Utilisation des validités

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Présentation

L'objet de cette page est de présenter l'utilisation des validités sur la version 4 d'OpenFlyers.

Il existe également un page qui traite du paramétrage des validités.

Définition

Voir les définitions de la page du paramétrage.

Certifier des validités

La certification permet à une structure d'attester qu'une validité saisie dans OpenFlyers a été vérifiée.

Lorsqu'un document est associé à une validité, cela permet d'indiquer que le document a été vérifié et que les données saisies correspondantes à la validité sont conformes au document téléversé. Cela permet également d'indiquer que le document est valide.

Un document-validité, une fois certifié, n'est plus modifiable, ni par l'utilisateur à qui correspond la validité ni par un gestionnaire de la structure. Cela permet de garantir la pérennité et l'inviolabilité de la certification.

Un document-validité peut être certifié de 2 façons :

  • Soit manuellement par un gestionnaire disposant des droits de certification du document
  • Soit par un robot dans le cas où le robot dispose d'un modèle du type de document à certifier.

Voir le paramétrage de la certification d'un type de validité pour définir les validités qui peuvent être certifiées et Gérer les certifications d'autres utilisateurs pour définir les profils qui peuvent certifier.

Certification manuelle

Pour certifier manuellement une validité, il faut soit :

  • En passant par l'interface de gestion des validités en attente de certification :
    • Vérifier les informations des validités en attente, corriger si besoin
    • Quand une validités est conforme, cliquer sur certifier


  • En passant par le menu de gestion individuelle des validités des utilisateurs :
    • Aller sur la page de gestion des validités des utilisateurs dans Admin puis Utilisateurs > Utilisateurs
    • Chercher l'utilisateur dont la validité est à certifier puis dans la colonne action cliquer sur l'icône "Editer les validités de l'utilisateur"
    • Sur la page qui s'ouvre, contrôler les informations de la validité puis cliquer sur le bouton dans la colonne "Certifier"

Certification automatique

La certification automatique n'est en fonction que lorsque la certification d'un type de validité a été activé avec le choix Possible par robot.

Le robot d'OpenFlyers est actuellement capable d'analyser les fichiers PDF correspondant aux attestations de licence délivrées par FFA. Il ressort du document :

  • Le numéro de licence de l'utilisateur
  • Les noms et prénom de l'utilisateur
  • La date de naissance de l'utilisateur
  • La date de début de validité la licence FFA
  • La date de fin de validité de la licence FFA
  • La présence de l'assurance "Individuelle Accident de base" avec l'attribut "Oui"

Ces informations lui permettent de valider que le document est conforme et correspond à l'utilisateur pour qui le document a été téléversé. Il se base sur le nom et la date de naissance.

Lorsque la correspondance est établie, il met à jour la validité avec les données suivantes :

  • Le numéro de licence
  • La date de début de validité
  • La date de fin de validité

Validités en attente de certification

Cette interface permet à un utilisateur connecté de voir toutes les validités qu'il est en mesure de certifier.

Il est possible de consulter et modifier les renseignements rentrés par les utilisateurs, dans le cas où les informations sont valides, l'utilisateur peut certifier la validité.

Une fois certifiée, la validité reste encore visible 24h, ainsi il est encore possible de corriger la validité si une erreur apparaît.

Cette page est accessible en suivant le lien envoyé par le mail de notification.

Contrôle des validités

Contrôle des validités à la connexion

Dès que l'utilisateur est identifié, un contrôle de ses validités est effectué. Les validités contrôlées sont uniquement celles que possède l'utilisateur et qui sont soumises à échéance ou les validités à expérience récente.

Le paramétrage du contrôle des validités s'effectue au travers de 2 champs :

  • le champ Alerte à la connexion qui définit le comportement que l'application OpenFlyers doit adopter à la connexion
  • le champ Soumise à échéance qui doit être attribué. S'il n'y a pas d'échéance, alors il n'y a pas de contrôle de validité de l'échéance à la connexion

Contrôle des validités lors de la saisie d'une réservation

Lors d'une réservation, OpenFlyers contrôle les validités détenues par la personne occupant la 1ère place dans la ressource et seulement s'il n'y a qu'une seule personne pour cette réservation. OpenFlyers vérifie également pour cette personne si des validités ne vont pas expirés avant la date de fin de la réservation. Les validités détenues doivent correspondre aux validités demandées pour le type de ressource correspondant à la ressource réservée.

Il y a 3 comportement possibles :

  • Pas de contrôle des validités.
  • Une alerte non bloquante dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.
  • Une alerte bloquante dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.

Le comportement est le même pour toutes les validités.

Contrôle des validités lors de la saisie d'un vol

Lors de la saisie d'un vol, OpenFlyers effectue 2 contrôles :

  1. S'il n'y a qu'une seule personne pour ce vol, le logiciel vérifie la présence des validités requises pour les types de vols sélectionnés. Il y a 2 comportement possibles pour chaque validité manquante :
    Il y a un paramétrage général qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher Validité bloquante pour la saisie des vols (si requise).
  2. OpenFlyers affiche une alerte pour les validités périmées comme à la connexion.

Gestion des validités des utilisateurs

Pour pouvoir gérer les validités des utilisateurs, la personne connectée doit disposer d'un profil ayant au moins le droit Gestion des utilisateurs. S'il s'agit de validités à vendre, il lui faut en plus le droit Acheter pour les tiers.

De plus, seules les validités listées dans Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour le profil concerné sont gérables.

Ajouter une validité à un utilisateur

  • Aller dans Admin
  • Puis Utilisateurs > Utilisateurs.
  • Cliquer sur l’icône représentant une check-list dans la colonne Actions.

Vous accédez à la page de saisie des Validités :

  • Sélectionner la validité à ajouter et Valider.

Si la validité est une validité à vendre, l'utilisateur sera automatiquement débité du montant correspondant. Les écritures comptables générées correspondantes sont validées. L'objectif est d'empêcher la réversibilité de cette opération par un utilisateur qui aurait souscrit à une validité. Cela permet de garantir la traçabilité des engagements.

Il est néanmoins possible de supprimer une validité à vendre indument attribuée.

Il est également possible de débrayer temporairement la facturation d'une validité pour pouvoir l'attribuer sans coût à un utilisateur.

Modifier la validité d'un utilisateur

  • Aller dans Admin > Utilisateurs > Utilisateurs.
  • Cliquer sur l’icône Lister (la plus à droite).

Vous accédez à la page de saisie des Validités : les modifications s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée.

Note :

  • Les modifications sont prises en compte en cliquant en dehors du champ de saisie.

Supprimer la validité d'un utilisateur

  • Aller dans Admin > Utilisateurs > Utilisateurs.
  • Cliquer sur l’icône Lister (la plus à droite).

Vous accédez à la page de saisie des Validités : les suppressions s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée en cliquant sur l'icône poubelle de la validité associée. Dans le cas où la ligne de la validité concernée ne dispose pas de l'icône poubelle, cela veut dire que la validité est à vendre. Pour pouvoir supprimer une validité vendue alors qu'elle n'aurait pas du l'être il faut suivre la procédure suivante :

Historique des validités

Une validité possède un historique contenant tous les états par lesquels elle est passée. Chaque changement effectué sur une validité entraîne automatiquement une entrée dans l'historique.

L'historique d'une validité est conservé même si la validité est supprimée, il sera consultable si une nouvelle validité du même type est créée pour le même utilisateur. Il est même possible de consulter les anciens fichiers contenus par la validité mêmes si ils ont étés remplacés.

Afficher l'historique des validités

Pour afficher l'historique des modifications, il faut d'abord se rendre sur l'interface de gestion des validités d'un utilisateur.

Il faut ensuite cliquer sur le nom de la validité dans la colonne de gauche du tableau pour ouvrir la page d'historique.

L'historique est affiché chronologiquement du changement le plus récent au plus ancien. Il est possible de consulter les anciens fichiers contenus par la validité mêmes si ils ont étés remplacés.

Lister les détenteurs d'un type de validité

  • Aller sur Utilisateurs > Types de validités
  • Cliquer sur l'icône symbolisant une liste dans la colonne Liste de la ligne correspondante à la validité concernée.

Le tableau liste les personnes ayant la validité correspondante.

Lorsque la validité est soumise à échéance, la liste fait ressortir en rouge sur fond gris les dates d'échéances périmées.

Lorsque la validité est une validité à expérience, la liste contient uniquement les utilisateurs remplissant les critères de la formule d'expérience.