Données

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Présentation

L'objet de cette page est de regrouper les informations concernant le module de gestion des données dans OpenFlyers.

Le module de gestion des données aide le gestionnaire d'une structure à être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).


Ce module permet de gérer ces durées de conservations et de supprimer toutes données obsolètes au sein de la base de données. Il permet également de générer le registre de traitement des données.

Affichage

L'interface de la gestion des données se présente sous la forme d'un tableau contenant une ligne par catégorie de données :

Avec pour chaque catégorie les éléments suivants :

  • Traitement effectué
  • Finalité
  • Type de données
  • Modalité de collecte (Si elle est manuelle ou automatique)
  • Espace de stockage
  • Responsable du traitement
  • Profils habilités à consulter avec le nombre de personnes concernées
  • Profils habilités à modifier avec le nombre de personnes concernées
  • Utilisateurs concernés
  • Durée de conservation en jours
  • Date la plus ancienne
  • Nombre de données obsolètes
  • Nombre de données non obsolètes

Pour chaque catégorie, il est possible de :

  • Modifier les durées de conservation (pictogramme crayon)
  • Modifier le responsable de traitement (pictogramme crayon)
  • Supprimer les données obsolètes (pictogramme corbeille)

Le tableau d'affichage peut constituer en tant que tel un registre de traitement des données.

Catégorie de données

Les catégories de données représentent les différents types de traitement effectuées au sein de la plateforme OpenFlyers.

Les catégories d'Openflyers sont les suivantes :

  • Activités (ne comprend pas les vols de formation).
  • Comptabilité : deux traitements possibles :
    • Les entrées comptables
    • Les comptes utilisateurs
  • Formations (centré autour des activités d'instruction)
  • Utilisateurs
  • Réservations
  • Validités

Contraintes d'obsolescence

Afin de déterminer si une donnée est obsolète, chaque catégorie possède ses propres contraintes.

Pour qu'une donnée obsolète soit supprimable, certaines catégories ont des contraintes supplémentaires.

Activités
  • La date de l'activité doit être antérieure à la durée de conservation
  • Supprimable : Aucune entrée comptable ne doit y être associée
Comptes
  • Le compte doit être désactivé
  • Supprimable : Aucune entrée comptable ne doit y être associée
Entrées comptables
  • L'entrée comptable doit dépasser la durée de conservation
  • Le compte associé doit avoir une balance dont la date doit être postérieure à celle de l'entrée comptable

Lors de la suppression des données obsolètes, les données comptables d'une année entière sont supprimées

Formations
  • La date de l'activité associée doit dépasser la durée de conservation
  • Supprimable : Aucune entrée comptable ne doit y être associée
Réservations
  • La date de la réservation doit dépasser la durée de conservation
  • Supprimable : Aucune entrée comptable ne doit y être associée
Utilisateurs
  • L'utilisateur doit être désactivé
  • Supprimable : Il ne doit pas exister de donnée liée:
    • Aucun compte bancaire
    • Aucune réservation
    • Aucun vol et formation
Validités
  • La date d'expiration doit dépasser la durée de conservation

Utilisation

Accéder à l'interface

  • Admin > Structure > Données > Conservation des données

Modifier les durées de conservation

Attention, certaines durées ont un minimum pour des raisons légales.

Supprimer des données

La suppression ne se fait que pour la catégorie de données correspondantes selon les contraintes associées.