Documentation administrateur

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Cette page est destinée à contenir le complément de documentation administrateur de la version 2.1 par rapport à la version 2.0.

  • Lors de l'import d'utilisateurs, contrairement à la version 1.2 où il y avait une série de check-box permettant de définir les paramètres par défaut, c'est les paramètres par défaut du club qui sont appliqués.

Présentation générale

Cette nouvelle version d'Openflyers possède beaucoup plus d'options de configuration que la version précédente, aussi prenez le temps de lire cette documentation.

Nous allons configurer ensemble un club en partant d'une base de donnée vierge afin de comprendre les mécanismes de fonctionnement d'openflyers.

Sécurisation

Lors de l'installation d'openflyers, il n'y a dans la base de donnée qu'un seul utilisateur. Cet utilisateur possède tous les droits sur OF. Son nom est admin et son mot de passe est aussi admin. Cela doit être bien entendu corrigé dès que possible.


page d'accueil avant modification du compte admin

Pour corriger cela, connectez-vous avec l'identifiant et le mot de passe admin.

Actuellement l'interface n'affiche pas grand chose car aucune information n'a encore été renseignée dans le logiciel. Nous détaillerons plus loin cette page.


page d'acceuil

Cliquez ensuite sur le menu admin, ce lien vous permet d'accéder au centre de configuration d'openflyers, sélectionnez ensuite Utilisateurs puis Utilisateurs


page d'admin

Actuellement le seul utilisateur c'est admin ; nous allons modifier ce compte en cliquant sur l'icône crayon :


menu utilisateur

Remplacez :

  • l'identifiant ;
  • le mot de passe utilisateur (les deux zones doivent être identiques) ;
  • le nom de l'utilisateur ;
  • le prénom de l'utilisateur ;
  • cochez le type d'utilisateur standard ;
  • cochez le groupe standard ;

Au bas du formulaire, utilisez le bouton valider pour accepter ces modifications.


modification du compte admin

Menu Admin/Configuration

Configuration/Paramétrage

Cette partie a pour but de sélectionner les différentes options de configuration d'Openflyers.

Gestion des réservations

gestion des réservations

Le mode de réservations standards permet de faire des réservations classiques, c'est-à-dire que l'on réserve un appareil en fonction de son nom (immatriculation). Cela ne diffère en rien des réservations "papier". La réservation par type permet non pas de choisir un appareil particulier mais un type d'appareil. Dans les clubs possédant plusieurs aéronefs d'une même famille (plusieurs DR400/120 par exemple) on choisit alors de réserver un DR400/120 parmi ceux de la flotte. Le programme choisira l'immatriculation en fonction de la disponibilité des appareils (entretien mécanique par exemple).

Vous avez la possibilité de limiter dans le temps et en nombre les réservations de vos adhérents.

Il est possible de demander au pilote d'indiquer sa destination et ce, en fonction de la durée de sa réservation.

La case même jour et observation sont des options activables afin qu'elles apparaissent sur la page de réservation.

Gestion des licences/qualifications

gestion des licences

Si on le souhaite, il est possible de gérer les licences. Si c'est le cas, il existe deux possibilités.

La gestion des licences et des cotisations consiste, pour les licences, à vérifier lors de la connexion sur le logiciel si les dates de validité de ces licences ont expiré ou non. Si on choisit le mode restriction et qu'une date a expiré, le pilote sera averti de cette expiration et basculé dans un mode qui l'empêchera de réserver un appareil. Dans le mode avertissement, le pilote sera informé de la licence expirée mais pourra continuer à réserver. Pour les qualifications, chaque type d'aéronef se voit attribuer un liste de qualifications nécessaires pour pouvoir le réserver. Si la liste des qualifications requises pour un type d'aéronef n'est pas identique à celle que possède le pilote, alors la réservation est impossible.

Gestion des cotisations

gestion des cotisations

Si on le souhaite, il est possible de gérer les cotisations. Si c'est le cas, il existe deux possibilités.

La cotisation est au sens large le droit d'admission pour appartenir à un club. Lors de la connexion au logiciel, la date de validité de la cotisation est vérifiée. Si elle a expiré, l'utilisateur est basculé sous un profil défini par l'administrateur. Ceci peux être en mode :

  • pas d'accès ;
  • pas de gestion (accès sous son profil normal);
  • profil visiteur (droit de voir mais pas de réserver)
  • ....

Gestion des vols

gestion des vols

Ici nous activons le mode de gestion des vols.

Si on choisit la fermeture des vols seulement, le pilote devra remplir, à l'issue de son vol, un formulaire qui fait office de carnet de route de l'aéronef ; il y renseigne le même type d'informations, entre autres les index de départ et d'arrivée, ce qui permettra à OpenFlyers de calculer le coût du vol.

Si on choisit ouverture et fermeture des vols, on doit, lors de la prise de l'aéronef, renseigner un formulaire où l'on précise la durée estimée, la destination ainsi que d'autres informations. L'ouverture du vol permet surtout de faire un vérification sur le solde du compte pilote et permettre ou non de voler sur l'appareil. L'ouverture du vol permet enfin de gérer l'armoire à clef OpenFlyers et ainsi libérer ou non la clef en fonction des nombreux critères (solde du compte, qualification à jour...). Quand l'une ou l'autre des options de gestion des vol est activée, la fenêtre se modifie et vous demande des renseignements supplémentaires.

gestion des vols detail

  • Unité de temps par défaut du club

Permet de choisir quelle est la manière d'afficher les heures. Vous pouvez choisir HH:MM si vous souhaitez un tel affichage. Ceci n'est pas lié au type d'horamètre de vos avions, ceux-ci seront paramétrés dans la rubrique Avion.

  • Types de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote à bord

Permet de choisir quel type de vol il faut obligatoirement sélectionner lors de la présence d'un second pilote à bord. Usuellement utilisé pour éviter les erreurs ou oublis en cas de vol d'instruction.

  • Gestion du temps de vol : il y a deux modes
    • Permissif : le programme vérifie la concordance entre les valeurs saisies et la formule de calcul. Si le résultat est Faux alors le programme corrige automatiquement les valeurs erronée (selon la formule de calcul enregistré) sans avertir le pilote
    • Strict: le programme vérifie la concordance entre les valeurs saisies et la formule de calcul. Si le résultat est Faux alors il refuse la saisie du pilote qui doit faire les corrections
  • Gestion de l'armoire à clef : à activer si vous possédez une armoire à clefs OpenFlyers
  • Gestion des potentiels : à activer si vous souhaitez visualiser les alertes et les potentiels des avions
  • Affichage des champs optionnels : cocher les cases des champs que vous voulez voir sur la page de saisie des vols et qui devront être renseignés par vos pilotes

Configuration/Structure/Configuration de la structure

Ce menu permet de paramétrer les informations "postales" de la structure, c'est la première partie du formulaire.

saisie des coordonnées postales

La seconde partie concerne le logo de la structure aéronautique, l'adresse de son site internet et l'adresse sous laquelle seront envoyés les e-mails de confirmation des réservations.

configuration du logo

Nous allons déterminer la position géographique de la structure, pour cela on le sélectionne dans le menu déroulant. S'il n'est pas présent, il faudra remplir les zones prévues à cet effet. C'est à partir de ces coordonnées que sont calculées les heures de coucher et lever de soleil.

configuration des coordonnées

Si la structure possède une liste de diffusion, celle ci peut être couplée à OpenFlyers, il suffit d'y mettre son nom et de sélectionner quel logiciel gère la liste.

liste de diffusion

La case même jour permet de pré-sélectionner pour la fin d'une réservation le même jour que la date de début de réservation.

La case Commentaire sur les réservations laisse la possibilité au pilote de laisser un commentaire sur le vol.

option diverses

  • L'heure de début et de fin d'activité permet de déterminer la taille de la frise de réservation. Il ne faut pas laisser de minuit à minuit car openflyers vérifie alors sur toute la plage horaire si il y a des réservations, et cela allonge inutilement le temps de traitement.
  • la durée minimale spécifie la durée en dessous du quelle aucune réservation n'est possible.
  • la durée par défaut pré-sélectionne la durée d'un réservation, bien sûr cela est modifiable par le pilote, mais pas en dessous de la valeur saisie dans la cellule précédente .


heure de début et fin

Configuration/Structure/Flux d'informations

La cellule info permet de saisir des informations qui apparaissent en haut de la page de réservation.

cellule info

De même, la cellule Message d'Accueil permet de saisir des informations qui apparaissent sur la page d'identification, au dessus de l'identifiant et du mot de passe.

Menu Admin/Utilisateurs

Utilisateurs/Profils

Le profil d'un utilisateur définit les différentes actions qu'il pourra ou non effectuer à partir de sa session sur Openflyers. Il est préférable, avant d'ajouter les utilisateurs, de créer au moins le profil "type" du membre-pilote.


PROFIL

Cette action se fait à partir du menu Utilisateurs/Profils Sur la page obtenue il n'y a qu'un seul profil nommé "admin club". Vous pouvez le renommer en cliquant sur le nom du profil, mais veilliez à ce qu'il possède toujours tous les droits. Pour ajouter un nouveau profil il suffit de cliquer sur "AJOUTER UN PROFIL" puis d'entrer le nom voulu (par exemple : Pilote) et de valider. Il y a différentes pages que l'on peut assimiler à des onglets, leur nombre varie en fonction des paramètre du club. Ainsi, si vous avez activé la gestion des vols vous aurez l'onglet "Gestion des vols" et de même pour la gestion des comptes. Par défaut un nouveau profil n'a aucun droit (des panneaux STOP partout), vous devez donc les paramétrer en cliquant sur les panneaux "stop" pour afficher un "V" et ainsi donner le droit correspondant à la case et vice versa pour retirer un droit.


Voici la liste des droits classés par "onglets" et leur signification :

  • Réservation

-Réservation solo : autorise la réservation d'un aéronef sans instructeur pour les membres.

-Réservation pour des tiers : autorise la réservation d'un aéronef pour une autre personne (en solo et/ou double selon les droits du profil de cette tierce personne. Fonction utile pour la secrétaire.)

-Réservation avec un instructeur : autorise la réservation d'un aéronef avec un instructeur.

-Réservation forcée avec un instructeur : autorise la réservation d'un aéronef avec un instructeur même si celui ci n'est pas enregistré comme disponible durant la plage horaire de la réservation. (Un message d'alerte prévient quand même. Fonction utile pour les instructeurs et la secrétaire).


  • Généralités cahier

-Pas de déconnexion automatique : Une session ouverte revient à la page d'identification après 3 min environ d'inactivité. Cette fonction annihile cet automatisme de sécurité. (Fonction utile pour le compte "Invité" à afficher à l'aéroclub).

-Mise à jour partielle de ses informations personnelles : ...

-Mise à jour de ses qualifications : Permet de mettre à jour ses propres qualifications (Pour les instructeurs. Pour les pilotes si le club ne souhaite pas les gérer pour bloquer des réservations)

-Mise à jour des dates de péremption de ses qualifications : Permet de mettre à jour les dates de péremption de ses qualifications (si celle(-s)-ci est soumise à une date [réglage admin selon la qualif])

-Gestion des disponibilités des appareils : Permet d'immobiliser un aéronef (entretien, réparation, arrêt de vol). Cela se fait comme pour une réservation, une case "immobiliser l'aéronef" est alors disponible. Sur la frise de réservation il sera indiqué "Mécanique" pour la durée demandée. (Fonction utile pour le mécano, secrétaire, chef pilote...)

-Gestion des disponibilités des instructeurs : Permet de gérer la disponibilité des instructeurs. Un instructeur peut par défaut modifier les siennes mais cette fonction autorise la modification de celles de tous les instructeurs.


  • Généralités Admin

-Gestion du paramétrage club : Permet d'accéder à la page "Paramètres du club" et "Configuration du club" (cf. leur description plus haut [NON CREE pour 'paramètres du club']). Autorise aussi l'import d'utilisateurs (ou mise à jour), l'export des utilisateurs avec infos persos, de gérer les status (concerne la flotte), de modifier les types de vols et les (in)compatibilités entre ces derniers et les qualifs requises par type de vol (sans pouvoir toucher aux qualifs), modifier les terrains favoris.

-Gestion des profils : Permet de créer et modifier les profils. Attention, laisser cette autorisation à au moins un profil !

-Gestion des utilisateurs : Permet de modifier les caractéristiques et infos des utilisateurs, les désactiver, voir leurs qualifs, mettre à jour leur cotisation, en ajouter, etc.

-Gestion des groupes : Permet de gérer les groupes d'utilisateurs.

-Modification du parc aéronef : Permet [pour l'instant???] de créer/supprimer/modifier (mais pas de les attribuer) les qualifications..?? Autorise l'accès aux types d'aéronef et de faire toutes modifications (nouveau, suppressions...), aux aéronefs et d'y faire toutes modifications..., de gérer les potentiels pour la maintenance (si option activée), des gérer les statuts.

-Reporting : Fait apparaître dans le menu "Club" l'item "Reporting". Les états suivants sont proposés au format CSV : "Liste des membres", "Liste des vols", "Liste des comptes", "Etats des comptes".

-Gestion des statistiques : Fait apparaître un menu "Rapports" avec l'item "Critères".

-Visualiser les statistiques : Fait apparaître un menu "Rapports" avec l'item "Voir les rapports".

-Gestion des logs : Fait apparaître un menu "Logs" avec les items "Historique d'une réservation", "Actions effectuées", "Identifiants bloqués", "Adresses IP bloquées", "Requête utilisateur en attente".

-Gestion des clefs : Si l'option est activée, permet d'activer ou non les clefs des membres.


  • Gestion des vols

-Saisie des vols pour soi-même : ...

-Saisie des vols pour un tiers : ... (à donner à la secrétaire notamment)

-Vérifier la saisie des vols et les modifier : Permet de voir les carnets de vols de utilisateurs et de pointer les vols (vérification qui entérine un vol et qui rend ainsi sa modification ou suppression impossible), permet ainsi de voir les "vols oubliés" aussi (trous dans les horamètres).

-Visualisation du carnet de route : Accorde (ou pas) le droit de visualiser le carnet de route de chaque aéronef.


  • Gestion des comptes (Ces droits ne permettent pas grand chose quand ils sont accordés seuls)

-Gestions des comptes : couplée à d'autres droits, permet de créer et modifier les différents comptes (baptême, boutiques, espèces...)

-Saisir ses paiements : Autorise au membre la saisie de ses propres paiements.

-Saisir les paiements pour les tiers : Autorise à l'administrateur la saisie de paiements provenant de non-membres (baptêmes, etc.)

-Modifier la date d'un paiement ou d'un transfert : ...

-Saisir ses remboursements avitaillement : [Cette option n'est pour l'instant pas opérationnelle]

-Valider les paiements : Pointage des paiements saisis par les pilotes par exemple. (modification ultérieure de cette saisie impossible, en cas de problème il faudra alors faire l'opération inverse)

-Recevoir de l'argent : ...

-Transfert de son compte : Permet le transfert de compte à compte depuis la page Comptes > Transfert

-Transfert de son compte sans validation : Permet lors d'un transfert de compte à compte, que les flux générés ne soient pas automatiquement validés

-Saisir tout flux : Permet de saisir des flux depuis Admin > Comptes > Saisir un flux, de modifier/supprimer des flux non validés et de consulter la liste des flux depuis Admin > Comptes > Valider les flux

-Valider tout flux : Permet de valider les flux de la page Admin > Comptes > Valider les flux

-Tarification des heures : ...

-Saisie des valeurs de tarification : ...

Restreindre les droits d'un utilisateur dont le solde du compte est insuffisant

  • Dans Admin > Utilisateurs > Profils
  • Créer un profil "Solde insuffisant" par exemple
  • Attribuer à ce profil les droits souhaités dans le cas où le solde du compte est insuffisant
  • Dans Admin > Configuration > Paramétrage formulaire "Gestion des comptes"
  • Dans le champ "Si solde pilote inférieur au minimum", sélectionner "Accès restreint au profil Solde insuffisant"

Utilisateurs/Utilisateurs

Vous pouvez maintenant ajouter les utilisateurs d'OpenFlyers. Cette liste devra comprendre les membres de votre club mais aussi les divers utilisateurs d'OpenFlyers (par exemple : la secrétaire du club, le mécanicien, l'utilisateur "invité" affiché constamment au club etc.)

Il y 2 moyens d'ajouter les utilisateurs.

  • Tout d'abord l'import des utilisateurs grâce à un fichier en format csv (format géré par le logiciel Excel).

Cela permet un certain gain de temps pour la mise en place d'OpenFlyers. Vous pourrez le faire à partir du menu Club/Import/Importer des utilisateurs.

La marche à suivre et les informations sur cette technique sont clairement données sur la page ainsi obtenue. N'oubliez pas de paramétrer le

  • L'ajout peut aussi se faire manuellement via un formulaire accessible à partir du menu Utilisateurs/Utilisateurs en cliquant en bas de page sur le bouton AJOUTER UN UTILISATEUR.

Nota : Certains utilisateurs apparaissent sur fond rouge dans la liste. C'est que les champs Date de naissance/Sexe/Nationalité n'ont pas été renseignés.

Menu Admin/Flotte

Types d'aéronefs

Types d'aéronefs actifs

Tableau types aéronefs.png

Qualifications requises par types d'aéronefs

  • Sur le tableau de la liste des types d'aéronefs, cliquer sur l'icône Loupe associée à la colonne "Qualification" et la ligne du type d'aéronef souhaité. On se retrouve alors avec un tableau qui permet de définir les qualifications requises pour pouvoir réserver un aéronef en solo :

Validités requises par type aeronef.png

Ces qualifications peuvent être combinées avec des opérateurs logiques OU/ET.

Ajouter un aéronef

  • Aller sur la page Admin > Flotte > Aéronefs > Aéronefs actifs puis cliquer sur le bouton AJOUTER UN AERONEF
  • Saisir les champs du formulaire et valider

Désactiver un aéronef

Lorsqu'une ressource n'est plus présente, on peut la supprimer sans pour autant perdre l'historique en la désactivant.

Pour pouvoir désactiver une ressource il faut au préalable :

La liste des comptes associés à un aéronef se trouve dans Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :

  • Aller sur la page Admin > Flotte > Aéronefs > Aéronefs actifs
  • Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante à la ressource à désactiver

Comptabilité

Généralités

Date par défaut dans les formulaires

Normalement OpenFlyers propose comme date par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) la date de la dernière écriture correspondante enregistrée. Si ce n'est pas le cas, alors c'est une anomalie qu'il faut rapporter sur le BTS.

Saisie des factures fournisseurs

Exports

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.