Utilisation du planning de réservation

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Planning4 overview

Présentation

L'objet de cette page est de présenter l'utilisation du planning de réservation de la version 4 d'OpenFlyers.

Tutoriel vidéo

Utilisation générique

Afficher les informations d'une activité

Après avoir activé l'affichage des activités dans le planning, il est possible de voir les informations des activités affichées.

Il suffit de cliquer sur une activité du planning afin d'ouvrir la page de paramètre de l'activité.

Le type d'activité, la ressource et les utilisateurs sont alors visibles.

Créer une réservation

  • Effectuer un clic long sur un créneau horaire d'une ligne du planning.
  • La réservation se matérialise sur la ligne concernée :
  • La page paramètres de l'onglet édition de la palette d'outils s'ouvre. On y définit les paramètres de la réservation : l'activité ainsi que les ressources mobilisées.
  • Pour compléter un paramètre, cliquer sur le titre de celui-là. La liste des choix disponibles s'affiche alors dans la partie basse de la palette d'outils.

Planning4 8.png

  • Cliquer sur le choix souhaité.
  • Ce choix s'affiche désormais sous le nom du paramètre, dans la partie haute de la palette d'outils.
  • Pour le supprimer, cliquer sur la croix à côté du nom.
  • Lorsque tous les paramètres sont définis, se rendre sur la page informations complémentaires de la palette d'outils, afin de voir si certains champs sont incomplets.
  • Lorsque toutes les informations obligatoires sont saisies, la réservation est complète.

Créer automatiquement un utilisateur en créant une réservation

Cette fonctionnalité est disponible lorsque l'utilisateur connecté dispose du droit Accès visiteur.

La création automatique se fait au moment d'une création d'une réservation où :

  • On récupère les données de la réservation
  • On créé l'utilisateur en lui générant un identifiant et un mot de passe puis en lui remplissant ses données personnelles depuis celles de la réservation
  • On envoie un email de création d'utilisateur

Après, le planning va se reconnecter automatique sur cet nouvelle utilisateur et poursuivre normalement la création de réservation.

Édition d'une réservation

Une réservation déjà créée sur le planning est éditable. Pour cela, il suffit de cliquer sur celle-ci dans la ligne du planning concernée. La réservation passe alors en mode édition.

Options de réservation

Composition

Lorsqu'on clique sur une réservation, on fait apparaître une info-bulle contenant les boutons suivants :

  • Accéder aux informations complémentaires : Planning4 picto tooltip detail.png.
  • Saisir l'activité : Planning4 picto tooltip activity.png.
  • Supprimer la réservation : Planning4 picto tooltip delete.png.

Emplacement

  • Sur une réservation de grande taille :

Planning4 9.png

  • Sur une réservation de petite taille :

Planning4 10.png

Redimensionnement

Lorsqu'une réservation est en mode édition, ses extrêmités gauche et droite s'affichent d'une couleur plus foncée. En effectuant un glisser-déposer sur ces zones, on augmente ou on réduit la durée de la réservation.

Déplacer

Une réservation en mode édition peut être déplacée. Pour cela, il faut effectuer un glisser-déposer n'importe où sur la réservation, sauf dans les zones de redimensionnement. Durant le déplacement, un fantôme indique si l'emplacement de destination est disponible (gris) ou non (rouge).

  • Emplacement de destination disponible :

Planning4 12.png

  • Emplacement de destination indisponible :

Planning4 11.png

Réservation incomplète

  • Une réservation est incomplète lorsque le créneau horaire est défini mais qu'il lui manque des paramètres requis.
  • Apparence :
    • Contour en pointillés.
    • Lorsque cette réservation n'est pas en mode édition, elle est transparente.

Manque l'activité et les ressources

  • La réservation apparaît avec un fond grisé :

Planning4 17 resa incomp 1.png

Planning4 17 resa incomp 3.png

Manque des ressources

  • La réservation apparaît avec la couleur de l'activité :

Planning4 17 resa incomp 2.png

Planning4 17 resa incomp 4.png

Lister les réservations

A documenter à partir d'OF 4.0.6

Utilisations métiers

Indisponibilité

  • Une ressource est indisponible lorsqu'elle est immobilisée. Elle n'est pas utilisable pour la plupart des activités.
  • Sur les créneaux horaires des lignes du planning, cela se matérialise par des striures horizontales grises.

FAQ

Disparition de réservation

Si une réservation n'apparait plus sur le planning, il faut se poser les questions suivantes :

  • Est-ce que cette réservation a réellement été faite ? En effet, il peut arriver qu'une personne pense avoir fait une réservation et qu'elle ait été interrompue dans son action et que finalement elle n'ait pas effectuée l'intégralité du processus. C'est notamment le cas lorsqu'une alerte avec une demande de confirmation s'affiche. L'email de confirmation de réservation est une preuve qui permet de confirmer que la réservation a bien été faite.
  • Est-ce que la réservation a été faite sur la bonne plateforme OpenFlyers ? Il peut arriver qu'un utilisateur dispose d'accès sur plusieurs plateformes OpenFlyers et qu'il confonde les plateformes. De la même façon, il peut avoir effectué sa réservation sur une recopie de test de la plateforme de production. Là encore, pour le lever le doute, l'email de confirmation de réservation indique le nom de la plateforme utilisée pour la réservation.
  • Un gestionnaire n'est-il pas intervenu pour supprimer/modifier la réservation ? Pour le savoir, il faut suivre la procédure qui permet de retrouver qui a supprimé une réservation.