FAQ customer

Revision as of 14:22, 29 April 2012 by Claratte (Talk | contribs) (How to change elements of the customer file?)

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Contents

OpenFlyers model

Business model

The business model of OpenFlyers is SaaS (= Software as a Service), Also referred to as "cloud computing". That is to say that we provide an application service via internet for which we charge an annual subscription.

The advantages of this system for end customers are:

  • Software maintenance is remotely and does not require the visit by a technician. This leads to faster fixes to the application;
  • development costs are shared between different customers;
  • we assure ourselves data continuity by daily backups on multiple servers in different places and this 20-day rolling.

In addition, OpenFlyers exists in several versions, some of which are available for download. You can find more info on our free support.

Application model

The software components used to develop our application are all open source (including PHP and MySQL).

OpenFlyers software, owned by the SARL OpenFlyers, is licensed under semi-free: it can be installed and used for the needs of an aircraft structure but it can not be marketed by a third party company without licensing (even at the request of one client) or deployed subsidiaries for a commercial structure or not.

What do we need to run OpenFlyers?

Just have a computer with internet access and a modern browser like Google Chrome, Firefox, Internet Explorer, Opera or Safari. No installation is required on the computer.

Databases

are data stored adequately protected?

We endeavor to implement the various recommendations concerning the management of servers to prevent any intrusion.

In addition, we have several servers located in several places on the planet.

Each night, all the servers back up their databases and send them to all other servers.

These backups are stored by rolling over a fortnight.

How to access to our database?

You can any time retrieve the contents of your database by going to Admin > Configuration > SQL Export SQL > Complete

Can we have an access like "phpMyAdmin" to our database?

You have read access to the database via export but also by generating reports.

The structure of the database is documented here: http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Database_specification

However, we refuse to give you write access to the database. Because we need to ensure the integrity of the database for yourself, for your users but also for third parties, or the authorities.

However, if you need to change an entry in the database, we can act on your request by e-mail or mail. This is billed according to its complexity (see catalog price).

Can we import our old database external OF 1.3 when going into production on OpenFlyers hosted solution?

Yes, it is fully possible to take back your old database OF 1.3.

The cost is from 50€/hour, the actual time is determined when importing. You must send a complete export of the SQL database from your old platform.

You must first you have created a client platform, then you report us your created platform name for the import.

You must then create the invoice(s) (depending on the subscription chosen) on your ClientManager

You pay the bills for migrating your database, your subscription and possibly migrating your platform version 2.1 to 3.0

Then, the ideal is to set an appointment, for example, 2012-XX-XX at 9 am. Then, on that date:

  • you block your old OF platform access on the D-Day at 9:00;
  • next, you send us the database;
  • we move immediately upon receipt of your database to version 2.1 (or version 3.0) on our servers;
  • once that is done, we send you an e-mail;
  • you implement on your server-side a redirection to the new OF URL.

It takes about two hours maximum to complete migration (following the difficulties we meet with your database).

Operations of export / import are synchronized and the service interruption is as short as possible.

OpenFlyers customer account

How to access to my customer account?

The ident to access to your client account is the subdomain name of your OpenFlyers space.

Here is an example, if your platform address is:

http://startfleet.openflyers.eu

Then, your subdomain is startfleet.

You have to use startfleet as ident to connect yourself to the [client account]

If you have no password, you can reactivate it using the function lost password? on the ident page

An email address will be asked to you, you may input your structure e-mail address or the contact e-mail address which should have been set in your contact file. (these are e-mails which are sent to our e-mail alerts or renewal information).

For the First-Price membership, in order not to be overwhelmed by requests, we will charge the manual reset, by us, of the password or the update of e-mail addresses present on the customer file (cf . the catalog price).

How to change elements of the customer file?

Comment renouveler l'abonnement ?

Afin de pouvoir renouveler l'abonnement, vous devez :

  1. Vous connecter sur votre compte client OpenFlyers
  2. Créer la facture en fonction du choix d'abonnement (vous trouverez plus d'informations dans notre catalogue tarifaire)
  3. Ensuite, payer soit :
    • par carte bancaire en cliquant sur le lien "paiement par carte bancaire" (le choix le plus pratique pour une prise en compte immédiate)
    • par transfert bancaire (dans ce cas, vous devez prendre en charge tous les frais liés à la transaction)
    • par chèque (attention au délai d'acheminement du courrier)

Variation du nombre de ressources lors du renouvellement

Lors du renouvellement, le nombre minimum de ressources proposées, dans l'interface de renouvellement de l'abonnement, correspond au nombre de ressources activées dans la plateforme OpenFlyers.

Si vous souhaitez augmenter le nombre de ressources pour l'année suivante, il suffit de modifier la valeur proposée par défaut.

Si vous souhaitez diminuer le nombre de ressources pour l'année suivante, il faut désactiver des ressources dans la plateforme OpenFlyers afin que le nombre proposé par défaut diminue.

Nous avons renouvelé notre abonnement et nous avons quand même un message d'alerte concernant la cotisation...

Le message d'alerte "votre cotisation n'est pas à jour..." correspond à un message lié à la configuration d'OpenFlyers. Il signifie que l'utilisateur qui se connecte n'est pas à jour de sa cotisation au sein de la structure aéronautique.

Dans tous les cas, l'administrateur référent (celui dont l'adresse e-mail doit apparaitre sur la page d'accueil d'OpenFlyers) conserve néanmoins tous ses droits.

Changement du nombre de ressources en cours d'année et mise à jour de l'abonnement

L'abonnement OpenFlyers est dans la majorité des cas (sauf abonnement "private jet") calculé en fonction du nombre de ressources souhaitées. Le nombre est déterminé pour l'année civile complète.

Si vous rajoutez une ressource en cours d'année, alors vous devez demander une facture correspondant à une nouvelle ressource. Le tarif appliqué sera alors celui de l'année complète.

Si vous enlevez une ressource en cours d'année, il n'y a aucun changement d'abonnement puisque la ressource est prise pour toute l'année.

Par contre, s'il y a un remplacement de ressource, alors il n'y a pas besoin d'acquitter un nouvel abonnement pour la nouvelle ressource : il suffit de désactiver l'ancienne ressource avant d'activer la nouvelle.

Facturation des ressources réelles et virtuelles

A partir de la version 2.1 d'OpenFlyers, seules les ressources qui génèrent du chiffre d'affaires pour la structure cliente sont intégrées dans l'abonnement. Ainsi, les salles de cours ne sont pas retenues dans le calcul de l'abonnement. Pour qu'OpenFlyers fasse la différence entre une ressource "réelle" et une ressource "virtuelle", il suffit de décocher "Aéronef réel" au niveau de la ligne associée à l'aéronef (Admin / Flotte / Aéronefs colonne Aéronefs réels).

Nous avons créé une plateforme de test, comment passer en production ?

Pour passer en production, il suffit de lancer la facturation dans votre compte client OpenFlyers.

Vous trouverez plus d'explications à la question Comment renouveler l'abonnement.

Attention : si vous souhaitez bénéficier du forfait paramétrage, il ne faut pas oublier de cocher la case prévue à cet effet !

A noter que le passage en production n'impacte pas la base de données : toutes les données déjà saisies (hormis les réservations qui sont susceptibles d'être supprimées pendant la période de test) restent présentes.

Si vous souhaitez supprimer des données saisies pendant la période de test avant de passer en production, vous pouvez le faire de deux manières :

  • vous créez une nouvelle plateforme et vous paramétrez cette plateforme à l'identique de la première plateforme. Vous passez ensuite en production sur cette nouvelle plateforme.

ou

  • vous nous demandez par e-mail un effacement des types d'écritures que vous ne souhaitez pas conserver lors de votre passage en production : ainsi vous n'aurez pas besoin de paramétrer une nouvelle plateforme. Vous pouvez retrouver le coût de cet effacement dans le catalogue tarifaire "Ré-initialisation des comptes et des heures de vols". A noter qu'il est inclus dans le cas d'un abonnement Première ou Corporate Jet.

Comment fonctionne le forfait paramétrage ?

Nous mettons à votre disposition un forfait paramétrage qui vous permet de vous éviter de consacrer du temps au paramétrage. Vous tirez ainsi profit d'un paramétrage "aux petits oignons" spécialement concocté par nous grâce à notre très bonne connaissance des contraintes qui sont les vôtres.

Ce forfait paramétrage inclut toute la configuration d'OpenFlyers y compris l'import des utilisateurs à condition que vous nous communiquiez les données sous la forme d'un fichier informatique (csv, open office, excel, etc.) et en particulier :

  • la configuration du décompte du temps vol ;
  • la configuration de la comptabilité avec la création des codes comptables (sous réserve de nous fournir également les données sous format électronique) ;
  • la configuration du module de tarification ;
  • la configuration des qualifications ;
  • la mise en place de nos reports parmi ceux publiés.

Vous pouvez retrouver le tarif du forfait paramétrage dans notre catalogue tarifaire si vous êtes en abonnement "First Price". Pour les autres abonnements, le forfait paramétrage est inclus.

La procédure pour profiter du forfait paramétrage est la suivante :

  1. Dans le cas où vous êtes sous version 1.3, vous devez d'abord nous demander de migrer votre plateforme sous version 2.1 en nous précisant que vous souhaitez le forfait paramétrage.
  2. Nous créons les factures correspondantes le cas échéant (selon votre abonnement) puis vous les payez.
  3. Vous devez souscrire au nouvel abonnement OpenFlyers.
  4. Une fois que les factures générées sont acquittées (cela peut être immédiat en payant par carte bancaire) vous nous envoyez un e-mail pour nous en informer et on vous transmet par retour d'e-mail un questionnaire.
  5. Une fois que vous avez rempli le questionnaire (en y joignant le cas échéant un fichier contenant la liste des utilisateurs) il faut compter quinze jours pour la mise en place du paramétrage initial.
  6. Ce paramétrage sera suivi par une validation par vos soins (en général des ajustements sont nécessaires). Nous vous enverrons un e-mail vous demandant de bien vouloir nous confirmer que le paramétrage effectué correspond à vos attentes. A défaut de réponse dans un délai de 1 mois, nous considérerons que le paramétrage effectué est bon.
  7. Une fois que vous aurez terminé la validation du paramétrage, nous pourrons procéder, à votre demande et sans frais supplémentaire, à une suppression complète des écritures comptables qui auront été saisies pour tester le paramétrage.

J'ai souscrit un abonnement First Price - Peut-on souscrire à tout moment un forfait paramétrage ?

Oui, effectivement. Il se peut que le paramétrage de votre plateforme se révèle complexe, ou bien que vous manquiez de temps pour le configurer. Vous pouvez à tout moment opter pour notre forfait paramétrage, dont vous pouvez retrouver le tarif dans notre catalogue tarifaire.

Cependant, dans le cas là, nous repartons d'une base de données vierge pour ne pas perdre de temps dans la correction (et la compréhension) du paramétrage initialement effectué.

J'ai souscrit un abonnement First Price - Peut-on basculer en cours d'année vers un abonnement Business ?

Oui, vous pouvez à tout moment basculer vers un abonnement Business. Il faut pour cela nous en faire la demande. Nous vous créons alors la facture correspondant à la différence de tarif. Vous pouvez ensuite régler cette facture depuis votre Client Manager.

Je m'abonne en cours d'année - Combien vais-je devoir payer ?

Pour la première année d'abonnement, le prix est calculé au prorata du nombre de jours civils entre la date de la commande et le trente-et-un (31) décembre de l’année civile en cours cf nos conditions générales.

L'accès First Price dispose-t-il d'une connexion sécurisée ?

Non, l'accès First Price ne dispose pas d'une connexion sécurisée. Il peut être pris en option (renouvelable chaque année) selon le tarif en vigueur dans notre catalogue tarifaire. L'accès First Price plus l'option HTTPS est de même niveau que le Business avec HTTPS inclus (256 bits).

Plateforme OpenFlyers

Comment créer une plateforme ?

Il vous suffit d'aller sur www.openflyers.com et de cliquer en haut à gauche sur "essayer gratuitement"

Après création de votre plateforme vous aurez une plateforme de test d'automatiquement créée.

Cette procédure est gratuite et vous pouvez rester en test aussi longtemps que vous le souhaitez.

Ensuite, il vous faudra passer en production en profitant si vous le souhaitez du forfait paramétrage.

Impossible d'accéder à la plateforme de notre structure après création

Attention ! Il ne faut pas confondre le couple identifiant/mot de passe qui permet d'accéder au compte client OpenFlyers de votre structure, depuis Client Manager, avec le couple identifiant/mot de passe qui permet d'accéder à la plateforme OpenFlyers.

  • Le couple identifiant/mot de passe pour accéder au compte client OpenFlyers de votre structure vous a été communiqué par email.
  • Le couple identifiant/mot de passe pour accéder à votre plateforme OpenFlyers, immédiatement après création, est admin/admin. Vous êtes invité à le modifier des que possible

Nous avons déjà une plateforme OpenFlyers version 1.3.1 et nous voudrions tester la version 2

Quelles alternatives ?

soit vous migrez directement de la version 1.3.1 vers la version 2.1

Nous recommandons cette solution (c'est même un prérequis dans le cadre du forfait paramétrage)

  • avantages :
  • Vous habituez vos utilisateurs à la nouvelle interface sans pour autant leur activer les nouvelles fonctionnalités
  • Vous paramétrez tranquillement depuis une base de données à jour les élements
  • inconvénients :
  • vous payez de suite la tarification de la 2.1
  • vous êtes moins libre car vous travaillez sur une base de données en production (mais vous pouvez supprimer cet inconvénient en travaillant en parallèle sur une autre base de données en test)

Pour procéder à cette migration, il suffit d'envoyer un mail à l'équipe OpenFlyers. A noter, qu'il faudra acquitter une nouvelle facture d'hébergement correspondant à la différence de tarification entre la version 1 et la version 2.

soit vous créez une nouvelle plateforme qui vous servira de plateforme de test

  • avantages :
  • vous avez toute latitude pour paramétrer sans risque
  • vous ne payez pas la différence de coût entre la version 1.3.1 et la version 2.1 pendant que vous testez
  • inconvénients :
  • lors de votre migration de votre plateforme en production, vous devrez reprendre tout le paramétrage

Pour cela, il vous suffit de suivre la procédure de création de plateforme.

Ensuite, lorsque vous souhaiterez migrer de la version 1.3.1 à la version 2.1 (passage en production sur la version 2.1), voici ce qu'il faudra faire :

  • nous envoyer un e-mail de demande de migration (ou passer par le forum)

Alors nous effectuerons les actions suivantes :

  • migration de la base de données 1.3.1 vers la 2.1
  • changement du pointage de votre adresse nom_du_club.openflyers.fr par exemple de la 1.3.1 vers la 2.1

Ensuite vous devrez modifier les paramétrages de la nouvelle 2.1 (en reprenant par exemple ceux de votre version de test)

Une fois que cela sera fait, vous nous le direz et nous supprimerons la base de données de la 2.1

Ensuite nous facturons chaque demande de migration de base de données (cf. le catalogue tarifaire).

Forfait paramétrage

N'oubliez-pas que nous proposons le forfait paramétrage pour la configuration d'OpenFlyers.

Quel est le délai pour migrer une base de données ?

Il faut compter 1 semaine, mais en moyenne c'est fait sous 24 heures

Comment se fait la migration vers une version supérieure ?

  1. Il faut avoir pris connaissance des conséquences d'une migration et accepter le fait qu'elle est irréversible
  2. Il faut en faire la demande par e-mail
  3. Nous créons alors les factures liées à la migration et au forfait paramétrage selon votre abonnement (cf. le catalogue tarifaire).
  4. Vous payez.
  5. Nous procédons alors à cette migration
  6. Vous pouvez alors créer la facture dans votre plateforme correspondant à la différence de tarif entre la version antérieure et la nouvelle version
  7. Vous effectuez le paiement de cette facture
  8. Le message d'alerte sur la page d'accueil disparaît
  9. Si vous avez souscrit au forfait paramétrage ou qu'il est inclut dans votre abonnement, nous vous envoyons un questionnaire pour le paramétrage. Cf. Forfait paramétrage

Quelles sont les conséquences d'une migration ?

  • Toute migration est irréversible : nous ne créons pas de script permettant de revenir vers une version antérieure
  • Attention notamment à une migration vers une version "alpha" ou "beta" : en effet, une migration vers cette version implique que vous acceptiez de fonctionner sur une version qui évolue sans cesse. Outre les corrections de bugs, nous rajoutons sur la version beta régulièrement des fonctionnalités qui peuvent créer de nouvelles anomalies. Bien entendu, nous faisons le nécessaire dès que nous avons connaissance d'un problème (notamment par le BTS pour résoudre les défauts. C'est d'ailleurs grâce aux clients volontaires pour fonctionner sur la version beta que nous pouvons faire évoluer le produit.
  • Après une migration, il peut être nécessaire de forcer le rafraichissement du "cache" du navigateur en appuyant sur CTRL+R (ou icône "Actualiser" ou "Rafraichir" suivant les navigateurs) afin d'obliger le navigateur à charger en mémoire les scripts qui correspondent à la nouvelle version.
  • Si vous migrez vers une version qui comporte une différence de tarif par rapport à la version précédente, vous aurez un message d'alerte vous indiquant que vous êtes sur une version en test. Ce message disparaitra dès création et acquittement par vos soins de la facture correspondant à la différence tarifaire. Ce message n'empêche en rien l'utilisation normale de l'application.

La configuration de la version 2 nous laisse perplexe (paramétrage de la facturation, de la comptabilité, du décompte des temps de vols), comment faire ?

Si vous souhaitez utiliser en production rapidement la version 2.1 (par exemple idéalement à l'occasion d'un nouvel exercice comptable, c'est à dire au 1er janvier), et que vous souhaitez avoir un paramétrage fonctionnel rapidement sans avoir à y consacrer des heures pour comprendre, tester et sans doute passer à côté de certaines "subtilités", alors sachez que nous avons mis en place un "forfait paramétrage".

Ce forfait est également valable pour un club utilisateur de la version 1.3.3 et qui souhaite migrer sans attendre à la version 2.1 en utilisant toutes ses fonctionnalités (comptes pilotes et heures de vols).

Nous avons une version 2.1 en test

mais nous souhaiterions reprendre tout à zéro, comment faire ?

Vous vous inscrivez à nouveau avec un nouveau nom ici : http://client.openflyers.com

Peut-on garder la configuration de la version 2.1 et migrer uniquement les réservations de la 1.3 ?

Non, ce n'est pas possible car les contenus auront évolués différemment.

Voila ce qu'il faut faire :

  • demander la migration par mail de la 1.3 vers la 2.1 avec passage en prod sur la 2.1 (c'est transparent pour les utilisateurs : seule l'interface changera pour eux tant que l'administrateur ne leur aura pas donné de droits supplémentaires)
  • reprendre la configuration faite sur la 2.1 en test sur la nouvelle 2.1
  • envoyer un nouveau mail pour dire que l'on peut supprimer l'ancienne 2.1 en test

Support

Quels sont les supports techniques ?

Il existe à ce jour 2 types de support :

  • le support-forum accessible depuis notre site internet http://www.openflyers.com à l'onglet "Support"
  • le support par e-mail réservé aux abonnements "Business" et plus.

Comment créer son accès au support-forum ?

  1. Aller sur le site internet http://www.openflyers.com
  2. Cliquer sur "Support"
  3. Cliquer sur "S'identifier" à droite de "Choix: Recherche"
  4. Cliquer sur "Pas encore enregistré ? - Cliquez ici pour vous enregistrer -"
  5. Renseigner le formulaire "Créer un nouveau profil"
  6. Activer le compte par le biais de l'e-mail qui est automatiquement envoyé dès que le profil est créé

Si vous ne recevez pas d'e-mail pour confirmer la création du compte, vérifiez que l'e-mail n'a pas été classé dans les messages indésirables. Si vous n'en trouvez nulle trace, vous pouvez nous envoyer un e-mail pour valider la création du compte. Mais attention : si vous ne recevez pas d'e-mail cela veut dire que vous ne recevrez pas non plus d'e-mail vous notifiant un nouveau message sur les fils auxquels vous aurez participé.

Les e-mails envoyés à OpenFlyers sont retournés en erreur

Lors de l'envoi de vos messages, vous avez avez eu un message d'erreur en retour.

Le problème peut venir de l'authentification SPF que nous avons mis en place.

Ainsi, si le serveur OpenFlyers refuse les e-mails non authentifiés qui parviennent depuis un nom de domaine comme smtp.nom-de-domaine.com pour défaut de SPF, il faut rajouter un enregistrmenet TXT dans le gestionnaire du serveur concerné avec la ligne de commande : v=spf1 include:_spf.nom-de-domaine.com ~all.



How to pay my membership fee?

In order to pay your membership fee, you have to:

  1. connect to your client account.
  2. create your bill according to your membership choice. (You'll find more information on our catalog price)
  3. Then, you may pay by bank card (the most suitable choice) or wire transfer (in this case you must deal with the totality of the costs of transfer)

May we get OpenFlyers on our own server?

We provide different kinds of licence according to your needs. Contact-us to know more!