par exemple, un instructeur salarié qui travaille le mardi de huit heure à treize et de seize à dix-huit heure avec une pause déjeuner entre les deux remplit la période comme ceci :

Illustration 27 : exemple de remplissage

La période de pause, donc d'indisponibilité, n'a pas besoin d'être spécifiée.

Voici comment est affiché cette période dans les différents cahiers :

Illustration 28 : détail de l'affichage dans un cahier

Illustration 29 : ajout de (in)disponibilités régulières

Illustration 30 : ajout de (in)disponibilités exceptionnelles

Liste des membres

Dans ce menu s'affiche la liste des membres de l'aéroclub.

Pour ceux dont l'adresse de courrier électronique apparaît vous pouvez cliquer sur celle-ci pour automatiquement lancer votre logiciel de courrier.

Documentation administrateur