Version du 21 février 2021 à 19:21

Sommaire

1 Présentation
- 1.1 Date par défaut dans les formulaires
- 1.2 Définitions
  - 1.2.1 Compte d'export
2 Clôturer l'exercice comptable
3 Créer un tarif pour la facturation des activités
4 Exporter la comptabilité
5 Grand livre
6 Importer un relevé bancaire
- 6.1 Ligne : xxx déjà présente en base de données
7 Lettrer des écritures comptables
8 Mettre à jour les tarifs
- 8.1 Mettre à jour les tarifs associés à des produits
- 8.2 Mettre à jour les tarifs associés à des activités
9 Opérations sur les comptes
10 Retrouver les écritures non validées
11 Saisir des écritures comptables
12 Solder les comptes
13 Valider toutes les écritures
14 Factures fournisseurs
- 14.1 Saisir des factures fournisseurs
- 14.2 Saisir un paiement à un fournisseur
15 Bon de commande et facture clients
16 Gestion des règlements clients
17 Cas particuliers

Présentation

L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de comptabilité dans la version 4 d'OpenFlyers.

Date par défaut dans les formulaires

La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

Définitions

Compte d'export

Pour chaque compte, il faut préciser un compte d'export qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

Clôturer l'exercice comptable

Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.

OpenFlyers affiche une alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours.

Avant de clôturer, il faut :

Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, saisir les écritures de fin d'exercice
Remettre à 0 les soldes des comptes d'exploitation.
Valider toutes les écritures antérieures à la date de clôture.

En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre des alertes. Si des comptes n'ont pas été soldés alors un message d'alerte apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future.

Ensuite, pour clôturer :

Aller dans Gestion > Comptes > Gestion > Clôturer l'exercice.
Dans la 2ème colonne intitulée Gestion de l'exercice comptable, renseigner le champ Date de clôture.

La date de début de nouvel exercice est automatiquement actualisée.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

Cliquer sur le bouton Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice.

Créer un tarif pour la facturation des activités

Admin > Ventes > Variables > Définition
Cliquer sur le bouton Ajouter
Champ Nom de variable, renseigner un nom de variable sous la forme tarifSoloXXXX en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : tarifSoloDR42. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
Champ Intitulé, renseigner le nom en clair de la variable sous la forme Tarif Solo XXXX en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
Champ Type de valeur, laisser Nombre à virgule
Cliquer sur le bouton Enregistrer

Il faut ensuite associer une valeur au tarif :

Admin > Ventes > Variables > Actualisation
Cliquer sur le bouton Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante en bas du tableau
Champ Nom de variable, sélectionner le nom de la variable précédemment créé
Champ Valeur, renseigner le tarif à associer à la variable
Champ Date de début, laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
Cliquer sur le bouton Enregistrer

Exporter la comptabilité

Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de s'entrainer avec le bac à sable en effectuant une recopie de sa plateforme de production.

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.

Actions à effectuer par ordre chronologique

OpenFlyers permet d'exporter uniquement les écritures validées et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un rapport qui permet d'avoir les à nouveaux.

Prérequis à tout export comptable :

@@ Ligne 6 : / Ligne 6 : @@
 La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.
-=Définitions=
+==Définitions==
-==Compte d'export==
+===Compte d'export===
 Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.
@@ Ligne 19 : / Ligne 19 : @@
 Avant de clôturer, il faut :
 *Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, [[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|saisir les écritures de fin d'exercice]]
-*Dans tous les cas, [[#Solder-les-comptes|remettre à 0 les soldes des comptes d'exploitation]].
+*[[#Solder-les-comptes|Remettre à 0 les soldes des comptes d'exploitation]].
-*Valider toutes les écritures antérieures à la date de clôture.
+*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Valider toutes les écritures antérieures à la date de clôture]].
-En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Pour cela, il peut être nécessaire de [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|retrouver les écritures non validées]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future.
+En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future.
 Ensuite, pour clôturer :
-*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion / Export'''.
+*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Clôturer l'exercice'''.
-*Dans la 2ème partie intitulée '''Gestion de l'exercice comptable''', renseigner le champ '''Date de clôture'''.
+*Dans la 2ème colonne intitulée '''Gestion de l'exercice comptable''', renseigner le champ '''Date de clôture'''.
 La date de début de nouvel exercice est automatiquement actualisée.
 Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1
 *Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''.
+=Créer un tarif pour la facturation des activités=
+*'''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
+*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
+*Champ '''Nom de variable''', renseigner un nom de variable sous la forme ''tarifSoloXXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : ''tarifSoloDR42''. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
+*Champ '''Intitulé''', renseigner le nom en clair de la variable sous la forme ''Tarif Solo XXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
+*Champ '''Type de valeur''', laisser ''Nombre à virgule''
+*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
+Il faut ensuite associer une valeur au tarif :
+*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
+*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau
+*Champ '''Nom de variable''', sélectionner le nom de la variable précédemment créé
+*Champ '''Valeur''', renseigner le tarif à associer à la variable
+*Champ '''Date de début''', laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
+*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
 =Exporter la comptabilité=
@@ Ligne 63 : / Ligne 79 : @@
 ==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export comptable]]==
 ===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
-Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Gestion / Export''' avec les éléments suivants :
+Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Exporter''' avec les éléments suivants :
 <pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
 intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
@@ Ligne 72 : / Ligne 88 : @@
 Pour exporter la comptabilité, il faut :
-*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion / Export'''
+*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Exporter'''
-parties se superposent :
-*'''Solder les comptes'''
+Dans la première colonne, le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.
-*'''Gestion de l'exercice comptable'''
-*'''Statistiques'''/ '''Export de la comptabilité'''
-Le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.
-Au-dessous du titre apparait la période que l'on souhaite exporter. Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.
+Dans la deuxième colonne, sous le titre apparait la période que l'on souhaite exporter. Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.
 Exemples :
@@ Ligne 87 : / Ligne 100 : @@
 Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
 *Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
-*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter''' de la ligne du logiciel vers lequel on souhaite exporter.
+*Dans la troisième colonne, sélectionner le format d'export souhaité.
+*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter'''.
 *Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].
 '''Remarques :'''
-*Il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaité, alors une alerte apparaitra signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
+*Sauf à avoir cocher la case '''Ecritures non validées''', il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent, s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaitée, alors une alerte apparait signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
 *Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.
+===Exporter les écritures marquées comme exportées===
+Il est possible de ré-exporter les écritures marquées comme ayant été déjà exportées (et [[#Marquer-les-écritures-lors-de-l'export|marquées comme tel]]) en cochant '''Ecritures marquées comme exportées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures marquées, elles ont sans doute déjà étaient importées dans la comptabilité réelle.''.
+===Exporter les écritures non validées===
+Il est possible d'exporter les écritures non validées en cochant '''Ecritures non validées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures non validées, elles ne devraient pas être importées dans la comptabilité réelle.''.
 ===Marquer les écritures lors de l'export===
@@ Ligne 119 : / Ligne 139 : @@
 '''Attention :''' avant d'effectuer un import de relevé bancaire en production, il est vivement recommandé de le faire sur la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|plateforme bac à sable]]. En effet, un import de relevé bancaire génère de nombreuses écritures qu'il peut être ensuite fastidieux de supprimer à la main en cas de mauvais import.
-De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui, si importées à plusieurs reprises, peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.
+De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.
 Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
@@ Ligne 137 : / Ligne 157 : @@
 :#Compte utilisé lors du précédent import
 :#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
+*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
 *Cliquer sur le bouton '''Importer'''
-Les écritures vont alors passer par une étape de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Lettrage-automatique|lettrage automatique]].
+* S'il y a un message d'erreur ''[[#Ligne-:-xxx-déjà-présente-en-base-de-données|Ligne : xxx déjà présente en base de données]]'', l'import n'est pas réalisé afin de ne pas générer de doublons.
 Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.
@@ Ligne 145 : / Ligne 166 : @@
 Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.
-=Lettrer des écritures comptables=
+==Ligne : xxx déjà présente en base de données==
-''Cette documentation correspond à une fonction qui n'est pas encore en production''.
+Ce message d'erreur peut être généré lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'import de relevé bancaire.<br/>
+Il indique que la ligne affichée est déjà présente en base de données.<br/>
+Dans ce cas, aucune ligne du fichier n'est chargée en base de données.<br/>
+En cas de présence de cette erreur, vérifier que la période d'export de votre relevé bancaire ne chevauche pas la période de l'export précédant.
+=Lettrer des écritures comptables=
 Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.
+Pour pouvoir effectuer le lettrage il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]].
+==Annulation automatique du lettrage==
+Dans le cas où un flux comptable est modifié ou annulé, les écritures comptables lettrées avec les écritures du flux concerné sont automatiquement délettrées.
 ==Lettrage automatique==
-Le lettrage automatique se fait lors de l'import de relevés bancaires. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
+Le lettrage automatique se fait lors de l'[[#Importer-un-relevé-bancaire|import de relevés bancaires]] en cochant la case à cocher '''Lettrer automatiquement les écritures comptables''' de l'interface correspondante. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
 *Génération de l'écriture comptable
 *Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
 *Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
 *Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
+Pour la recherche de l'écriture inverse, le robot se limite à X jours avant et Y jours après la date de l'écriture d'origine. X et Y sont définis dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|Paramétrage général de la gestion des comptes]].
 Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.
@@ Ligne 188 : / Ligne 220 : @@
 '''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.
-*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
+* S'il y a un message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
 *Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable
 ==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
 *'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
-[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.png]]
+[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.jpg|250px]]
-*Cliquer sur le bouton '''Modifier''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
+Si vous souhaitez mettre à jour un tarif, c'est à dire définir un prix qui doit s'appliquer à partir d'une certaine date, alors il faut :
-[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.png]]
+*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
+[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.jpg|500px]]
 *Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
-[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png]]
+[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png|400px]]
 '''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.
@@ Ligne 205 : / Ligne 238 : @@
 *Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
 *Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable
+Après mise à jour des tarifs, s'il est nécessaire de mettre à jour les activités déjà saisies, alors il faut suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]].
 =Opérations sur les comptes=
@@ Ligne 388 : / Ligne 423 : @@
 =Solder les comptes=
-*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion / Export'''
+*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
-*Dans le formulaire '''Solder les comptes''' :
+*Dans la première colonne, laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
-*Laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
+*Dans la deuxième colonne, la date proposée dans le champ '''A la date du''' doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours
-*La date proposée dans le champ '''A la date du''' doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours
+*Si plusieurs comptabilités sont paramétrées, un le champ '''Comptabilité''' est visible, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
-*Dans le champ '''Comptabilité''', sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
 *Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
 **Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
@@ Ligne 401 : / Ligne 435 : @@
 Seuls les comptes actifs sont pris en compte.
-Le flux généré est modifiable. Avant de clôturer la comptabilité il faut donc le valider dans '''Admin > Comptes > Valider les flux'''.
+Le flux généré est modifiable.
+Après avoir cliqué sur le bouton '''Générer les écritures''', le gestionnaire est redirigé vers '''Admin > Comptes > Valider les flux''' avec par défaut l'affichage du mois et de l'année correspondant aux flux générés afin de lui permettre de valider ces flux. Cette opération est nécessaire avant de pouvoir [[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôturer l'exercice comptable]].
+=Valider toutes les écritures=
+OpenFlyers permet de valider toutes les écritures comprises avant une date choisie.
+*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Valider'''
+*Dans la 1ère colonne intitulée '''Statistiques''', la date de début de l'exercice comptable est renseignée ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validés avec la date de la première écriture non validée.
+*Dans la 2ème colonne intitulée '''Valider''', renseigner la date '''Valider les écritures jusqu'au :''' en cliquant sur le calendrier.
+** Cette date ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable.
+** Et, ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.
+* Activer l'interrupteur '''Autoriser''' et cliquer sur le button '''Valider toutes les écritures'''
 =Factures fournisseurs=
@@ Ligne 551 : / Ligne 596 : @@
 Préambule : Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.
-* Aller dans '''Comptes > Approvisionner''' ou '''Admin > Comptes > Encaissements > Saisir un encaissement'''
+* Aller dans '''Planning > Comptes > Approvisionner''' ou '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
 *'''Comptes clients''' :
 **Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
@@ Ligne 590 : / Ligne 635 : @@
 *Récupérer les chèques et espèces à valider
 *Classer les chèques par ordre de date.
-*Aller dans la page '''Admin > Comptes > Pointer > Chèques'''
+*Aller dans la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Chèques'''
 *Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation
 *Cocher les règlements correspondants à aux chèques physiquement présents.
@@ Ligne 606 : / Ligne 651 : @@
 Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des paiements par [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Terminal-de-paiement-électronique-virtuel|TPE virtuel]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.
-Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Comptabilité > Paiements par type'''.
+Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Paiements par type'''.
-Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Comptabilité > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.
+Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.
 '''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.
@@ Ligne 649 : / Ligne 694 : @@
 Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
-#Aller sur '''Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
+#Aller sur '''Gestion > Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
 #Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.
-Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Comptes > Saisir un flux''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.
+Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.

Utilisation de la comptabilité : Différence entre versions