FAQ comptabilité

De Documentation de la solution web de gestion OpenFlyers version 3
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Sommaire

Initialisation

Comment accéder à la gestion complète de la compta ?

Il faut activer la gestion des comptes et attribuer les droits de gestion correspondant aux profils souhaités.

Comment initialiser le 1er exercice comptable ?

  • Admin > Comptes > Gestion / Export
  • Dans le formulaire Gestion de l'exercice comptable, il faut renseigner Date de début du nouvel exercice puis cliquer sur le bouton Ouvrir la saisie à cette date.

Comment initialiser la balance des comptes ?

Attention : cette procédure est à appliquer uniquement lors de la mise en place de la gestion de la comptabilité. Par la suite, en fin d'année, pour ré-initialiser certains comptes à 0, il faut passer une écriture d'apurement des comptes de résultat Pour que le solde des comptes soit exact il faut initialiser la balance à la date d'activation de votre comptabilité. Cette opération se fait en 2 temps :

  • On exporte un fichier csv qui contient la structure et notamment les numéros des comptes depuis OpenFlyers
  • On modifie ce fichier pour mettre à jour les soldes des comptes puis on le ré-injecte dans OpenFlyers

La procédure se décompose comme suit :

  • Aller dans Comptes > Gestion-Export et initialiser la date de début d'exercice
  • Voir la rubrique Comment créer des comptes d'export ?
  • Tous vos intitulés de compte doivent avoir au moins un compte valide
  • Aller dans Admin > Configuration > Reporting et cliquer sur Liste des comptes, vous récupérez un fichier au format csv. Le fichier est encodé selon le paramètre d'encodage défini dans la page Admin > Configuration > Paramétrage formulaire Reporting/Export.
    • Si vous avez sélectionné UTF-8 alors le fichier sera encodé en UTF-8. Attention : si par la suite vous éditez le fichier avec un logiciel qui n'accepte pas l'UTF-8 alors le fichier ne sera plus conforme au format d'encodage UTF-8 après enregistrement par ce logiciel. Pour ouvrir un fichier encodé en UTF-8 nous conseillons OpenOffice. A l'ouverture du fichier il y a une fenêtre de paramétrage. Il faut choisir le jeu de caractère UTF-8, séparateur Point virgule (décocher l'option par défaut Virgule) et dans les champs Débit et Crédit il faut mettre le type Texte (sinon, avec les paramètres par défaut, certains montants seront transformés en Date). Le fichier garde alors sa structure UTF-8 et à l'enregistrement ces paramètres seront conservés.
    • si vous avez choisi un autre encodage (CP-1252 pour Microsoft Windows), vous devez l'ouvrir avec un éditeur de texte qui reconnait votre encodage. Mais à l'enregistrement vous devrez définir l'encodage UTF-8 du fichier de sorti. OpenOffice permet de faire ce choix.
  • Vous indiquez le montant pour chacun des comptes (attention au séparateur décimale des débits/crédits, c'est le point et non la virgule qui est reconnu) et il faut passer la colonne Update à 1 sinon la ligne ne sera pas prise en compte
  • Il n'est pas possible de créer des comptes, il ne faut pas en ajouter
  • Sauvez votre fichier
  • Allez dans Admin > Configuration > Imports > Initialisation des comptes et importez votre fichier

A noter que lors de l'import, les seuls champs qui sont pris en compte par OpenFlyers sont n° de compte;;;;;compte d'export;débit;crédit;update;. De plus, les colonnes comptes d'export, débit et crédit, rattachés au compte dont le numéro correspond, sont mise à jour uniquement si la colonne update est à un.

Si vous rencontrez des problèmes d'encodage de caractères, pensez à regarder du coté de la FAQ.

Gestion des règlements

Comment autoriser un profil utilisateur à saisir des encaissements pour lui-même ?

Dans OpenFlyers il y a la possibilité de laisser les pilotes créditer leur compte, il faut leur donner dans leur Profil le droit "Encaisser ses paiements".

  1. Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils
  2. Aller dans l'onglet Gestion des comptes
  3. Rajouter à son profil le droit Encaisser ses paiements
  4. Sous la colonne Type de compte sur lequel un utilisateur peut effectuer des encaissements sont définis les types de compte utilisateurs :
    • Cocher les types de comptes auquel le profil associé a le droit de faire des encaissements sur le type de compte
    • Décocher les types de comptes auquel le profil associé n'a pas le droit de faire des encaissements sur le type de compte

Si un pilote saisi correctement les informations il aura son compte à jour sans attendre une mise à jour par le trésorier.

Un autre avantage de ce mode de fonctionnement, est l'allègement du travail du trésorier : tout ce qui est saisi par le pilote n'est plus à faire.

Si le club ne souhaite pas que les utilisateurs saisissent eux-mêmes leurs paiements, il suffit de ne pas leur donner le droit "Encaisser ses paiements".

Comment autoriser une personne à saisir des encaissements pour les autres ?

Il faut rajouter à son profil le droit "Saisir les encaissements pour les tiers" disponible dans la liste "Gestion des comptes" des droits des profils

Comment définir les types d'encaissements saisissable ?

Lorsque dans Comptes > Encaissements > Types d'encaissements, le drapeau "Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers" est coché cela signifie que seules les personnes disposant du droit "Saisir les encaissements pour les tiers" seront autorisées à saisir un encaissement de ce type sinon toutes les personnes disposant du droit "Encaisser ses paiements" ou "Saisir les encaissements pour les tiers" en auront la possibilité.

Comment définir les comptes qui peuvent recevoir des encaissements ?

Lorsqu'on liste les comptes, pour le compte concerné, il faut cocher "Reçoit les paiements des clients extérieurs".

De plus, seuls les comptes clients et utilisateurs peuvent recevoir des encaissements.

Comment permettre aux utilisateurs de saisir les factures d'avitaillement ?

Il suffit de créer un type de règlement "Avitaillement" accessibles aux utilisateurs.

Validation des règlements clients

Peut-on créer un type d'encaissement par virement ?

Oui, OpenFlyers permet de créer autant de type d'encaissements qu'on le souhaite.

Comment pointer les encaissements par carte bancaire en ligne ?

Le pointage des paiements par carte bancaire en ligne est automatique. Par conséquent, il n'y a pas d'opération à effectuer et la page Comptes > Pointer > Carte bancaire (ou équivalent) est toujours vide.

Si vous avez besoin d'obtenir la liste des encaissements par carte bancaire, alors vous pouvez utiliser les rapports comme celui de la liste des encaissements triés par type.

Facturation des heures de vols

Peut-on personnaliser le champ commentaire d'une facture d'heures de vols ?

Il n'est pas possible de personnaliser le champ commentaire, par contre, il est possible de rajouter des champs grâce aux champs additionnels.

Pourquoi dans les formules il y a la possibilité de mettre une variable ?

Pour permettre d'actualiser les tarifs sans avoir à intervenir sur la formule. Cela présente 2 avantages :

  • On peut donner le droit de modifier les tarifs à un utilisateur qui n'aura pas pour autant le droit de modifier les formules de tarifications des heures de vols et ainsi garantir qu'il ne fasse pas "bêtise".
  • En utilisant les variables, on garde un historique des tarifs et on peut préparer à l'avance les futurs tarifs. Ainsi, le tarif appliqué pour un vol donné se fait en tenant compte de la date d'application du tarif et si on modifie un vol antérieur à la mise en place d'un tarif, c'est bien l'ancien tarif qui lui reste appliqué lors de la modification du vol.

Les règles de tarification s'additionnent systématiquement...

Si par exemple 2 règles de tarifications sont définies pour s'appliquer, alors elles s'appliquent et s'additionnent. Cela permet par exemple d'additionner un tarif solo avec de la double commande. Pour que des règles de tarifications ne s'appliquent pas simultanément il faut restreindre leur champ d'application en limitant les types de vols, les types d'aéronefs, et éventuellement en excluant d'autres types de vols.

Le résultat des règles de tarification se retrouve "fusionné", comment faire pour séparer les lignes comptablement ?

  • Aller Vente > Produits
  • Créer autant de type de produits "Tarification des heures de vol" que vous le souhaitez
  • Aller dans Vente > Tarification des heures > Règles de tarification
  • Editer chaque règle de tarification (avec l'icône crayon) et modifier le champ Produit en attribuant l'un des produits créés
  • Cliquer sur le bouton Valider en bas du formulaire

Répéter cette opération d'édition des règles de tarification pour leur attribuer autant de nom de produit différents que vous le souhaitez afin de séparer les écritures générées.

Avoirs

Comment saisir un avoir client ?

Il faut notamment appliquer cette méthode dans le cas de remboursement d'essences payés par les pilotes et qui doivent être à la charge de la structure. La facture d'essence devra être saisie séparément en tant que facture de charge normale.

Facturations diverses

La facturation de produits divers, peut se faire de 2 façons :

  1. directement au niveau comptable en saisissant le mouvement de facturation client.
  2. en passant par le gestionnaire de ventes

La 2ème solution est plus lourde car elle nécessite de créer des règles pour gérer la vente que l'on souhaite créer. Par contre, elle offre plusieurs avantages :

  • elle permet de générer des factures en plus des écritures comptables
  • elle permet aux utilisateurs d'acheter les produits directement depuis OpenFlyers
  • une fois créée, la vente d'un produit s'en trouve simplifiée et évite des erreurs de saisie sur les montants par exemple

Comment saisir directement un mouvement de facturation client ?

  • Admin > Comptes > Saisir un flux
  • Saisir le mouvement de facturation client en :
    • Débitant le compte de l'utilisateur du montant de la facture TTC
    • Créditant le compte produit correspondant du même montant HT (ou TTC si on ne facture pas la TVA)
    • Créditant le compte de TVA collectée du montant de la TVA, dans le cas où on facture la TVA

Comment facturer une cotisation ?

Comment facturer les taxes d'atterrissages ?

Pour les terrains sur lesquels les taxes d'atterrissages sont récurrentes, alors il vaut mieux passer par le gestionnaire des ventes en créant des types de ventes pour les aérodromes concernés.

Pour les autres taxes d'atterrissages, alors il vaut mieux saisir directement le mouvement comptable correspondant.

Peut-on modifier le compteur des factures clients ?

Comment permettre à un gestionnaire de ne pas être bloqué par un solde de compte requis à la connexion ?

Si l'utilisateur n'est que gestionnaire (par exemple un salarié qui n'est pas adhérent ou client de la structure) alors il suffit qu'il n'ait pas de compte comptable d'initialisé. Ainsi il ne sera pas bloqué.

Si l'utilisateur a une double casquette : gestionnaire ET adhérent/client, alors il faut qu'il est un compte comptable et dans ce cas, effectivement il y a aura un test fait sur son compte à la connexion.

Si cet utilisateur est l'administrateur référant de la plateforme, alors il ne sera jamais bloqué à la connexion.

Sinon, il pourra être bloqué en cas de solde insuffisant.

Une autre solution consiste à ne pas bloquer les utilisateurs mais juste à restreindre leur profil.

Ainsi, en créant un profil de restriction avec tous les droits sauf celui de réserver pour soi-même, un gestionnaire conservera tous ses droits sauf celui de réserver pour lui-même. Et les utilisateurs standards perdrons la possibilité de réserver pour eux-mêmes.

Cette méthode est notamment pratique dans le cas où une solution de paiement en ligne est en place : cela permet aux utilisateurs de re-créditer leur compte et ainsi de retrouver un solde suffisant pour ne plus être bloqué pour effectuer des réservations.

Comment supprimer un transfert de compte à compte ?

Il n'est pas possible de supprimer un transfert de compte à compte si il a été fait par les utilisateurs.

Par contre il est possible d'annuler son "effet" en créant une écriture opposée.

Où sont passés les éditions des à nouveaux ?

Depuis la version 3.0.3, le champ à nouveau qui permettait d'éditer le solde de début d'exercice d'un compte à été supprimé car nous nous sommes rendu compte que son usage avait été dévoyé par certains gestionnaires qui s'en servaient pour "ajuster" le solde de certains comptes. Or à l'origine, ce champ avait été prévu pour permettre d'importer le solde des comptes des clients lors de la mise en place de la gestion du chiffre d'affaire dans OpenFlyers. Il n'était pas prévu pour "ajuster" un solde de compte. Comptablement ce type d'opération est strictement interdit et il n'y a aucune traçabilité comptable de l'opération effectuée. Cela entrainait des erreurs non détectables et des interventions de notre part pour correction qui auraient pu être évitées.

Normalement, il ne devrait comptablement jamais y avoir besoin d'ajuster un solde de compte. Si une erreur a été détectée, alors il doit être passé un mouvement entre les 2 comptes concernés.

Ainsi, lorsqu'il s'agit d'un compte client, soit il s'agit d'un défaut de facturation, soit il s'agit d'un défaut d'encaissement. Les contre-parties concernées sont donc soit des comptes de produits soit des comptes de trésorerie. Et si en dernier ressort on doit ajuster un compte client sans "bourse délier", alors il existe toujours les comptes d'ajustement.

Lors de la mise en place de la comptabilité, la bonne méthode pour "injecter" comptablement les soldes des comptes se fait par l'opération de report d'à nouveau.

Gestion des tarifs

Comment mettre à jour le tarif des aéronefs ?

Quelles sont les écritures de fin d'année à passer en comptabilité ?

Paiement en ligne

Les exports comptables

A quoi servent les comptes d'export ?

Quand et comment exporter ?

Quels sont les formats d'export supportés ?

Lire un fichier exporté en .csv avec OpenOffice ou LibreOffice

Exporter le résultat du gestionnaire de Rapport

Comment je peux exporter les informations que l'on visualise par les rapports (requêtes SQL). Pourquoi ne pas disposer d'un format .csv ? La version 3.0.2 permet d'exporter au format csv.

Les requêtes SQL permettent aux utilisateurs de faire leurs propres extractions, un puissant outil pour accéder à vos données.

Il est cependant utile de pouvoir récupérer les données pour une exploitation particulière.

OF affiche une page XHTML ce qui signifie un texte correctement formaté qui peut être récupéré par un simple copier/coller. Le tableur Calc de Open Office ou Libre Office interprète correctement ce XHTML et le formate en colonne conformément à la présentation de votre page. Il a cependant un paramétrage à faire pour que les cellules numériques affichent le format correct. Voir FAQ csv reading with Oo

Pour récupérer le contenu d'une requête allez dans le menu Admin > Rapports > Visualiser

  • Sélectionner le rapport que vous voulez visualisez
  • Cliquer sur le bouton Visualiser
  • Avec la souris sélectionner le tableau (sans le titre mais avec les entêtes de colonne)
  • Cliquer sur Édition/Copier dans le menu de votre navigateur
  • Aller dans OpenOffice ou Libre Office sur une page vide
  • Cliquer dans la case A1 en haut à droite
  • Cliquer sur Édition/Coller

Exporter le résultat des requêtes SQL en XML

Quelle est le format enregistré au format XML ?

Le format XML est un format texte avec des balises, il comportent toutes les infos de la base de données relative à la requête. Il est lisible avec un éditeur de texte mais il n'est pas directement exploitable. Il faut créer un programme de lecture.

Comment attribuer un code d'export comptable à un utilisateur ou pour les comptes ressources ?

Comment attribuer un code d'export comptable pour les autres comptes ?

Doit-on saisir les codes d'export avant de saisir des mouvements ?

Comment est effectuée la répartition des journaux dans les exports comptables ?

Comment réaliser le passage d'un exercice comptable à l'autre ?

Au préalable il est bon de dire qu'il n'y a pas urgence à faire la clôture. Le programme continue à fonctionner de la même façon, que la clôture soit faite ou pas. La différence est seulement sur la date de prise en compte des éléments. Le programme additionne ou soustrait tous les mouvements d'un compte qui sont postérieurs à la date de début d'exercice. Le fait de faire une clôture vous permettra toutefois de faire des opérations qui ne sont pas possible si des données sont dans l'exercice en cours (suppression d'un avion ou d'un compte par exemple).

Si vous avez un logiciel de comptabilité, la clôture OF doit être faite après la clôture de votre compta. il vous sera possible de vérifier que vos A nouveaux sont identiques à ceux d'OF en allant dans Admin > Rapports > Structure > Visualiser (La requête des A nouveaux est disponible à Report A Nouveaux).

Jusqu'à la version 2.0 OF ne fait pas la comptabilité. Il faut donc transférer les données dans votre logiciel de comptabilité. L'export est prévu pour Ciel Compta, EBP et SAGE; si vous avez un autre logiciel, regardez s'il n'accepte pas un de ces formats ou alors utilisez le format .csv et formatez-le conformément à votre besoin.

A partir de la version 2.1 OF permet de saisir facilement toutes les écritures comptables usuelles (ventes, achats, paiements, encaissements). Par contre, il n'y a pour le moment rien de fait au niveau des amortissements et plus généralement du bilan. Mais cela peut très bien se faire à la main en passant les écritures adéquates.

Si vous n'avez pas de logiciel de compta, il faudra quand même faire l'export et l'archiver sur votre disque dur car les données dans OF ne seront plus modifiables une fois l'export effectué (leur visualisation reste toujours possible dans OF).

Pour clôturer un exercice il faut :

  • que toutes les écritures de l'exercice (vols + comptes) soient validées,
  • que tous vos comptes aient un compte d'export,
  • que les écritures soient exportées.

Vous visualisez l'état de toutes ces étapes en allant dans le menu Admin > Comptes > Import-export. Au début de la page vous allez avoir quelque chose comme cela :

La 1ère écriture date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11758
La 1ère écriture VALIDEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11648
La 1ère écriture NON VALIDEE date de 01/11/2008 18:15 et il y en a 110
La 1ère écriture EXPORTEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 6300
La 1ère écriture NON EXPORTEE date de 01/01/2008 01:00 et il y en a 5458
L'exercice comptable débute au 01/01/2008

Selon l'état de votre base vous pouvez clôturer ou non. Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton "Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice". Pour un club qui a un exercice annuel les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

Dans l'exemple ci-dessus, cela n'est pas possible car ils y a des écritures non exportées de 2008. Voir la rubrique Comment exporter les écritures

Une fois le changement d'exercice il faut Apurer les comptes

Comment exporter les écritures ?

Dans le bas de la page Admin > Comptes > Import/export vous avez soit

  • le message
Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export :
Julien Julien (Pilote)

Dans ce cas le programme vous indique les comptes qui n'ont pas de compte d'export. Voir la rubrique A quoi servent les comptes d'export ?

  • un formulaire qui vous permet de faire les exports

Choisissez le format d'export et cocher ou non la case Marquer les écritures.

Attention : il faut prendre soin de réaliser un premier export sans "Marquer les écritures".

Le but est de vérifier que le format de l'export correspond bien au format souhaité par le logiciel où sont importées les données (lisible avec un traitement de texte).

De plus, il faut toujours, pour chaque export, faire la manipulation au moins une fois sans valider au cas où il y aurait une coupure internet lors de la réception du fichier.

Une fois marquées, les écritures exportées ne peuvent plus être modifiées!!!

Sélectionner la période d'exportation

Attention, ne soyez pas trop gourmand dans les dates d'export, selon la taille de votre club et les mois chargés (15 jours à 3 mois selon votre volume de vols). Si vous avez un fichier d'export dénommé index.php c'est que votre demande était trop forte.

Erreur HTTP 500 ou 504 ou page blanche lors d'un export

Si vous rencontrer une erreur de ce type cela veut dire que le fichier d'export à générer est trop gros.

La solution consiste à scinder l'export en plusieurs morceaux en modifiant les dates à prendre en compte.

Comment retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export ?

Les écritures exportées restent notées comme "non exportées"

A quoi sert le grand livre ?

Le grand livre sert à lister l'ensemble des écritures comptables.

Comment revenir sur une écriture saisie ?

  • Soit l'écriture n'est pas validée (elle apparaît en vert, gras, italique) : vous pouvez alors modifier ou supprimer l'écriture
  • Soit l'écriture est validée (elle apparaît en noir, "droit") : dans ce cas, vous ne pouvez pas revenir sur cette écriture. Il s'agit d'un principe fondamental de traçabilité comptable. En effet, si vous pouviez faire "disparaître" une écriture validée, alors vos utilisateurs pourraient croire qu'ils ont "rêvé" en voyant une écriture un jour et en ne la voyant plus le lendemain. Par contre, vous pouvez toujours passer une contrepartie qui annule l'effet d'une écriture qui n'aurait pas due exister. Ainsi, les utilisateurs verront la première écriture et également la seconde.

Comment lister toutes les écritures ?

C'est la liste des mouvements : comptes > mouvements > liste

Comment mettre en place des alertes par e-mail pour les soldes insuffisants ?

Visibilité de la colonne "compte affecté" dans les comptes utilisateurs

La colonne "compte affecté" contient les comptes de contre-partie liées par un même flux à une écriture comptable d'un compte utilisateur. Ces comptes sont visibles mais ne sont accessibles que pour les utilisateurs ayant un profil permettant la gestion des comptes. Ainsi, les utilisateurs standards ne pourront consulter le contenu de ces comptes.

Alertes de configuration

Message d'erreur avec nombre de membres sans compte

ALERTE DE CONFIGURATION :
La gestion des comptes est activée mais il y a 3 membre(s) qui n'a (ont) pas de compte

Ce message survient si des membres non pas de compte de défini. Chaque utilisateur avec le statut membre et appartenant à un groupe doit avoir au moins un compte, sinon aucun mouvement ne sera autorisé pour cet utilisateur Allez dans la page Admin > Comptes > Membres et cliquer sur l'icône rouge

Si le nombre est négatif (- 3) cela signifie qu'il y a des membres avec des comptes alors qu'ils n'appartiennent à aucun groupe (Ceci a pu ce produire avant la correction d'un bug qui ne verrouillait pas cette situation) Aller dans Admin > Club > Utilisateurs repérez les membres dont le Groupe est vide et affectez lui un groupe

Si vous créer de "Faux" utilisateurs pour des besoins de gestion, il ne faut pas leur attribuer de Groupe. Ceci bloquera une éventuelle utilisation de ce compte pour une opération comptable

Vol sans écriture comptable

ALERTE DE CONFIGURATION :
Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol
01 01 2000 F-ABCD DUPONT Pierre 1:32

Ce message survient lorsqu'il y a un trou dans le paramétrage de la tarification des heures de vols : le vol saisi ne correspond à aucune des règles définies et par conséquent aucun mouvement comptable n'est créé (alors que le vol lui est bien créé).

Pour corriger ce problème, il faut regarder pour ce vol :

  • Le type d'aéronef
  • Les types de vols
  • Le type d'utilisateur auquel appartient le pilote

Et ensuite regarder dans les règles de tarification, la ou les règles qui devraient s'appliquer et détecter pourquoi dans le cas présent la où les règles ne s'appliquent. Il faut notamment faire attention aux exclusions des types de vol qui peuvent avoir été attribuées aux règles de tarification.

Sous OF30 il y a un module d'audit des tarifs qui vous permet de vérifier qu'il n'y a pas de cas non tarifié (aucune case ne doit être vide) Admin > Ventes > Tarification des heures > Audit des tarifs

Pour que le message disparaisse il faut

  • Créer la formule de tarification manquante
  • Ré-ouvrir le vols et sans rien changer le re-valider

Si ce vol a été validé, alors il faut le faire dé-valider par l'équipe OpenFlyers. Cette opération est soit incluse soit en sus de votre abonnement.

Quelles sont les règles de clôture de compte ?

Comment fonctionne un type compte requis ?

Les types de compte requis se paramètrent du côté de la page Profils plus.

Lorsqu'un profil est ajouté à un utilisateur, les comptes utilisateur appartenant aux types de comptes requis par le profil vont être créés ou ré-activés pour l'utilisateur.

La suppression d'un compte requis suit les règles de clôture de compte.