Liste de diffusion

Liste de diffusion Mailman proposée aux clients OpenFlyers.

Présentation

Quelque soit la formule d'abonnement (hors abonnement Solo), chaque plateforme OpenFlyers a droit à une liste de diffusion. Les abonnements Business et Première ont droit à plusieurs listes de diffusion. Pour l'abonnement First-Price, les listes de diffusion supplémentaires font l'objet d'une facturation.

Il est possible de coupler une seule liste de diffusion à la plateforme OpenFlyers de la structure. Pour ce faire, il faut :

Vous rendre sur la page de management de la structure (Admin->Structure->Coordonnées) et sélectionner hostedMailman en type de liste de diffusion. Lorsque vous enregistrez les modifications en cliquant sur le bouton enregistrer, la liste de diffusion sera créée, elle sera sous la forme nom_du_club-ml@openflyers.info

Lorsque la liste diffusion est créée, vous pouvez :

• Synchroniser la liste de diffusion,abonner toutes les personnes inscrites et actives et désabonner toutes les personnes qui ne sont plus inscrites ou désactiver, depuis l'interface openflyers.
• Autoriser tous les emails abonnés à envoyer des emails dans la liste de diffusion, depuis l'interface openFlyers.
• Interdire tous les emails abonnés à envoyer des emails dans la liste de diffusion, depuis l'interface openFlyers.
• Abonner un utilisateur depuis l'interface OpenFlyers, les utilisateurs peuvent en faire de même.
• Désabonner un utilisateur depuis l'interface OpenFlyers, les utilisateurs peuvent en faire de même.
• Autoriser un utilisateur à envoyer des emails à la liste de diffusion depuis l'interface OpenFlyers, les utilisateurs peuvent en faire de même.
• Interdire un utilisateur à envoyer des emails dans la liste de diffusion depuis l'interface OpenFlyers, les utilisateurs peuvent en faire de même.

Différence entre e-mail rejeté (=Reject) et supprimé (=Discard)

Lors du traitement des e-mails envoyé à la liste de diffusion, il est possible de façon automatique ou manuelle de refuser la diffusion d'un e-mail sur la liste de diffusion de 2 façons : soit en le rejetant soit en le supprimant. La différence entre rejeter et supprimer vient du fait que pour un message rejeté l'envoyeur sera avisé par e-mail du rejet de son envoi alors que pour un message supprimé, il n'aura pas de notification.

Conseil OpenFlyers :

• Dans le cas d'une politique de traitement des spams il est judicieux de ne pas retourner d'e-mail à l'envoyeur qui est souvent un robot afin de ne pas lui confirmer l'existence de l'adresse e-mail de la liste de diffusion.

Configuration de la liste

Paramètre de création de la liste de diffusion

Lors de la création de la liste de diffusion, elle est créée avec différents paramètre qui sont les suivant :

• L'administrateur ne reçoit pas d'email de notification de création
• Le contenu de la liste n'est pas archivé
• Elle n'est pas visible sur internet

Pour les abonnements :

• Il n'y a pas d'envoi d'email de bienvenue
• Il n'y a pas de contrôle d'abonnement, c'est à dire que l'administrateur n'a pas besoin de confirmer manuellement chaque nouvel abonné

Pour l'envoi des emails :

• Il n'y a pas limite de taille
• Il n'y a pas de limite de caractère
• Les réponses sur la liste se font sur l'adresse email de la liste de diffusion
• Il n'y a pas de limitation de nombre d'email

Utilisation de la liste

Abonner un nouvel utilisateur à la liste depuis OpenFlyers

Lorsque vous renseignez la fiche d'un nouvel utilisateur (membre, client, etc.), vous pouvez l'abonner à la liste de diffusion directement depuis OpenFlyers. Cela se fait dans le formulaire de création ou de modification de l'utilisateur (AJOUTER UN UTILISATEUR / MODIFIER UN UTILISATEUR) au niveau du champ Liste de diffusion en sélectionnant Abonné(e) puis en validant le formulaire.

Abonner un utilisateur depuis openFlyers

Un utilisateur peut de lui-même s'abonner à la liste de diffusion depuis son interface Données > Affichage et fiche personnelle puis en cochant le bouton Abonné(e).

Autoriser un utilisateur à envoyer des emails à la liste de diffusion depuis openFlyers

Pour qu'une adresse e-mail soit autorisée à poster sur la liste de diffusion :

• Aller dans Gestion > Utilisateurs > Actifs
• Cocher la case Autoriser à envoyer des emails dans la liste de diffusion
• Cliquer sur le bouton Sauver tout en bas de la page afin d'enregistrer cette modification.

• Attention vous ne pouvez pas autoriser une personne à envoyer des emails alors qu'elle n'est pas abonnée, la case sera grisé et non utilisable si tel est le cas.

Autoriser tous les emails abonnés a envoyer des emails dans la liste de diffusion

• Pour autoriser tous les emails abonnées à envoyer des emails dans la liste de diffusion il faut :
• Aller dans Admin > Structure > Coordonnées
• Cliquer sur le bouton Autoriser tous les membres à envoyer des emails

Changer d'adresse e-mail inscrite dans la liste de diffusion depuis openFlyers

• Aller dans Données > Affichage et fiche personnelle
• Modifier l'adresse e-mail inscrite dans le champ E-mail
• Cliquer sur le bouton Sauver tout en bas de la page afin d'enregistrer cette nouvelle adresse dans la base de données OpenFlyers de la plateforme.
• L'email dans la liste de diffusion sera changée dans le même temps.

Désabonner un utilisateur depuis openFlyers

Un utilisateur peut de lui-même se désabonner à la liste de diffusion depuis son interface Données > Affichage et fiche personnelle puis en décochant le bouton Abonné(e).

Interdire un utilisateur d'envoyer des emails à la liste de diffusion depuis openFlyers

Pour qu'une adresse e-mail soit ne soit autorisée à poster sur la liste de diffusion :

• Aller dans Gestion > Utilisateurs > Actifs
• Décocher la case Autoriser à envoyer des emails dans la liste de diffusion
• Cliquer sur le bouton Sauver tout en bas de la page afin d'enregistrer cette modification.

Interdire tous les emails abonnés a envoyer des emails dans la liste de diffusion depuis openFlyers

• Pour désautoriser tous les emails abonnées à envoyer des emails dans la liste de diffusion il faut :
• Aller dans Admin > Structure > Coordonnées
• Cliquer sur le bouton Autoriser aucun membre à envoyer des emails

Envoyer un e-mail sur la liste de diffusion

Si le nom de la liste de diffusion est quelquechose-ml@openflyers.info, alors pour envoyer un e-mail à toutes les personnes inscrites sur cette liste, il suffit d'envoyer un e-mail à l'adresse quelquechose-ml@openflyers.info.

Attention : l'e-mail ne sera diffusé que si l'adresse e-mail de l'envoyeur est autorisée pour diffuser des e-mails.

Synchroniser la liste de diffusion

• Synchroniser la liste de permet de mettre à jour la liste de diffusion avec la base de données. Cette fonctionnalité abonne tous les utilisateurs de la base de données du club et désabonne tous les anciens utilisateur qui ne sont plus inscrits au club.
• Pour synchroniser la liste de diffusion il faut :
• Aller dans Admin > Structure > Coordonnées
• Cliquer sur le bouton Synchroniser la liste de diffusion