Conseils spécifiques pour la comptabilité

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Présentation

Quelques conseils spécifiques

Gérer les baptêmes dans OpenFlyers pour un aéro-club

Dans un aéro-club, les baptêmes ne dépassent pas 10% de l'activité. Aussi, nous déconseillons de mettre en place les tarifs des baptêmes qui engendrent plus d'erreurs de saisies qu'autre chose. Par contre, dans le cas d'une société commerciale et notamment si la saisie des vols est entre les mains d'un nombre réduit de personnes, alors la tarification des baptêmes peut être mise en place. Voici donc, comment nous conseillons de gérer les baptêmes dans OpenFlyers.

Paramétrage préconisé pour gérer les baptêmes par un aéro-club

  1. Créer un type de vol "baptême"
  2. Créer un compte client "Clients extérieurs"
  3. Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo

Ainsi :

  • le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
  • le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
  • le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement

Utilisation pratique du paramétrage préconisé des baptêmes pour un aéro-club

On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre. Lorsqu'un baptême est effectué :

  1. Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
  2. Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs".

Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "delta baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :

  • Tarif solo : 100 €/h
  • Tarif baptême : 60 €
  • Vol effectué de 30 minutes

Alors :

  • En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
  • En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
  • Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.

A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

Que faire des bons baptêmes payés et non effectués ?

Quelque soit le statut commercial de la structure aéronautique (association ou société), voici comment nous conseillons de gérer les bons baptêmes :

  • Enregistrer dans OpenFlyers uniquement l'encaissement du bon sans saisir de vente (et donc ne pas créer de produit pour cela)
  • Lorsque le baptême est effectué, saisir le vol : cela génère la facture selon le paramétrage

Lors de la clôture de l'exercice, il suffit de contrôler le compte "client baptême" et de le comparer avec les dates de remise des bons baptêmes. C'est alors que doit être décidé si un bon ne sera jamais utilisé. Auquel cas, une écriture spécifique est à prévoir comptablement.

Gérer les taxes d'atterrissage dans OpenFlyers

Les taxes d'atterrissages sont facturées à la structure aéronautique qui souvent les débitent sur le compte de ses clients. Voici 2 méthodes pour gérer ces opérations dans OpenFlyers :

  • La méthode la plus simple consiste à partir du principe que les factures des taxes d'atterrissages sont déjà existantes et qu'il s'agit juste de faire payer la personne réellement concernée par la taxe. Pour ce faire, il suffit de saisir un flux en débitant le compte du client du montant de la facture de la taxe d'atterrissage et de créditer un compte produit "taxe d'atterrissage". Cette méthode est pratique dans le cas où le prix de la taxe n'est jamais le même.
  • Pour les aérodromes dont les taxes sont récurrentes, il peut être intéressant de créer un type de vente pour gérer les taxes. Cette solution n'est pratique que dans le cas où les montants sont constants. Cela permet alors d'éviter d'avoir à saisir à chaque fois le prix de la taxe. L'autre intérêt de cette méthode est qu'elle permet de générer une facture fournisseur au nom de la structure dans le cas où le client le souhaiterait.