Gestion des écritures comptables

De Documentation de la solution web de gestion OpenFlyers version 3
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Présentation

L'objet de cette page est de décrire comment les écritures comptables sont gérées dans OF.

Types d'écritures comptables générées par OpenFlyers

Sur OpenFlyers, il existe plusieurs types d'écritures comptables pouvant être créées et nécessitant un ensemble de droits afin de pouvoir les créer, modifier et/ou supprimer.

De plus, selon le type d'écriture comptable, certaines sont validées automatiquement dès leur enregistrement et d'autres peuvent être modifiées/supprimées à posteriori. Les écritures modifiables à posteriori sont indiquées dans la colonne "Modifiable" du tableau ci-dessous. Elles doivent être validées manuellement.

Nom Type d'écritures comptable Génération Modifiable Droits requis
Achat de produit facture client Saisie d'achat de produit Oui Vente pour tous, Achat ventes libres ou Acheter pour les tiers
Encaissement encaissement client Saisie d'encaissement Oui sauf TPE Virtuel Encaisser ses paiements ou Saisir les encaissements pour les tiers
Facture fournisseur facture fournisseur Saisie de facture fournisseur Oui Gestion des achats
Flux tout type Saisie de flux Oui Saisir tout flux
Réservation facture client Tarification périodique de saisie de réservation Non
Validité facture client Achat ou renouvellement de validité Non
Vol facture client Saisie de vol Oui Saisie d'activité pour soi-même, Saisie d'activité pour un tiers ou Vérifier la saisie des activités et les modifier

Vérifications et opérations effectuées lors de la génération des écritures comptables

OpenFlyers effectue un certain nombre de vérifications et d'actions avant tout enregistrement d'écriture comptable en base de données.

Vérifications préalables

Lors de la génération d'écritures comptables, OF s'assure que les comptes impactés ne sont pas désactivés et qu'ils sont issues de la même comptabilité.

Ecriture négative

Pour respecter la règle qu'il ne peut y avoir d'écriture négative en comptabilité, les écritures générées sont automatiquement corrigées de telle sorte que :

  • si l'écriture a un débit négatif alors ce débit est porté au positif dans le crédit puis le débit est mis à 0.
  • si l'écriture a un crédit négatif alors ce crédit est porté au positif dans le débit puis le crédit est mis à 0.

Fusion des écritures comptables

La fusion des écritures comptables consiste à regrouper deux écritures ou plus en une seule. Exemple :

Avant fusion, on a ces écritures :

Débit Crédit
100 0
50 0
20 0

Après fusion, on va obtenir cela :

Débit Crédit
170 0

Elles ne s'opèrent que lors de la tarification des heures, des produits ou des validités.

Lorsqu'une règle de tarification est applicable, celle-ci génère deux écritures comptables : une de débit et une de crédit. Une fois que toutes les écritures sont générées, celles-ci sont fusionnées lorsque le compte impacté, la date de l'écriture et le groupe de facturation sont identiques. Même si les écritures sont liées à des produits différents, la fusion sera réalisée.

Sauf cas vraiment exceptionnel, toutes les écritures générées ont la même date.

Sur un même compte impacté, il peut y avoir une ou plusieurs écritures de débit et de crédit. Ces débits et crédits sont arrondis à plusieurs chiffres après la virgule, ce chiffre étant déterminé par la comptabilité du compte impacté. Lors de la fusion, tous les débits sont additionnés et il en va de même pour les crédits. Ensuite un calcul de différence entre le total des débits et le total des crédits est effectué. La valeur absolue de cette différence est portée au crédit si la différence était négative sinon au débit de l'écriture fusionnée.

Si sur un même compte impacté, le débit est identique au crédit et provoque ainsi un solde de zéro alors l'écriture sera supprimée.

Une fois la fusion des écritures terminée, celles-ci sont ensuite enregistrées en base de données.

Pour mieux comprendre, on va prendre un exemple plus détaillé où on a créé une facture pour un vol. Celle-ci a généré ces écritures :

Compte Débit Crédit Produit Groupe de facturation
Compte utilisateur DUPONT 100 0 Heures de vol Aucun
Compte utilisateur DUPONT 100 0 Heures de vol 1
Compte ressource F-GAXN 0 100 Heures de vol Aucun
Compte utilisateur DUPONT 10 0 Heures de vol Aucun
Compte TVA 10% 0 10 Heures de vol Aucun
Compte instruction DUPONT 20 0 Instruction Aucun
Compte produit Heures de vol 0 20 Instruction Aucun
Compte instruction DUPONT 0 5 Instruction Aucun
Compte divers Remboursement 5 0 Instruction Aucun
Compte TVA 5% 5 Heures de vol Aucun
Compte TVA 5% 5 Heures de vol Aucun

La fusion des écritures va donner cela :

Compte Débit Crédit Produit Groupe de facturation Remarque
Compte utilisateur DUPONT 110 0 Heures de vol Aucun
Compte utilisateur DUPONT 100 0 Heures de vol 1
Compte ressource F-GAXN 0 100 Heures de vol Aucun
Compte TVA 10% 0 10 Heures de vol Aucun
Compte instruction DUPONT 15 Instruction Aucun Le montant "15" provient du calcul de la soustraction du "5" de crédit au "20" de débit
Compte produit Heures de vol 0 20 Instruction Aucun
Compte divers Remboursement 5 0 Instruction Aucun

A noter que l'écriture concernant le "Compte TVA 5%" ne figure plus dans la liste regroupée car la différence entre le débit et de crédit est de zéro.