Tutorial2.1

Revision as of 14:19, 29 November 2008 by Joel (Talk | contribs) (Membres)

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OpenFlyers 2.0 configuration

The release 2.0 introduces flight management and pilot account management. Putting these functions in an working state requires some parametering.

Configuration operation ordering is important! Non respect of that may creates some bugs.

Introducing

First initialisation

  • log yourself with the ident/password admin/admin or with an admin profile if you had already done an ident admin modification.
  • Go to Admin/Users/"Users list" in order to create your own member file.
  • Choose your date display format
  • Choose the timezone and your language choice
  • Fill your file
  • Do not forget to check the "club admin" profile, only profile avail at this step
  • logout then login with your new created ident.
  • Go back to Admin/Users/"Users list" and delete the admin member file.

Parameter Menu

Various parameterizable functions are on page Admin/Club/Parameters.

Do not forget to push the "Submit" button on every section before setting a new section.

Reservation management

  • Checking "Standard booking: by aircraft": each aircraft is identified by his own callsign
  • booking by aircraft type allows to manage reservation by pool of aircraft according their type (Cessna 152, Robin DR42,...): thus reservation are not made with the registration choosen by the user but with the first avail aircraft (according an order defined by the admin) of the same type as the one choosen by the user
  • Limitation in the time of the reservations: to forbidden after a defined number of weeks ahead
  • Number of reservations limitation: to limit the reservation quantity for each pilot
  • Fill destination airfield: oblige to fill in the destion field according to the duration
  • You may choose to display or not the following booking field: "same day" and "comments"
Gestion des réservations

Licence management

  • Let it disable, You will be able to activate it later!
Gestion des réservations

Fee management

  • Select "Alert on access", this option warned users when log in if there is not updated. At the end of setting you can change to "Restrictited access" with adequate profil
  • Set fee expiration date.
Gestion des réservations

Flight management

  • Activate "FOnly flight closing"
  • Select time units (the most common hour, minute). .
  • No required flight
  • No tolerance mode (mistakes should be corrected by the pilote), Tolerance mode the software try to correct it automaticly
  • Key panel inactive
  • Overhaul management activated
  • Enable all checkbox, later you can disable some of them
Gestion des réservations

Account management

  • Actived account management
  • Any account type is created so at this step default account cannot be selected
  • Write the account currency
  • Write currency symbol
  • Display format is a pattern that allows you to manage your display (decimal separator, position symbol, ...) : $%01.2f it's usual for United States, %01.2f€ in Europe
  • No Management if balance is below a minimum. You can set this when profil will be created
Gestion des réservations

Menu Club/Configuration

  • Set the defaultlangauge of the club, each pilot can configure his own display language
  • Fill others club fields
  • Load your logo, near 300 x 200 pixels
  • Select your airfield, if not in the database select Other and put coordinate format NDDMMSS and WDDDMMSS
  • There is 2 messages box, first top of booking page, second login page.
  • Mail list, select generic this function will be set later
  • Set start and finish display time on booking page. Be carefull, it ís UTC time, you should be take account of your DST (Daylight Saving Time)

- example : France, Timezone UTC +1 h, DST summer + 1 h - Display booking : Start 7 o'clock, End 22 o'clock : set 5 h and 20 h in summer time or 6 h and 21 h in winter time - example : Nouméa, New Caledonia, timezone UTC +11 h, no DST - Display booking : Start 7 o'clock, End 22 o'clock  : set 20 h (start ) and 11 h (end) - example : Papeete, Tahiti, timezone UTC -10 h, no DST - Display booking : Start 7 o'clock, End 22 o'clock  : set 17 h (start ) and 8 h (end)

  • Set minimal booking time and flight default time
  • Administrator name is shown on login page with a email link
  • Check default options for your new users
  • Set the default format date
  • Set timezone. Don't take account of DST it's calculated automaticly by the server

Menu Admin/Users

  • In Users/Users go to the page where your loggin appears and tick off fee checkbox, then click on "update"

This should update the expiry date of fee as set just before

  • Go in Users/Status to create the status you wish for your club. I advise : Student, Captain, Instructor as minimum
Statuts

Menu Admin/Fleet

Messages alert can appear due to incomplet configuration. Don't look them, they disappear as we go forward in the tutorial
  • Flights/Flight types add flight type need for your club.
I purpose : local flight, Cross-country, Flight instruction, Fam flight, Maintenance check flight
Types de vol
Set Incompatible flight types
Cross-country flight/Local flight
Fam flight/Local fight + Cross-country flight + Flight instruction
Maintenance check flight/Local flight + Cross-country flight + Flight instruction + Fam flight

To allow calculation of statistics do not allow pilots to check multiple boxes when imput flights, calculation of statistics will not be possible at the end of the year. We must create as many type of flight as necessary and put the maximum incompatibility. Only the type of flight in case of a second pilot on board can be compatible with other types

Types de vol incompatible
Don't fill the table Required qualifications

Click on "Parameters" to Define the required flight type in case of a second pilot on board. This display page Club parameters, in Flight management check "Flight instruction" in "Required flight type when there is a second pilot on board". This action check automaticly "Flight instruction" when flying instructor will be selected like second pilot

Menu Admin/Feet/Aircraft types

It is now time to create the types of aircraft making up your fleet:

  • In Fleet/Aircraft Types/ add your aircraft types
Aircraft Type
  • After validation, click on Edit (pencil icon)
Choose the time unit for the time meter of your aircraft
Tolerance is tolerated meter gap between 2 flights. This will avoid alerts for forgottens flights. You can leave at 0
Indicate the endurance for the aircraft
Choose you method fo computation management flight time. " Difference between start and stop" - You can change it later if it does not suit you. For more informations about possible formulas see Formula for calculating Flight Times
Validate
Indicate the tanks of your aircraft : tank's name, fuel type and unit. Click add between each tanks.
  • Back to the previous page
  • Do not incompatibility
  • Do not required flight types
  • In Allowed functions for this aircraft type, you must define the location in the aircraft : put "Captain" and "Student" as #1 and "Instructor" as #2
Allowed Fonctions by aircraft type

Menu Admin/Fleet/Aircraft

Once created aircraft's type, you are going to create your aircraft fleet:

  • Go to Fleet/Aircraft and add an aircraft
add an aircraft
  • For each aircraft click edit icon, you can set the values to manage engines potentiels.If you have declared a counter in aircraft type, set the last counter for your plane. For the software to calculate the potential, set the flight time computation begin date. Only flights beyond this date will be recorded.
Initialisation counter

Menu Admin/Flotte/Maintenance

Cliquer sur l'icône Modifier, vous pouvez paramétrer les valeurs de la gestion des potentiels.
Prochaine butée calendaire : c'est la date qui servira de référence pour les alertes calendaires (ex : renouvèlement CDN). En attendant le module de gestion de la maintenance, le mécanicien gère lui-même la butée en mettant la butée selon son programme d'entretien
Prochaine butée horaire : c'est le compte horaire de référence. Le programme soustrait à cette valeur le nombre d'heure de référence indiqué dans la page Avion et le temps de vols saisi par les pilotes pour définir le potentiel restant
Seuil des alertes : Il y a 3 niveaux d'alerte horaire et calendaire à mettre selon les désiratas du mécanicien. L'alerte visualisée sur le cahier de réservation sera la première des échéances atteintes
Maintenance
  • Le tableau de bord de la maintenance récapitule les informations
Tableau de bord maintenance

Menu Utilisateurs

  • Passer provisoirement dans le menu Utilisateurs/Profils pour créer les différents profils que vous souhaitez dans votre club. Ceci gère les droits d'accès.
  • Je conseille : Administrateur, Pilotes, Elève, Instructeur, Secrétaire, Trésorier, Mécanicien et Visiteur
Profil Réservation

Menu Comptes

Passons maintenant à la création des différents comptes comptables.

Membres

  • Dans Comptes/Membres/Type de compte créer les types de compte. Chaque pilote peut avoir plusieurs types de compte (cas des comités d'entreprise par exemple) ; pour débuter créer un seul type de compte : Principal
Compte type de membre
  • Dans Comptes/Membres affichera la liste des utilisateurs. Un clique sur les icone rouge activera le compte de cet utilisateur
Compte membre

Revenir dans Admin/Utilisateurs/Groupes. Cliquer sur l'icône Modifier de Standard et mettre dans type de compte requis : Principal

Revenir dans la page Club/Paramétrage

  • Dans la Gestion des cotisation mettre Accès restreint au profil visiteur et indiquer la date d'expiration de la cotisation club
Paramètre cotisation
  • Dans la Gestion des vols indiquer le type de vol "instruction" dans le cas d'un second pilote à bord
Paramètre cotisation
  • Dans la Gestion des comptes indiquer Type de compte par défaut: Principal
  • Si solde pilote inférieur au minimum : accès restreint au profil Solde négatif
Paramètre cotisation
Pensez à mettre à jour la date de cotisation pour votre identifiant Administrateur

Avions

  • Dans Comptes/Avions/Type de compte créer les types de compte. Ceci crée automatiquement pour chaque avion un compte permettant la répartition des imputations.
Je propose les types suivants
- Heures de vol : ce sera le compte principal de chaque avion où viendront les compensations des heures de vol débitées aux comptes Pilotes
- Mécanique : ce compte permettra d'imputer les coûts liés aux vols d'essai mécanique, aux convoyages, ...
- Aéroclub : ce compte permettra d'imputer les coûts des vols non facturables aux pilotes (tels que Baptêmes, vols d'initiation, vols promotionnels, ...)
Compte type avion
  • Dans Comptes/Avions cliquer sur les icônes rouges pour initialiser les comptes.
Compte avion

Club

  • Dans Comptes/Comptes Club créer les comptes de gestion du club.

Pour chaque compte vous pouvez initialiser le montant de départ. Nécessaire lorsque l'on reprend les valeurs d'une compta existante pour que les comptes soit synchrones avec votre logiciel de comptabilité. Pour l'instant laisser ce champs à zéro. C'est aussi ici que l'on indique la correspondance du code comptable nécessaire pour exporter vos transactions. Valeur non obligatoire tant que vous ne voulez pas exporter vers un logiciel de compta.

Nota : il existe un module d'import qui permet d'effectuer ces opérations par lot (Club/Import)

La case a cochée permet à ces comptes de recevoir de l'argent en provenance de l'extérieur ( cas des comptes Club et Baptême)

Je propose les comptes suivants
- Club : ce compte permet d'enregistrer des opérations hors heures de vol (librairie, subventions, etc). Pour une meilleure gestion il est préférable de créer des comptes pour chaque rubrique que d'utiliser un compte fourre-tout
- Banque : pour enregistrer les règlements
- Espèces : bien que ce soit aussi un règlement il est souhaitable d'enregistrer les espèces dans un compte séparé
- Baptême : pour enregistrer les mouvements liés aux baptêmes, vol d'initiation, etc...
- Mécanique : pour enregistrer les mouvements liées à la mécanique
- Cotisation club : pour enregistrer les écritures liées aux cartes club, adhésions, etc...
- Taxes d'atterrissage : pour enregistrer les écritures des taxes d'atterrissage non réglées par les pilotes
- Remboursement essence : pour enregistrer les écritures liées au remboursement de l'essence payée par les pilotes
Compte club

Gestion / Export

  • définir une date de début d'exercice comptable
  • Valider en cliquant sur "Ouvrir la saisie à cette date"
Compte club
La page ce ré-affiche avec les champs pour clôturer l'exercice. Vous avez un an avant de vous en préoccuper

Listes des paiements

Dans Comptes/Payements/Types de paiement, vous aller indiquer les modes de paiements utilisé dans le club

Il faut saisir le nom du type de paiement, vous pouvez interdire la saisie par les pilotes, seul les personnes avec le profil adéquate pourront alors les saisir

Intitulé : si vous laissez ce champs vide il n'y aura pas de champs complémentaire, sinon indiquez le nom que vous souhaitez qui apparaisse devant la boite de saisie

Le champ fournisseur ne concerne que le paiement par Carte bancaire installé sur le serveur d'OF

Je conseille : Chèques Espèces Carte bancaire (type optionel) Virements

types de paiement

Ventilation des paiements

Dans Comptes/Payements/Ventilation des paiements, vous aller faire correspondre les types de paiement au compte correspondant Chèques -> compte Banque Espèce -> compte Espèces Carte bleu -> Compte Banque Virement -> Banque

Ventilation des paiements

Paramétrage des variables

Dans Comptes/Tarification des heures/Paramétrage des variables vous pouvez créer des variables qui seront ensuite utilisées dans les formules de tarification. Ceci permettra de mettre à jour le prix des heures de vol sans avoir à modifier toutes les formules de tarification. saisir uniquement des chiffres ou des lettres Par exemple $C1 : Cessna Solo $D1 : DR400 Solo $L1 : Lionceau Solo $CS1 : Cirrus Solo $CS2 : Cirrus DC $DC : double commande


Paramétrage des variables

Paramétrage des valeurs

Dans Comptes/Tarification des heures/Paramétrage des valeurs, vous aller indiquer la valeur de chaque variable. Cette variable à aussi une date de début d'application. Ceci permet a OF d'appliquer le tarif adéquate même en cas de modif entre deux périodes de changement de tarif

Pour chaque variable indiquez la valeur

Pour facturer la double commande vous pouvez gérer en appliquant solo+DC ou bien des tarifs indépendants

Valorisation des variables

Tarification des heures

Dans Comptes/Tarification des heures, vous aller indiquer à OpenFlyers comment calculer le prix des temps de vol.

Ajouter une tarification :

Exemple vol Solo

  • Donner un nom au tarif : Solo Cessna
  • Mettre la formule de tarification. Afin de s'adapter aux multiples façons de calculer les heures de vol par les clubs, OpenFlyers permet de rentrer une formule de tarification basée sur les éléments saisis en base de données. Des exemples de formule sont décrits dans ce wiki sur Formules de tarification. En base de départ nous indiquons le prix calculé sur le temps de vol $C1*%DURATION/600.
- $C1 = Variable initialisée auparavant.
- %DURATION = le temps de vol
- 600 = coefficient correspondant à un tarif horaire
  • Compte à gauche : cocher "Compte membre" puis dans Compte membre à gauche choisissez "Principal" (dans ce cas le Compte club à gauche est inopérant)
  • Sens de la transaction : flèche vers le bas
  • Compte à droite : cocher "Compte avion" puis dans Compte avion à droite choisissez "Heures de vol" (dans ce cas le Compte club à droite est inopérant)
  • Groupe : cocher Standard
  • Type d'avions : cocher le type concerné Cessna
  • Type de vols : cocher vol local, navigation
  • Type de vols exclus : cocher instruction
Tarif Solo

Exemple vol Double Commande

Idem Solo sauf les lignes suivantes

  • Mettre la formule de tarification :($C1+$DC)*%DURATION/600
  • Donner un nom au tarif : DC Cessna
  • Type de vols : cocher vol instruction
  • Type de vols exclus : rien
Tarif Cessna

Exemple avec tarification de la DC sur deux lignes

Idem précédament sauf pour les vols solo

  • Type de vols : cocher vol local, navigation,instruction
  • Type de vols exclu : rien
Tarif Cirrus

Exemple vol Baptême

  • Donner un nom au tarif : Baptême Cessna
  • Mettre la formule de tarification : $C1*%DURATION/600.
  • Compte à gauche : cocher "Compte club" puis dans Compte club à gauche choisissez "Baptême" (dans ce cas le Compte membre à gauche est inopérant)
  • Sens de la transaction : flèche vers le bas
  • Compte à droite : cocher "Compte avion" puis dans Compte avion à droite choisissez "Aéroclub" (dans ce cas le Compte club à droite est inopérant)
  • Groupe : cocher "Tous"
  • Type d'avions : cocher le type concerné Cessna (pensez à décocher "Tous")
  • Type de vols : cocher vol Baptême
  • Type de vols exclus : Rien
Tarif Baptême

Exemple vol Mécanique

  • Donner un nom au tarif : Mécanique Cessna
  • Mettre la formule de tarification : #C1*%DURATION/600.
  • Compte à gauche : cocher "Compte club" puis dans Compte club à gauche choisissez "Mécanique" (dans ce cas le Compte membre à gauche est inopérant)
  • Sens de la transaction : flèche vers le haut
  • Compte à droite : cocher "Compte avion" puis dans Compte avion à droite choisissez "Mécanique" (dans ce cas le Compte club à droite est inopérant)
  • Groupe : cocher Tous
  • Type d'avions : cocher le type concerné Cessna (pensez à décocher "Tous")
  • Type de vols : cocher vol Mécanique
  • Type de vols exclus : Rien
Tarif mécanique
  • Faire le même paramétrage pour tous les avions

Menu Utilisateurs

  • Revenir dans le menu Utilisateurs/Profils pour affecter les droits à vos différents profils
Profils Qualification
Profils Admin
Profils Vols
Profils Comptes
  • Par le menu Admin/Club/Imports/Importer des utilisateurs, vous pouvez massivement importer vos utilisateurs à partir d'un fichier au format csv. Suivre la procédure décrite sur la page
  • Par le menu Admin/Utilisateurs/Utilisateurs, il est possible d'ajouter des utilisateurs individuellement (nouveaux inscrits)
  • Pour les instructeurs penser à cocher la case et à mettre un trigramme qui sera visible sur le cahier de réservation mebu Admin/Utilisateurs
  • Toujours pour les instructeurs il faut pour chacun d'entre eux définir les créneaux de disponibilités. Soit une disponibilité permanente sur plusieurs jours d'une semaine, soit des créneaux de disponibilités ponctuels. Vous pouvez cumulés ces modes pour avoir une flexibilité maximum.
Exemple :
- disponible du Lundi 8 h 00 au Mercredi 19 h 00 en permanent
- disponible du Vendredi 8 h 00 au Samedi 19 h 00 en permanent
- Absent du 15 Juillet au 30 Juillet pour raison de congé
Attention à ne pas créer des incompatibilités. En cas de problème afficher la liste des disponibilités et supprimer tous les créneaux de l'instructeur puis reconstruisez le planning

Menu Comptes

  • Revenir dans Comptes/Membres/Comptes pour vérifier que les comptes Membres sont bien créés et activés. Sinon cliquer sur l'icône rouge pour initialiser les comptes des membres. Si au moins un compte par pilote n'est pas initialisé, il y un message d'alerte visible lors de l'ouverture du menu administrateur
  • Les comptes sont initialisés à Zéro, pour que les comptes soient exacts il faut que toutes les opérations soient écrites en Base à partir de cette initialisation.
Pour initialiser le solde des pilotes en provenance d'une comptabilité, faite un import d'un fichier csv des "A Nouveaux" par le menu Admin/Club/Imports/Initialisation des comptes, suivi les indications décrites sur la page

ET VOILA, vous avez terminé la configuration d'OF 2.0, BRAVO ! Il vous reste à faire quelques essais pour vous assurer que tout fonctionne. Vous vous êtes donné du mal, mais vous connaissez à présent quasiment tous les recoins de votre nouvel outil, et saurez mieux où rentrer une modification lorsqu'elle se présentera. Bon travail avec OpenFlyers 2.0 !!!

FIN DE CONFIGURATION.