Suivi des emails

De Documentation de la solution web de gestion OpenFlyers version 3
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Introduction

Le suivi des emails permet de voir l'état des emails de notifications automatiquement envoyés par la plateforme.

Cette fonctionnalité est accessible depuis le menu Admin > Utilisateurs > Suivi des emails et il faut avoir le droit d'envoyer et suivre les emails.

Gestion des emails envoyés

L'affichage des emails

L'interface affiche toutes les informations nécessaires afin d'identifier un email et les causes d'une possible erreur qui empêche sa réception :

Numéro d'identifiant Titre Emetteur Catégorie Date Destinataire Type de destinataire Statut Détails Actions
Numéro d'identifiant de l'email en base de données Sujet de l'email Adresse émettrice Catégorie de l'email :
  • Réservation
  • Alerte de solde
  • Email d'activation
  • Email de validité
Date d'envoi de l'email, au format AAAA-MM-JJ HH:MM:SS
  • NOM Prénom, avec un lien vers son profil
  • Email utilisé lors de l'envoi
  • Destinataire direct
  • Destinataire en copie
  • Destinataire en copie cachée

Dernier état connu de l'email :

  • Aucune information disponible : Inconnu
  • Une ou plusieurs erreurs ont été rencontrées : Erreur
  • Le message a été reçu : "Reçu"

Avec un voyant synthétisant les erreurs

Description des erreurs s'il y en a :

  • Première erreur rencontrée
  • Dernière erreur rencontrée (si il y en a plus d'une)
Actions possibles liées à l'email

Tous les emails ne sont pas affichés sur la même page. Des liens sont disponibles en pied de page afin d'afficher les autres messages.


Voyants notifiant du statut d'un email

Dans l'affichage du suivi des emails, trois niveaux de voyants peuvent être affichés :

  • Voyant jaune si l'état est à Inconnu
  • Voyant rouge si l'état est à Erreur. Le nombre d'erreurs est alors indiqué à côté.
  • Voyant vert si l'état est à Reçu

Le filtrage des emails

Tout en haut de la page, 5 filtres sont disponibles. Ils permettent de restreindre l'affichage des emails envoyés, afin d'identifier plus facilement les erreurs.

  1. La date d'envoi des emails, avec trois champs, jour, mois et année. On peut sélectionner respectivement, mois complet, année complète, et 5 ans avant et après l'année en cours de sélection. A noter que par défaut, mois complet, année complète ainsi que l'année actuelle sont sélectionnés.
  2. Le destinataire des emails, une liste déroulante contient toutes les personnes de la base de données, et une valeur Tous (aussi sélectionnée par défaut) permettant de ne pas filtrer selon le destinataire
  • Le type de destinataire recherché, de même, la liste déroulante contient les trois types de destinataires possibles dans un email, ainsi qu'une valeur Non précisé permettant de ne pas faire la distinction
  • La catégorie de l'email, une liste déroulante est aussi utilisée, avec aussi une valeur Non précisé
  • Le statut de l'email, le fonctionnement est le même, la liste déroulante contient les valeurs Non précisé, Reçu, Erreur, Inconnu

L'interaction avec un filtre recharge automatiquement la page en mettant à jour les emails affichés. Lorsque la page est rechargée, les valeurs sélectionnées dans les filtres sont évidemment sauvegardées.

Gérer le détail d'un email

Lors de la gestion d'un email, l'action correspondant au pictogramme liste permet de rediriger vers le détail de l'email de la ligne.

Une nouvelle page s'ouvre dans un nouvel onglet. Cette page affiche deux tableaux :

  • Le premier correspondant à celui de la page de gestion des emails, n'affichant pas tous les emails mais seulement celui sélectionné
  • Le deuxième, affichant tous les détails des erreurs rencontrées :
Numéro d'identifiant Date Statut SMTP Description
Numéro d'identifiant de la mise à jour du statut, en base de données Date de traitement de l'erreur de l'email, au format AAAA-MM-JJ HH:MM:SS Code d'erreur de l'email.

Lorsqu'un email est envoyé, un statut SMTP est retourné permettant de récupérer des informations sur la réussite ou l'échec de l'envoi de l'email. Ici, seulement les statuts SMTP correspondants à des erreurs sont affichés.

Signification du code d'erreur.

Si la définition d'un code d'erreur n'est pas disponible, une plus générique sera alors utilisée. Une liste détaillée de tous les codes existants est trouvable ici

Finalement, un bouton est placé en pied de page, permettant de revenir sur la page de recherche des emails.

Attention : Le code d'erreur récupéré peut parfois ne pas correspondre tout à fait à l'erreur réelle. Si une erreur intervient, appliquez les bonnes pratiques. Ces bonnes pratiques sont affichées en bas de la page de détail d'un email.

Les bonnes pratiques pour recevoir correctement un email

Lorsqu'un email est envoyé, plusieurs acteurs entrent en jeu :

  • L'émetteur (la plateforme OpenFlyers)
  • Les serveurs email liés au destinataire
  • Le destinataire
  • Les structures OpenFlyers sont correctement configurées pour permettre l'envoi d'un email. Ainsi, si un problème intervient, il ne vient pas de la configuration de la plateforme.
  • OpenFlyers tout comme le récepteur de l'email ne peuvent agir sur les serveurs liés au destinataire. Si un problème apparaît de ce côté, rien ne peut être fait, il faut simplement attendre qu'il soit corrigé.
  • Si les serveurs liés au destinataire fonctionnent bien au moment de l'envoi de l'email, mais qu'un échec se produit, alors il vient du côté du destinataire qui peut ne pas être joignable pour plusieurs raisons.

La bonne pratique consiste alors de demander aux utilisateurs concernés par un problème de réception d'email de :

  1. Vérifier la syntaxe de leur adresse email sur la plateforme OpenFlyers
  2. Vérifier que la boîte email n'est pas saturée (pleine)
  3. Vérifier que le compte de messagerie n'est pas bloqué ou désactivé par le fournisseur de messagerie.