Documentation administrateur

Vous pouvez également consulter la documentation utilisateur.

Présentation

Dans ce guide, nous allons nous efforcer de décrire la fonction des différents menus au travers du paramétrage complet d'un club.

Nous allons donc traiter les différentes rubriques que vous allez devoir renseigner pour rendre la plateforme opérationnelle.

La page d'accueil : Espace administration

Gestion des licences et qualifications

• En mode « Désactivé » les licences et qualifications, même enregistrées, ne sont pas gérées.
• Le mode « Avertissement » ne fait qu'envoyer une alerte au pilote qui cherche à réserver alors que les licences qu'il a indiquées ne sont pas à jour (conseillé en période de rôdage du site, pour éviter les incompréhensions et susciter les mises à jour des licences).
• Le mode « Restriction » interdit toute réservation si les licences du pilote ne sont pas à jour.

Gestion des cotisations

• En mode « Désactivé » les cotisations ne sont pas gérées.
• Le mode « Avertissement » ne fait qu'envoyer une alerte au pilote qui cherche à réserver alors que sa cotisation n'est pas à jour (conseillé en période de rôdage du site).
• Le mode « Restriction » interdit toute réservation si le pilote n'a pas renouvelé sa cotisation.

Toute modification à ce niveau doit être suivie de l'appui sur [Valider la modification de statut] pour être prise en compte et permettre les modifications de date et de profil.

Profil(s) à utiliser si la cotisation n'a pas été renouvelée

Cocher le profil qui sera attribué automatiquement lorsque le membre n'aura pas renouvelé sa cotisation, ET que le gestionnaire est en mode « Restriction ».

Il faut mettre à jour la date d'échéance souhaitée pour la cotisation, avant d'appuyer sur [Mise à jour du profil et de la date].

Les profils

La bonne compréhension des profils est essentielle, elle conditionne tout le fonctionnement d'OpenFlyers.

Il existe actuellement 12 options différentes, la combinaison de ces options aboutit à la création d'un profil. Vous pouvez créer autant de profils que vous le souhaitez.

Création d'un profil

Pour les créer, il faut se rendre sur le menu

gestion profils | ajouter profil

A vous de cocher les différentes options qui créeront le profil. Même si l'explication des différentes fonctions apparaissent dans la fenêtre de création, voici repris l'explication de ces différentes options :

• Surpasse la limitation dans le temps des résas

Pas encore défini

• Réserver sans instructeur

permet de réserver un vol uniquement solo

• Réserver avec instructeur

permet de réserver avec un instructeur

• Réservation forcée d'instructeur

permet de réserver un vol avec un instructeur même si celui-ci n'a pas renseigné ses disponibilités

• Gestion dispo. des avions

permet d'immobiliser un appareil pour des opérations de maintenance

• Gestion dispo. des instructeurs

permet de gérer les disponibilités (horaire de présence) des instructeurs

• Gestion des utilisateurs

permet d'ajouter, modifier, supprimer des utilisateurs

• Modification de ses qualifs

permet aux utilisateurs de rajouter, modifier, supprimer la liste de ses qualifications/licences ainsi que de modifier leurs dates d'expiration.

• Admin. de Club

permet de modifier le paramétrage de l'aéroclub

• Gestion de la flotte avion

permet d'ajouter, modifier, supprimer un appareil dans l'aéroclub

• Modification des dates de péremption de ses qualifs

permet uniquement de modifier la date d'expiration de ses qualifications

• Réserver pour des tiers

permet d'effectuer une réservation pour une autre personne que soi-même.

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Voici quelques exemples de profils classiques

• administrateur
• gestionnaire
• secrétaire
• chef pilote
• instructeur
• pilote
• élève pilote
• sans droits

Ce dernier profil est intéressant car il permettra d'attribuer automatiquement ce profil à un pilote qui n'aurait pas renouvelé sa cotisation.

Bien sûr il faut que la gestion des cotisations soit activée.

--Utopie 11:46, 30 November 2005 (CET)

Modification / Suppression d'un profil

Une fois les différents profils créés, vous pouvez visualiser l'ensemble des profils par le biais du menu

Gestion des profils | Visualiser les profils

Sur l'affichage, vous avez à droite, en regard de chaque profil, deux icônes, une poubelle qui permet de supprimer le profil et un calepin qui permet de modifier le profil

Les utilisateurs

Pour rajouter des utilisateurs, il y a deux méthodes, soit un rajout manuel, soit un rajout à partir d'une liste au format csv.

Nous traitons ce dernier cas dans la rubrique "importer des utilisateurs".

Ajout des utilisateurs

Pour l'ajout manuel il faut se rendre dans le menu :

Gestion des utilisateurs | Ajouter des utilisateurs

• Login de l'individu

C'est l'identifiant de l'utilisateur qui lui servira à l'identification sur la plateforme OpenFlyers.

• Mot de passe de l'utilisateur

C'est le mot de passe de connexion, choisissez-le assez complexe pour éviter tout acte de "piratage", un conseil, qu'il fasse au moins 6 caractères avec un mélange de chiffres et de lettres.

En tant qu'administrateur vous ne pouvez pas retrouver le mot de passe de vos utilisateurs, ils sont stockés sous forme cryptée dans la base de donnée (hachage md5) mais vous pouvez en attribuer de nouveaux.

• Mot de passe de l'utilisateur

Retapez le mot de passe pour confirmation.

• Numéro de membre de votre utilisateur

Cela peut être un système de numérotation interne à l'aéroclub ou un numéro arbitraire, vous pouvez laisser cette option vide, OpenFlyers attribuera lui même un numéro.

• Type d'utilisateur

• membre

Pour effectuer des réservations, il faut cocher cette option.

• instructeur

Pour apparaître comme instructeur il faut cocher cette option.

• Trigramme/Nom de l'instructeur

Cette option n'est disponible que pour les instructeurs, c'est le nom abrégé de l'instructeur sur 3 caractères.

• Prénom de l'utilisateur

Saisissez le prénom de l'utilisateur.

• Nom de l'utilisateur

Saisissez le nom de l'utilisateur.

• Profil d'utilisateur

Sélectionnez dans la liste le ou les profils que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.

Si vous attribuez plusieurs profils à l'utilisateur celui-ci devra choisir avec quel profil se connecter.

Pour les utilisateurs ayant des profils avec des droits importants (permettant de modifier le paramétrage du club par exemple), la connexion avec un profil d'administration doit être l'exception ; pour une utilisation courante de réservation, utilisez un profil "classique" de pilote.

• Choisissez votre langue

Sélectionnez la langue dans laquelle apparaîtra OpenFlyers pour l'utilisateur. L'utilisateur pourra par la suite changer la langue dans ses paramètres personnels.

• Fuseau horaire à utiliser

Permet à l'utilisateur de changer son fuseau horaire s'il ne se trouve pas sur le même fuseau que le club.

--Utopie 19:28, 2 December 2005 (CET)

• Données personnelles

Ces informations sont facultatives, libre à vous de les renseigner. Ces informations ne sont pas (encore) utilisées par openflyers, elles sont là pour permettre aux membres de rentrer facilement en contact les uns avec les autres.

Si vous renseignez les numéros de téléphone, vous avez la possibilités de les masquer aux autres membres en enlevant la coche.

Fichier:001_adm12_numerotph.png

• notification par email

Cette option permet au membre de recevoir un mail de confirmation lors des actions de réservation, modification ou suppression d'un vol.

N'oubliez pas de renseigner l'adresse mail !!

• Notification par SMS

cette option n'est pas fonctionnelle, elle aura à terme la même fonction que la notification email mais par sms.

• Visualisation des Avions sur le cahier de réservations

permet de sélectionner le cahier avion en tant que page par défaut.

• Visualisation des Instructeurs sur le cahier de réservation

permet de sélectionner le cahier instructeur en tant que page par défaut

• Popup Légende

permet d'ouvrir une nouvelle fenêtre contenant la légende du code couleur utilisé dans la frise de réservation.

• Format de date

Sélection du format anglo-saxon pour l'affichage des dates.

• E-mail de l'utilisateur

Si vous souhaitez utiliser la notification par email, renseignez cette zone, par la case à cocher, vous pouvez masquer cette adresse.

• Liste de diffusion

permet de s'abonner ou désabonner à la liste de diffusion de l'aéroclub.

--Utopie 11:38, 3 December 2005 (CET)

Les réglages du club

Dans cette rubrique, nous allons paramétrer les réglages propre à l'aéroclub en renseignant certaines informations et activant certaines options

Configuration du club

pour le configurer, il faut se rendre dans le menu

Configuration | Configurer le club

--Utopie 19:12, 1 December 2005 (CET)

• nom du club

c'est simple, c'est le nom de votre aéroclub ...:-)

• Choisissez votre langue

vous choisissez la langue par défaut qu'utilisera OpenFlyers, bien entendu, vos utilisateurs pourront modifier cette langue dans les paramètres personnels (voir documentation utilisateurs)

• Fuseau horaire par défaut à utiliser

spécifiez le fuseau horaire de l'aéroclub, les heures de réservation étant stockées en temps universel, cela permet d'afficher dans la frise de réservation les heures en heures locales.

• Logo actuel

affiche le logo actuel de l'aéroclub, vous pouvez le modifier dans les options suivantes :

• Code OACI du terrain du club

spécifiez le code OACI de votre aéroclub, cela permet à OpenFlyers de calculer les heures de levers et couchers du soleil ainsi que de la nuit aéronautique qui correspondent exactement à la localisation géographique.

Si votre terrain n'apparaît pas dans la liste OACI, et uniquement dans ce cas, remplissez les zones suivantes :

• Nom de l'aérodrome

le nom, c'est simple;-)

• Code OACI

Code OACI de votre aérodrome (4 lettres ou 2 lettres suivies de 4 chiffres).

• Latitude

Indiquez la latitude sous la forme N452210 ou S452210 (1 lettre 6 chiffres).

• Longitude

Indiquez la longitude sous la forme E0011210 ou W0011210 (1 lettre 7 chiffres).

• Altitude

Indiquez l'altitude en pieds.

• Contenu de la cellule info

C'est une zone dans laquelle vous pouvez diffuser des informations à destination des utilisateurs d'OpenFlyers. Ces informations apparaissent sur toutes les pages de l'interface utilisateur.

• Logo de l'aéroclub

C'est ici que vous pouvez télécharger (uploader) le logo de l'aéroclub, grâce au bouton parcourir, sélectionnez le logo qui apparaîtra sur OpenFlyers.

Attention, ce logo doit être au format JPEG, PNG ou GIF et d'une taille maximale de 150x90 pixels.

Selon l'hébergeur chez qui vous avez installé OpenFlyers, la possibilité "d'uploader" votre logo sera désactivée. C'est souvent le cas chez les hébergeurs gratuits.

• Responsable OpenFlyers

sélectionnez dans la liste la personne référente de l'aéroclub pour la gestion technique d'OpenFlyers.

• URL du site de l'aéroclub

saisissez l'adresse internet du site de votre aéroclub, en cliquant sur le logo de l'aéroclub, les utilisateurs accéderont à votre site.

• Case "même jour"

Cette option fait apparaître lors d'une réservation une case "même jour" qui évite de préciser la date de la fin de réservation, étant donné que la majorité des réservations se font au cours d'une même journée, cela évite de remplir inutilement des zones.

Si la réservation court sur plusieurs jours, il suffira à l'utilisateur de décocher la case.

--Utopie 11:48, 2 December 2005 (CET)

• Commentaire sur les réservations

cette option permet de faire apparaître lors d'une réservation une zone de saisie qui permet au pilote d'écrire un commentaire sur la nature de son vol.

• Heure TU de début d'activité

Indiquez l'heure de début de la frise de réservation.

Attention,l'heure est à saisir en temps universel (zulu).

• Heure TU de fin d'activité

Indiquez l'heure de fin de la frise de réservation.

Attention,l'heure est à saisir en temps universel (zulu).

• Durée minimale d'une réservation

Sélectionnez la durée minimale pour une réservation

• Durée par défaut d'une réservation

Quand on a sélectionné une heure de début en cliquant dans la frise, l'heure de fin proposée sera celle que vous aurez déterminée ici.

Le pilote pourra bien sûr modifier cette heure de fin sans pour autant réserver pour une durée inférieure à la "durée minimale d'une réservation" spécifié dans l'option précédente.

• Profil(s) par défaut à utiliser pour les nouveaux membres

Sélectionnez dans la liste de ces profils celui que vous souhaitez attribuer automatiquement à chaque nouveau pilote.

• Adresse de l'expéditeur

Si un pilote active l'option de confirmation de ses réservations par mail, c'est cette adresse qui apparaîtra pour l'expéditeur. Saisissez une adresse valide si vous souhaitez que le pilote puisse répondre à ces messages de confirmation.

• Nom de la liste de diffusion

Si votre club posséde une liste de diffusion (mailing list) vous pouvez indiquer ici son adresse afin que les utilisateurs puissent choisir de s'y abonner ou non.

• Type de liste de diffusion

Si vous avez renseigné le nom de la liste de diffusion, veuillez spécifier quel est le logiciel qui est utilisé pour faire fonctionner la liste de diffusion.

Dans le cas où votre gestionnaire de liste de diffusion n'apparaitraît pas dans la liste, veuillez rentrer en contact avec l'équipe d'OpenFlyers devteam at openflyers point org.

--Utopie 14:19, 2 December 2005 (CET)

Ajouter les licences

Openflyers incorpore dans cette version un système de gestion des licences. Pour chaque avion vous allez déterminer quelles sont les licences necessaires pour effectuer la réservation. Nous déterminons "en vrac" toutes les licences necéssaires à la gestion de votre flotte.

Il faut prendre ici le terme licence au sens large, cela regroupe aussi bien la licence PPL, que le certificat médical ou encore les qualifications de type montagne ou autorisation voltige.

A vous de déterminer à quelle granularité vous voulez arriver au niveau de ce contrôle des licences.

Nous réglerons le niveau de tolérance de ces licences dans une autre rubrique.

La fonction ajouter ces licences se trouve dans le menu :

Configuration | Ajouter une licence

• Nom de la qualification

Spécifiez le nom de la licence, par exemple "Licence de pilote privé avion PPL(A)" ou encore "Certificat médical de Classe 2"

• Limite de validité

si la licence est assujettie à une limite de validité, cochez la case.

Selon le profil que vous avez attribué aux membres, ils pourront eux-même renseigner les licences qu'ils possèdent ainsi que leur date de validité.

Lister les licences

Le listage des licences se trouve dans le menu

Configuration | Lister les licences

Ce menu affiche la liste des licences qui ont été définies au sein de l'aéroclub, vous pouvez les modifier en sélectionnant l'icône calepin ou les supprimer grâce à l'icône poubelle. --Utopie 18:03, 2 December 2005 (CET)

Gestion de la base

Ce menu va nous permettre de réaliser des opérations de sauvegarde des utilisateurs ainsi que de l'intégralité de la base de données qui constitue OpenFlyers.

Un fonction d'importation est aussi prévue de façon à faciliter le remplissage de la base de données avec les membres de l'aéroclub.

Export CSV

Cette fonction va vous permettre de récupérer la liste des utilisateurs d'OpenFlyers avec toutes les informations saisies lors de leur inscription dans OpenFlyers (fonction d'ajout des utilisateurs), à l'exception de leur mot de passe.

Dès que vous cliquez sur Export CSV , un fichier .csv est généré et exporté sur votre ordinateur. Ce fichier est ensuite éditable par un tableur ou un éditeur de texte.

ps : Le format des fichiers CSV (Comma Separated Values, valeurs séparées par des virgules) est un format utilisé pour l'échange de données entre applications (comme les tableurs et les bases de données par exemple).

Export Excel

C'est la même fonction que l'export CSV, mais le fichier généré est au format Microsoft Excel ®.

Export de la base

C'est une fonction trés importante, en effet elle permet de réaliser une sauvegarde complète de la base de données d'OpenFlyers.

Dès que vous cliquez sur Export de la base un fichier nom_de_la_base.sql est généré et exporté sur votre ordinateur. Ce fichier pourra être par la suite utilisé pour régénérer votre base de données.

Vous devez réaliser cette opération de sauvegarde le plus régulièrement possible. Les clubs hébergés par L'association OpenFlyers bénéficient de sauvegardes automatiques qui sont stockées sur un serveur différent du serveur de production.

Importer des utilisateurs

Cette fonction permet d'importer une liste déjà existante d'utilisateurs, confectionnée sur une base de données ou sur un tableur. Il est préférable de l'utiliser quand on a un grand nombre d'utilisateurs à importer, quitte à remplir la base sur le logiciel externe (tableur Excel®, OpenOffice, ou tout autre outil capable d'exporter en .csv).

Dès que vous cliquez sur Importer des utilisateurs une page Importer une liste s'ouvre où chaque action est détaillée.

• 1/ Avant de commencer : Attention au formatage de votre fichier !

Le fichier CSV doit utiliser des séparateurs du type ";" (points-virgules) ou "," (virgules) et des retours à la ligne. Les virgules (ou le point-virgule) servent de séparateurs de données et les retours à la ligne de séparateurs d'enregistrement. Basiquement, une ligne correspond à un utilisateur et les données de l'utilisateur sont séparées par une virgule ou un point virgule. Tout autre format entraînerait une erreur de récupération. Le format de chaque ligne est donc le suivant: n° de membre;nom;prénom;email;adresse postale;code postal;ville;état;pays;téléphone fixe domicile;téléphone travail;téléphone portable;. S'il manque un élément, deux points virgules doivent se suivrent. Par exemple, un utilisateur sans e-mail donnerait la ligne suivante: n° de membre; nom; prénom;;adresse postale;code postal;ville;état;pays;téléphone fixe domicile;téléphone travail;téléphone portable;.

C'est la virgule qui est sélectionnée par défaut, vérifiez bien que ça correspond avec le séparateur utilisé dans votre fichier d'export.

• 2/ Indiquez à l'aide du bouton Parcourir, le fichier CSV contenant vos données.

Cet item met en mémoire dans la fenêtre de saisie l'adresse du fichier d'export qui se trouve sur votre ordinateur.

Le login créé automatiquement correspondra au nom suivi de la première lettre du prénom et le mot de passe au n° de membre (lequel peut déjà contenir un mot de passe autre que numérique si vous le souhaitez). Tout élément non alphanumérique sera éliminé du login ou du mot de passe.

A noter que même si le nom est en capitales (majuscules) dans votre fichier d'import, il sera passé en bas de casse (minuscules) à l'importation. En revanche, l'initiale du prénom reste dans la casse du fichier d'import. Si vous souhaitez un identifiant tout en minuscules (plus facile à gérer par des utilisateurs réticents envers l'informatique), il vous faut faire cette transformation au préalable, dans votre fichier d'export. Si vous souhaitez que les noms et prénoms de vos membres apparaissent avec une capitale initiale dans votre base OpenFlyers, il faudra corriger chaque fiche individuellement.

Il n'est pas possible de modifier un identifiant (pour choisir un identifiant qui convient mieux), il faut recréer manuellement un membre et effacer celui portant l'identifiant non souhaité.

Quand un identifiant est déjà utilisé, un numéro sur trois chiffres y est accolé, jusqu'à ce que l'identifiant formé soit unique.

Remarque: Tous les utilisateurs que vous insérez par l'import sont considérés comme des membres. Pour supprimer ce statut et/ou rajouter un statut instructeur, il faudra passer par une modification individuelle.

• 3/ Vous allez indiquer, en fonction des profils que vous avez créés, le profil "type" du membre "type". Les modifications seront ensuite apportées de manière individuelle.

Le profil « pilote » est évidemment celui qui devrait être sélectionné dans la grande majorité des cas.

• 4/ La définition du mode de visualisation par défaut de vos utilisateurs. Chaque utilisateur pourra la personnaliser ultérieurement.

Chaque item est suffisamment explicite pour ne pas être détaillé ici.

• 5/ La liste de diffusion. Indiquez si vous souhaitez inscrire vos membres à la liste de diffusion.

Validez pour lancer le processus... L'import peut prendre un certain temps si la liste d'utilisateurs est longue.

Configurations particulières

Surbooking ou sur-réservation

Vous pouvez paramétrer OpenFlyers afin de pouvoir effectuer du surbooking (ou sur-réservation) avec basculement automatique.

Pour ce faire voici les paramétrages à appliquer :

• vous créez pour chaque avion réel un autre avion (dit virtuel). Il faut que l'avion virtuel (servant à la sur-réservation) soit exactement du même type (= même nom du type en tenant compte des majuscules) que l'avion réel auquel il est attaché.

Il ne faut pas que deux avions réels aient le même type. Sinon, ils seront considérés dans le même groupe d'avion (cela peut être intéressant si vous souhaitez également mettre en place la réservation par type d'avion). L'immatriculation de l'avion virtuel est totalement libre. Nous vous conseillons cependant de remplacer le F- par 2-.

• vous ordonnez les avions de manière à ce que chaque avion virtuel soit après l'avion réel auquel il est rattaché.
• dans l'accueil de l'espace admin, cartouche "mode de gestion des réservations", vous activez la réservation par type.

Le tour est joué !